Community Associate | Associé(e) communauté in Toronto, Ontario at iQ Office Suites Holdings Inc
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Job Description
We’re a winning team driven by collaboration, innovation, and success. At iQ Offices, we believe in working hard, having fun, and celebrating the journey together. Here’s how we support our team:
Comprehensive Benefits: Protect yourself with a benefits package that covers health and medical expenses.
Health Spending Account: Cover health and wellness expenses beyond traditional benefits.
Employee and Family Assistance Program: Access confidential support for personal, financial, and mental health challenges.
Flexible Paid Time Off: Enjoy the freedom to take time off as needed with our flexible paid time off policy.
Professional Development Funds and Resources: Advance your career with funds and resources for professional development opportunities.
Perks: Savour complimentary tea, coffee, and snacks in our stylish spaces.
Vibrant Team Culture: Collaborate with bright, talented colleagues who inspire and motivate.
Job Overview
The Community Associate will work with the Community Manager to ensure all aspects of the location's operations are running smoothly and that all Members and Visitors are having the best possible experience.
Key Responsibilities (Included below but are not to be limited to)
On-site support
Maintain, and stock shared kitchen spaces and common areasConduct inventory and procurement processesConduct exemplary Tours at your site for prospective members and conduct follow up as requiredConduct cleaning dutiesResolve issues and provide tech support for onsite Members including meeting room and zoom rooms, printers, phone, and internetMaintain reception coverage for all Members, guests, and vendorsManage inbound/outbound reception phone calls – responding, redirecting, and forwardingAdministrative support
Capture photographs and content as required for company social media accountsManage and oversee location calendar and oversee daily appointments and scheduling of meeting rooms and onsite resourcesMaintain accurate member database informationMember experience
Greeting and customizing experiences for all membersResponsible for mail management services for all members-forwarding, delivering to office, scanningFinancial
Receipt tracking and uploading of all procurement expenses incurredAccountable for timely submissions of Monthly Credit Card Purchase OrdersSubmitting monthly printer logs to accountingWorking Conditions & Physical Demands
Occasional after-hours and weekend workrequiredShifting workday hours based on opening and closing dutiesRequired cleaning tasks and daily roundsAbility to move 30lbs as it relates to onsite inventory, storage, and member equipment needsSkills & Qualifications
Strong customer service orientationExcellent communication skills, both written and verbalExceptional time management, organizational and people skillsProficiency in various technology platforms and related systemsOur Ideal Team MemberYou’re energetic and active in building meaningful relationshipsYou're a creative thinker, flexible and appreciate a little creative chaosYou thrive under pressure and want to work with the best team at all timesYou’re always in search of new ideas and love a good challengeYou speak up and expect to be heard and you always do what it takes to do betterAbout iQ Offices
At iQ, we create inspiring workplaces that empower our Members to thrive. With flexible terms, stunning interiors, and top-tier service, we’ve grown from a single location in 2012 to become Canada’s largest Canadian-owned coworking provider. Our prime downtown locations make it easy for teams to focus on what matters most—their success.
Our Core ValuesAt iQ, our core values guide everything we do. We are looking for someone who demonstrates these daily:CARE – We choose authenticity, empathy, and respect in every interaction.CURIOSITY – We explore, learn, and improve to shape what’s next.IMPACT – We are obsessed with curating experiences that leave a lasting impression.OWNERSHIP – We take pride in our work, own our outcomes, and pursue excellence daily.
About Great Place to Work Certification™Great Place To Work® Certification™ is the most definitive “employer-of-choice” recognition that companies aspire to achieve. It is the only recognition based entirely on what employees report about their workplace experience – specifically, how consistently they experience a high-trust workplace. Great Place to Work Certification is recognized worldwide by employees and employers alike and is the global benchmark for identifying and recognizing outstanding employee experience. Every year, more than 10,000 companies across 60 countries apply to get Great Place To Work-Certified. About Great Place To Work®As the global authority on workplace culture, Great Place To Work® brings 30 years of groundbreaking research and data to help every place become a great place to work for all. Their proprietary platform and For All™ Model helps companies evaluate the experience of every employee, with exemplary workplaces becoming Great Place To Work Certified™ or receiving recognition on a coveted Best Workplaces™ List.Learn more at greatplacetowork.com and follow Great Place To Work on LinkedIn, Twitter, Facebook and Instagram. Join a Diverse & Inclusive Community We’re proud to be an equal-opportunity employer committed to fostering diversity and inclusion. You will receive consideration for employment regardless of race, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, ethnicity, creed, disability, or age. Accessible Recruitment We are dedicated to providing accommodations throughout the recruitment process to ensure accessibility for everyone. If you require accommodations, please contact hr@iqoffices.com. Ready to Apply?
If you’re ready to take your career to the next level, we’d love to hear from you! Submit your resume and show us why you’re a great fit for the iQ team. We aim to circle back to all applicants, no matter the decision, and thank you for your interest in joining iQ Offices.
iQ Offices est fière d’être une entreprise certifiée Great Place to Work®, une reconnaissance fondée sur les commentaires de nos propres employés concernant leur expérience de travail. Nous nous engageons à créer un environnement où les gens se sentent soutenus, encouragés à évoluer et heureux de venir travailler chaque jour.
Nous sommes une équipe gagnante animée par la collaboration, l’innovation et le succès. Chez iQ Offices, nous croyons qu’il est important de travailler fort, de s’amuser et de célébrer nos réussites ensemble. Voici comment nous soutenons notre équipe :
- Avantages sociaux complets : Protégez-vous grâce à un régime couvrant les frais médicaux et de santé.Compte de gestion santé : Couvrez vos dépenses de santé et de bien-être au-delà des avantages traditionnels.Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) : Accédez à un soutien confidentiel pour les défis personnels, financiers et de santé mentale.Congés payés flexibles : Profitez de la liberté de prendre du temps lorsque nécessaire grâce à notre politique de congés flexibles.Fonds et ressources de développement professionnel : Faites progresser votre carrière grâce à des ressources et un budget dédiés au perfectionnement professionnel.Avantages sur place : Savourez gratuitement du thé, du café et des collations dans nos espaces élégants.Culture d’équipe dynamique : Collaborez avec des collègues talentueux qui inspirent et motivent.
Le ou la Community Associate travaillera en étroite collaboration avec le ou la Community Manager afin de veiller au bon déroulement des opérations du site et d’offrir la meilleure expérience possible à tous les membres et visiteurs.
Principales responsabilitésSoutien sur place- Maintenir et approvisionner les cuisines partagées et les espaces communs.Effectuer la gestion des stocks et les processus d’approvisionnement.Effectuer des visites exemplaires du site pour les membres potentiels et assurer les suivis requis.Effectuer diverses tâches d’entretien et de nettoyage.Résoudre les problèmes et fournir un soutien technique aux membres sur place, notamment pour les salles de réunion, salles Zoom, imprimantes, téléphonie et Internet.Assurer la couverture de la réception pour les membres, visiteurs et fournisseurs.Gérer les appels entrants et sortants de la réception, notamment en répondant aux appels, en les transférant et en les redirigeant.
- Prendre des photos et créer du contenu au besoin pour les comptes de médias sociaux de l’entreprise.Gérer le calendrier du site, les rendez-vous quotidiens ainsi que la réservation des salles de réunion et des ressources sur place.Maintenir à jour les informations de la base de données des membres.
- Accueillir les membres et personnaliser leur expérience.Assurer la gestion du courrier pour les membres, y compris le réacheminement, la livraison aux bureaux et la numérisation.
- Effectuer le suivi des reçus et téléverser toutes les dépenses liées aux achats et à l’approvisionnement.Assurer la soumission des bons de commande mensuels associés aux cartes de crédit dans les délais prescrits.Soumettre les relevés mensuels des imprimantes à l’équipe de comptabilité.
- Disponibilité occasionnelle requise en dehors des heures normales de travail et les fins de semaine.Horaire variable en fonction des responsabilités d’ouverture et de fermeture du site.Réalisation de tâches de nettoyage et de rondes quotidiennes.Capacité à déplacer jusqu’à 30 lb dans le cadre de la gestion des stocks, de l’entreposage et des besoins liés à l’équipement des membres.
- Forte orientation vers le service à la clientèle.Excellentes aptitudes de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en relations interpersonnelles.Maîtrise de diverses plateformes technologiques et de systèmes connexes.
- Vous êtes dynamique et aimez bâtir des relations significatives.Vous êtes créatif(ve), flexible et appréciez un peu de chaos créatif.Vous excellez sous pression et souhaitez toujours travailler avec la meilleure équipe possible.Vous êtes constamment à la recherche de nouvelles idées et aimez relever des défis.Vous n’hésitez pas à vous exprimer, vous souhaitez être entendu(e) et cherchez constamment à vous améliorer.
Chez iQ, nous créons des espaces de travail inspirants qui permettent à nos membres de s’épanouir. Grâce à nos modalités flexibles, nos intérieurs remarquables et à notre service haut de gamme, nous sommes passés d’un seul emplacement en 2012 au plus grand fournisseur canadien d’espaces de coworking détenu par des intérêts canadiens. Nos emplacements de choix au centre-ville permettent aux équipes de se concentrer sur ce qui compte le plus : leur succès.
Nos valeurs fondamentalesNous recherchons une personne qui incarne nos valeurs au quotidien :
- BIENVEILLANCE (CARE) – Nous privilégions l’authenticité, l’empathie et le respect dans chacune de nos interactions.CURIOSITÉ (CURIOSITY) – Nous explorons, apprenons et nous améliorons continuellement afin de façonner l’avenir.IMPACT – Nous créons des expériences mémorables qui laissent une impression durable.RESPONSABILISATION (OWNERSHIP) – Nous sommes fiers de notre travail, assumons nos résultats et visons l’excellence chaque jour.
La certification Great Place to Work® est l’une des reconnaissances les plus prestigieuses qu’une organisation puisse obtenir en tant qu’employeur de choix. Elle repose entièrement sur les commentaires des employés concernant leur expérience en milieu de travail, particulièrement leur expérience d’un environnement fondé sur la confiance.
Joignez-vous à une communauté diversifiée et inclusiveNous sommes fiers d’être un employeur offrant l’égalité des chances et favorisant la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures seront considérées sans distinction de race, de religion, de genre, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’origine ethnique, de croyances, de handicap ou d’âge.
Recrutement accessibleNous nous engageons à offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement afin d’assurer l’accessibilité à tous. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez communiquer avec hr@iqoffices.com.
Prêt(e) à postuler?Si vous êtes prêt(e) à faire progresser votre carrière, nous aimerions vous connaître! Soumettez votre curriculum vitæ et montrez-nous pourquoi vous seriez un excellent ajout à l’équipe iQ. Nous nous efforçons de faire un suivi auprès de tous les candidats, quelle que soit la décision, et nous vous remercions de votre intérêt envers iQ Offices.