Position Summary

Procurement & Purchasing

• Memproses pembelian obat berdasarkan permintaan tim medis sesuai SLA yang berlaku.
• Melakukan pencarian harga beli, membandingkan vendor, serta meminta persetujuan harga jual.
• Memastikan setiap transaksi sudah mendapat persetujuan Atasan Langsung.
• Memastikan administrasi inbound barang, termasuk melakukan update stok di sistem & pengecekan hingga pembayaran invoice (terutama untuk barang dengan tempo pembayaran).
• Menginput pembelian item baru di sistem Vetlink, termasuk pembuatan kode barang baru.

Inventory & Stock Monitoring

• Memelihara dan memperbarui master data produk di Vetlink (SKU, harga, unit, kategori barang & kode barang).
• Mengecek transfer barang antar cabang, termasuk verifikasi biaya cabang pengirim.
• Melakukan adjustment untuk item expired dan stock opname setelah mendapat persetujuan.

Vendor & Documentation

• Berkoordinasi dengan vendor terkait quotation, tracking pengiriman, dan kelengkapan dokumen pembelian.
• Memastikan dokumen pembelian (PO, quotation, invoice, delivery note, kontrak vendor) lengkap, akurat, dan terdokumentasi.
• Melakukan pembaharuan harga cost item di Vetlink.

Finance & Operational Support

• Menangani petty cash untuk kebutuhan pembelian barang medis.
• Melakukan permintaan saldo ke finance bila saldo petty cash kurang.
• Melakukan pembayaran jasa layanan medis eksternal.

• Mengeksekusi dan menyelesaikan Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) yang tepat waktu, akurat, dan terdokumentasi.
• Memastikan master database produk di Vetlink yang akurat, ter-update, dan konsisten.
• Laporan stock opname termasuk status expired, defected, dan transfer cabang.
• Memastikan kelengkapan dokumen procurement: PO, quotation, invoice, delivery note, kontrak vendor.
• Rekap petty cash dan bukti transaksi pembelian barang medis.
• Melengkapi dan memonitor SOP yang berhubungan dengan pembelian barang medis.

1. Ketepatan pembuatan dan eksekusi PO dari PR 100% dalam 1 hari sejak kebutuhan disetujui.
2. Ketepatan Purchase List 100% di setiap transaksi pembelian.
3. Dokumen Procurement 100% lengkap & sesuai SLA yang ditetapkan.
4. Ketepatan Input Master Data & Sistem (Vetlink) 100% (SKU, harga, kode barang, transfer cabang).
5. Petty Cash: Rekonsiliasi bulanan tepat waktu & tidak ada selisih.

Education & Experience

• Minimal S1 di bidang Farmasi / Administrasi Bisnis / Manajemen / Finance / atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di procurement, supply chain, atau inventory management (lebih disukai di bidang medis/healthcare).
• Berpengalaman menggunakan sistem ERP atau software inventory
• Familiar dengan administrasi keuangan sederhana (petty cash, invoice, pembayaran vendor).
• Memiliki lisensi Apoteker (menjadi nilai plus).

Technical Skills

• Pemahaman mendalam mengenai proses procurement, vendor management, dan inventory control.
• Kemampuan analisis harga, perbandingan vendor, dan dasar negosiasi pembelian.
• Mampu mengelola database produk (SKU, harga, kategori, kode barang) secara akurat dan konsisten.
• Mahir menggunakan Microsoft Excel dan aplikasi administrasi procurement.