Resumen de la posición

Nuestro cliente busca una persona organizada, ágil y orientada al detalle para brindar apoyo administrativo y clerical a las áreas de Recursos Humanos y Finanzas. La posición será responsable de facilitar las operaciones diarias de oficina, manejar documentación confidencial y coordinar comunicaciones y envíos entre distintas ubicaciones de la organización.

Responsabilidades principales

• Apoyo administrativo y de oficina
• Atender llamadas y recibir visitantes, canalizar solicitudes al área correspondiente y tomar mensajes cuando sea necesario.
• Recibir, fechar, digitalizar, clasificar y distribuir correspondencia y documentación interna.
• Coordinar servicios de mensajería, envíos internos y externos, y la distribución de materiales entre las distintas ubicaciones.
• Ordenar materiales y suministros de oficina y dar seguimiento a situaciones relacionadas con equipos, impresoras y servicios técnicos.
• Mantener actualizados los directorios de contactos y apoyar la reservación de salones y coordinación de actividades internas.
• Preparar paquetes de bienvenida y comunicaciones para personal de nuevo ingreso.

Apoyo a Recursos Humanos

• Archivar, digitalizar e indexar documentos de personal, incluyendo información confidencial, en el sistema de Recursos Humanos.
• Apoyar a líderes y gerentes en la verificación de documentos incluidos en los expedientes de empleados.
• Dar seguimiento a la documentación de personal activo y cesante.
• Colaborar en auditorías periódicas de expedientes y formularios de elegibilidad de empleo.
• Actualizar mensualmente los listados de cumpleaños y aniversarios y coordinar comunicaciones internas relacionadas.

Apoyo a Finanzas

• Recibir y verificar documentación financiera enviada por las distintas ubicaciones, incluyendo evidencias de depósitos, reportes de ventas y otros comprobantes.
• Apoyar el proceso semanal de cheques mediante el escaneo de documentos, impresión de detalles de facturas, preparación de sobres y coordinación de envíos o recogidos.
• Archivar facturas, reportes de ventas, evidencias de depósitos y otros documentos financieros.
• Preparar y coordinar envíos periódicos de documentación y materiales a un almacén externo.

Cualificaciones básicas

• Uno (1) a dos (2) años de experiencia en funciones administrativas o clericales.
• Conocimiento y manejo de Microsoft Office.
• Excelente atención al detalle y capacidad de organización.
• Agilidad para manejar múltiples tareas y prioridades.
• Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.
• Competencias requeridas
• Comunicación oral y escrita efectiva.
• Escucha activa y orientación de servicio.
• Comprensión de documentos relacionados con el trabajo.
• Pensamiento crítico y capacidad para identificar soluciones.
• Organización, seguimiento y manejo de prioridades.

TPIS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (Empleador EEO / Acción Afirmativa para mujeres / Discapacitados / Veteranos). Cumplimos con todas las leyes federales, locales y estatales con respecto a la no discriminación)