Soutien au programme (poste bilingue) in Kirkland Lake, Ontario at District of Timiskaming Social Services Administration Board

Soutien au programme (poste bilingue)

Poste permanent à temps plein / Kirkland Lake, ON

35 heures par semaine / 26.69$ – 31.24$ de l’heure / Avantages sociaux concurrentiels et régime de retraite OMERS

Numéro de concours: 26-24

Le Conseil d’administration des services sociaux du district de Timiskaming (CASSDT) soutient les personnes dans le besoin au sein de nos collectivités en offrant des services à l’enfance, des services médicaux d’urgence, le programme Ontario au travail et des services de logement. Nous optimisons l’utilisation des ressources disponibles dans le meilleur intérêt des personnes que nous appuyons. Nous nous engageons à servir et à traiter les autres avec intégrité et respect.

Les employés du CASSDT ont un impact positif dans la vie des gens en offrant des services de qualité, centrés sur la personne et inclusifs.

À propos du rôle de soutien au programme

Le poste de soutien au programme constitue le premier point de contact pour les personnes qui cherchent du soutien — souvent à des moments difficiles de leur vie. Le professionnalisme, la patience, la bienveillance et l’approche sans jugement de l’employé influencent directement l’expérience des personnes qui utilisent nos services.

Ce rôle de première ligne combine le service à la clientèle avec des fonctions administratives et de coordination variées. Le soutien au programme agit comme point de contact central pour la gestion des fournitures et du matériel, le contrôle des documents et l’appui administratif inter-programmes, en veillant à ce que les tâches soient réalisées avec exactitude, cohérence et un haut niveau de professionnalisme.

Service à la clientèle et réception – Responsabilités principales

• Accueillir les visiteurs et les appelants chaleureusement, en établissant un environnement sécuritaire et respectueux.
• Répondre aux demandes en personne, par téléphone et par voie électronique, en fournissant des renseignements clairs et exacts sur les programmes du CASSDT ou en orientant les personnes vers le personnel approprié ou des ressources externes.
• Évaluer et prioriser les besoins des visiteurs, et les aider avec les formulaires, la documentation et les ressources.
• Surveiller l’aire de réception pour assurer la sécurité, gérer l’accès aux bureaux, coordonner les procédures d’ouverture et de fermeture et effectuer les tâches administratives de première ligne.

Soutien inter-programmes – Responsabilités principales

• Mettre à jour les tableaux d’information, la signalisation et les documents destinés au public et à la clientèle
• Préparer les envois postaux, la correspondance standard et d’autres documents.
• Appuyer la gestion des politiques et des documents; diffuser les annonces de politiques par les canaux appropriés; lier les politiques mises à jour aux emplacements partagés; contribuer aux mises à jour de l’intranet et à la migration des politiques et des gabarits, au besoin.
• Tenir à jour les dossiers des documents et ressources imprimés et électroniques (p. ex. : politiques maîtresses), les registres de suivi, et appliquer les processus organisationnels pour l’archivage, le retrait ou la destruction des documents.
• Participer à la mise à jour et à la création de documents imprimés et numériques (p. ex. : guides pratiques, formulaires, gabarits, affiches, dépliants, cartes professionnelles) selon les normes de l’image de marque de l’organisation, et contribuer aux initiatives de conception, selon les compétences.
• Assurer la liaison avec des fournisseurs externes pour obtenir et recevoir des soumissions, communiquer les spécifications (p. ex. : impression, services de traduction), coordonner les commandes, faire le suivi, effectuer des contrôles de qualité et résoudre les problèmes de service ou de compte.
• Agir comme point de contact unique pour les fournitures et le matériel de bureau via les processus centralisés de commande et d’inventaire; contribuer à l’achat de mobilier de bureau, coordonner les services externes de déchiquetage et l’accès aux installations lors des journées de collecte.
• Effectuer d’autres tâches connexes de soutien au programme pouvant être accomplies en complément du service à la clientèle à la réception.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Études postsecondaires en administration de bureau, administration des affaires ou dans un domaine connexe, incluant une formation en procédures de bureau.
• Minimum d’un an d’expérience en service direct à la clientèle, idéalement dans le domaine des services sociaux ou humains, jumelée à une expérience progressive en soutien administratif ou de programme, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Engagement à servir une clientèle diversifiée — incluant des personnes vulnérables ou marginalisées vivant des situations difficiles — de façon centrée sur la personne, avec sensibilité culturelle, empathie, compassion, dignité et respect.
• Grande intégrité et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
• Fiabilité, capacité à suivre les directives et procédures, et aptitude à travailler avec une supervision minimale.
• Capacité à communiquer clairement et professionnellement, à bien rédiger, à écouter activement et à faire preuve d’assertivité au besoin.
• Excellentes habiletés interpersonnelles, intelligence émotionnelle élevée et sensibilité sociale permettant de mettre les autres à l’aise, de comprendre leurs perceptions, de bâtir la confiance et de favoriser le travail d’équipe et la résolution de problèmes.
• Maîtrise de soi, capacité à désamorcer les situations et bon jugement dans des contextes exigeants et émotifs, avec discernement pour demander une intervention au besoin.
• Solides compétences organisationnelles, grand souci du détail et capacité d’adaptation à un environnement dynamique et en constante évolution.
• Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook, et aptitude à apprendre de nouveaux systèmes, logiciels et bases de données.
• Expérience avec les systèmes de gestion documentaire et des dossiers, ainsi que les outils de conception graphique (un atout).

__________________________________________________________________________

Ce que nous offrons

• Un milieu de travail collaboratif et soutenant, axé sur le développement et la réussite du personnel.
• Un travail significatif contribuant à la prestation de programmes et de services communautaires dans le district.
• Une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux complets, un bon équilibre travail vie personnelle et un engagement envers le bien être des employés.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt.

Des références professionnelles seront demandées aux personnes invitées à un entrevue.

Sur réception d'une offre d'emploi, une vérification du casier judiciaire et du secteur vulnérable sera demandée.

Les candidats doivent soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae.

Pour obtenir plus de renseignements ou demander une mesure d’adaptation liée à un handicap dans le cadre du processus de sélection, écrivez au service des ressources humaines.

Le CASSDT est un employeur qui souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Les renseignements recueillis sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et seront utilisés uniquement à des fins d’évaluation des candidatures.