Oficial At Large Fact, Cobros y Recl. SSH in San Juan at BEST OPTION HEALTHCARE P UERTO RICO LLC
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Job Description
RESUMEN DEL PUESTO
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH tiene como propósito asistir en las operaciones diarias del Departamento de Finanzas, facturando, transmitiendo y brindando seguimiento a la facturación de servicios de SSH y analizando, validando y respondiendo denegaciones por parte de los planes médicos, cumpliendo con los requisitos de la Ley de pago puntual.
RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS
- Conoce y cumple con la Ley de pago puntual.
- Trabaja las facturas de los planes médicos que le sean asignados y entrar todos los datos relacionados con las mismas al sistema de facturación. Enviar las reclamaciones de forma electrónica o en el formato a papel, según aplique.
- Transmite y Factura al plan médico correspondiente diariamente.
- Presenta a su supervisor inmediato cualquier situación con una factura que le impida ser sometida en o antes de 10 días del alta del paciente.
- Factura todos los casos en “Admisiones por Facturar” en o antes del día 5 del mes siguiente.
- Trabaja Informe de Admisiones con días sin facturar antes de los cierres de mes.
- Analizar denegaciones y re someter en 15 días o menos del recibo de la explicación de pago de los distintos niveles apelativos.
- Trabaja las cuentas por cobrar sobre 150 días, mediante proceso formal de auditorías con los planes médicos.
- Visita los planes médicos asignados para aclarar problemas con facturas y dar seguimiento a los pagos pendientes, mínimo una vez a la semana, o antes de ser necesario. Estas reuniones serán con el personal de reclamaciones directamente.
- Reporta y discute con el personal de facturación hallazgos de errores de facturación. Reorientar al personal de forma escrita. Entregar informe firmado a la Directora del departamento.
- Mantiene archivo de casos re sometidos en espera de pago.
- Trabaja y refiere a su supervisor los casos que correspondan para ajuste, cumplimentando la hoja de “ajuste y/o devolución”.
- Trabaja cuentas por cobrar (Agings) de un año o más mediante trabajos especiales con los planes médicos.
- Trabaja los informes financieros mensualmente, hacer entrega de estos al director del departamento en las fechas establecidas
- Sella y firma todos los cheques/pagos que se reciben según información requerida.
- Fotocopiar y digitalizar todos los cheques/pagos recibidos y distribuirlos según procedimiento establecido.
- Envía por correo electrónico todas las cartas circulares y notificaciones recibidas de los planes médicos al personal correspondiente.
- Mantiene archivo de cheques/pagos recibidos, en orden ascendente de fecha.
- Mantiene todos los cheques/pagos recibidos digitalizados según establecido en el archivo virtual de explicaciones de pago.
- Registra todos los cheques/pagos en el “registro de cheques” del sistema de facturación, Best Option Biller System.
- Aplica pagos recibidos en sistema de facturación Best Option Biller System (BOB) diariamente según son recibidos y/o sistema de Flores (HHA). Asegurarse del cuadre de los mismos.
- Presenta a su supervisor inmediato cualquier situación con un cheque/pago que le impida la reconciliación de este.
- Ajusta cuentas, en el proceso de registro de pago, con balances menores a $20.00, solo aplica a balances por diferencias en tarifas.
- Analiza los pagos para establecer posibles patrones incorrectos de pago, relacionados a tarifas o códigos.
- Notifica a su supervisor inmediato, de manera escrita por correo electrónico patrones incorrectos de pago relacionados a tarifas, códigos o cualquier otra situación identificada.
- Registra las ventas reportadas de RX-30 en el sistema de Best Option Biller System (BOB).
- Será responsable del seguimiento a farmacia para el cuadre y cierre de las cuentas de RX-30 entre 90 y 120 días.
- Factura y Transmite a través de Secure Claim todas las reclamaciones de Medicare.
- Dará seguimiento de facturas no trabajadas por el plan médico (casos de los que no hemos recibido explicación de pago), en 60 días de haberse facturado
- Será responsable del seguimiento a las solicitudes de ajustes que no han sido contestadas por el plan entre 90 y 150 días después de sometidas
- Realiza gestiones de cobros vía telefónica y/o por correo de los casos de pacientes privados o de coaseguros que salgan en sus niveles.
- Mantiene archivo de las 1,500 entregadas y ponchadas a papel cuando las mismas se entregan en los planes médicos, porque no han sido contestadas en o antes de los 60 días de haberse facturado.
- Entregar los viernes, o los días que sea necesario, todas las reclamaciones y/o pendientes de pago a papel, en los distintos planes médicos, ponchar las copias de los casos en los planes médicos, como evidencia de entrega de estos.
- Archiva las copias ponchadas de los casos que corresponde a sus niveles después de entregados en los planes médicos.
- Elimina del expediente de pendientes de pago los casos que fueron pagados.
- Realiza otras tareas afines que le sean asignadas.
- Cumple con las disposiciones del Plan de Cumplimiento Corporativo de BOH, sus normas y procedimientos y Código de Conducta
EDUCACIÓN:
- Grado Asociado Facturación Médica y/o equivalente a 4 años de experiencia en facturación.
EXPERIENCIA:
- 3 a 4 años de experiencia en Facturación Médica.
COMPETENCIAS:
- Conocimiento en el área de planes médicos y codificación ICD-10.
- Conocimiento en la Ley de Pago Puntual y regulaciones de Medicare.
- Excelentes destrezas interpersonales.
- Capacidad de comunicación efectiva.
- Empatía, profesionalismo, valores, responsabilidad, confidencialidad, motivación y confianza.
ESFUERZO MENTAL:
Trabajo que comprende actividades, procesos u operaciones complejas, que requieren la detección, solución de problemas y el ajuste o alteración de los métodos de trabajo para el desempeño de este. Habilidad para manejar amplia carga de documentación, donde requiere altos niveles de concentración, lectura, contraste y redacción de información de más de un 60% del tiempo en el desempeño del puesto.
ESFUERZO FÍSICO:
Trabajo que comprende actividades, procesos u operaciones de equipos de oficina y el desarrollo de otras actividades que requieren que el empleado este sentado la mayor parte del tiempo y que ejerza fuerza menos de 20 libras. Habilidad para estar de sentado entre un 60% y 100% del tiempo en el desempeño del puesto. Habilidad física para levantar y cargar menos de 20 libras aproximadamente menos de un 15% del tiempo en el desempeño del puesto.
ESFUERZO VISUAL:
Trabajo que requiere un nivel agudo de atención, concentración o fijación de la vista. Habilidad para enfocar y leer documentos de moderado a amplio contenido más de un 60% del tiempo en el desempeño del puesto.
DESTREZAS DE LENGUAJE:
Destrezas de hablar, leer y escribir español e inglés.
- Escribir, leer y hablar español el 100% del tiempo.
- Escribir y leer inglés aproximadamente entre 25% a 50% del tiempo.
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH, requiere de salidas o viajes en el desempeño de sus funciones y responsabilidades, al menos una vez por semana.
CONTACTOS EXTERNOS
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH en el desempeño de sus funciones se relaciona con los siguientes contactos externos: Personal de planes médicos y programadores.
MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH en el desempeño de sus funciones tiene acceso a información protegida de pacientes, pagos de servicios y cuentas por cobrar.
EQUIPOS A UTILIZAREl puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH requiere la destreza para utilizar: teléfono de cuadro, computadora, sistemas software, fotocopiadora, entre otros equipos cotidianos de oficina.
Patrono con Igualdad de oportunidades de empleo