Manager, Registrar Office | Gestionnaire, Bureau du registraire at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Under the supervision of the Associate Vice Rector, Academic Enrollment Management, the Registrar Manager hires, supervises, and evaluates area staff. The incumbent manages the day-to-day activities of course scheduling, registration, student academic progress, grading, transcripts and official credentials, and maintenance of official records for all SPU students. The incumbent assists, as needed, the Associate Vice-Rector, Student Enrollment Management in the convocation activity (evaluation, recommendation of records, academic side organization of ceremonies).

The incumbent liaises with the academic units of SPU regarding activities under their responsibility and liaises with the University of Ottawa (UO) and other post-secondary institutions in all areas of activity under their responsibility. The incumbent plans and manages the operational calendar for the smooth functioning of the operations under their responsibility and ensures its publication for each session. Coordinates communications with students. Maintains a central registry of courses, seminars, space assignments, etc. offered at SPU. The incumbent participates in the implementation of new computer tools in the sector.

KEY RESPONSIBILITIES

A) Leads and is responsible for the registration, grading, graduation, transcripts, various certifications and all sector operating schedules

• Implement an efficient registration system: choose the best methods to register students; plan the steps; inform those involved; ensure efficient operation according to established dates; evaluate efficiency; make corrections if necessary; follow up with users to validate their satisfaction with the processes; provide advice, assistance and support to the unit at all times.
• Manage the files of exchange students. Verify that the agreements are properly captured in the student information system.
• Ensure the integrity of data related to the academic progress of all students registered in the student information system.
• Establish an effective grade entry system and procedures: verify that grades are entered on time and correctly.
• Plan and manage the operations schedule for the smooth running of the exam schedule production.
• Inform the university community on all aspects of graduation (deadlines, forms, fees, etc.).
• As needed, assists the Associate Vice Rector with tasks for graduation.
• Is responsible for the accuracy of the academic advisement component.
• Is responsible for the maintenance of official student records.
• Is responsible for the preparation of various official certificates and transcripts.
• Responds to various inquiries and requests for information. Coordinates the compilation of documents for access to information requests concerning student records in collaboration with the Office of the Registrar and the Associate Vice-Rector, Student Enrolment Management.
• Responds to requests from professors, units and students regarding all aspects of activities under his or her responsibility.

B) To provide a link with UO in the areas of its jurisdiction (including the student information system)

• Work closely with the UO on activities under their responsibility: implement effective methods of communication, resolve problems that arise, make corrections to procedures if necessary in consultation with the Associate Vice-Rector, Strategic Enrolment Management.
• Participate in the planning and implementation of new systems in his sector.
• Follows up with units as required; produces, maintains and communicates operational calendars.
• Transmits required data to the UO.
• Provides all necessary training to the BARSE team members on ORO operations.

C) Maintain a central registry of activities (courses, seminars, etc.) offered at the USP for each session including the assignment of premises

• Plans and coordinates activities related to the course schedule production process.
• Plans and manages the schedule of operations for the production of the course schedule. Transmits directives for the proper functioning of the production of the timetable to the faculties and administrative units.
• Verifies that faculties and administrative units follow the rules and procedures necessary for the publication of an integrated timetable; provide guidance to units; resolve difficulties encountered.
• Ensures the publication of the course schedule in the school information system, uoCampus.
• Supervises the assignment of instructional space in a manner that satisfies users. Optimizes the use of classrooms. Evaluates and approves requests for changes to class and exam schedules and submits detailed reports to the Associate Vice-Rector, Strategic Enrolment Management.
• Coordinates the evaluation of instruction and courses.

D) Maintains course rating lists and corrects data in the school information system for reporting purposes

• Manages the assignment of course ratings for programs and maintains a record of course ratings.
• Verifies and corrects if necessary official (BIU) activity data in collaboration with the database manager for official reporting to the government.

E) Human resources

• Manages the human resources of the area to ensure the availability of competent, professional and productive staff (3 assistant positions, 2 academic advisor positions).
• Hires, supervises and evaluates staff under their responsibility.
• Coordinates leave requests for the department.
• Ensures that the quality of customer service is consistent among all members of the department. Makes necessary modifications as required. Provides support and regular feedback to service members.

ESSENTIAL SKILLS AND QUALIFICATION

• A bachelor's degree in a relevant field and more than five years of experience in activities directly related to the function or any other combination of education and experience deemed equivalent.
• Knowledge of university undergraduate and graduate programs and the workings of the university environment.
• Experience in the management of complex systems.
• Knowledge of the academic information system at Saint Paul University, the University of Ottawa or the Campus Solutions module of People Soft is an asset.
• Intermediate or advanced knowledge of the Microsoft Office suite.
• Experience in writing various communications, in both official languages.
• Advanced level of bilingualism (English and French).
• Methodical approach in carrying out his work and concern for precision.
• Ability to effectively manage files independently, to execute several projects simultaneously and to prioritize tasks in order to meet strict deadlines, to make decisions and take responsibility for them, and to convince stakeholders with tact and respect.
• Ability to inform, interpret, explain and advise the university community on programs and regulations and to ensure that procedures are properly followed.
• Ability to train people with clarity and sensitivity.
• Strong sense of service: ability to maintain courteous and effective relationships at all levels (students, professors, academic assistants, supervisors, administrators).
• Initiative, sense of responsibility, judgement.
• Ability to solve problems on one's own.
• Ability to work well in a team
• Good interpersonal communication skills.

Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by March 20th , 2025 at 11:59 pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du vice-recteur associé, gestion des effectifs scolaires, le Gestionnaire, secteur du registrariat embauche, supervise et évalue le personnel du secteur. Le titulaire gère au quotidien les activités de mise à l’horaire des cours, d’inscription, de cheminement scolaire des étudiants, de notation, de relevés de notes et d’attestations officielles, de tenue des dossiers officiels de tous les étudiants et étudiantes de l’USP. Le titulaire assiste, au besoin, la Vice-rectrice associée, gestion des effectifs étudiants dans l’activité de la collation des grades (évaluation, recommandation des dossiers, organisation côté académique des cérémonies).

Le titulaire établit un lien avec les unités scolaires de l’USP concernant les activités de son ressort et assure le lien avec l’Université d’Ottawa (UO) et d’autres institutions post-secondaires dans tous les domaines d’activités sous sa responsabilité. Le titulaire planifie et gère le calendrier opérationnel pour le bon fonctionnement des opérations sous sa responsabilité et veille à en assurer la publication pour chaque session. Le titulaire coordonne les communications avec les étudiants. Il maintient un registre central des cours, séminaires, assignation des locaux, etc. offerts à l’USP. Il participe à l’implantation de nouveaux outils informatiques du secteur.

FONCTIONS PRINCIPALES

• Mettre en place un système d’inscription efficace: choisir les meilleures méthodes pour inscrire les étudiants; planifier les étapes; informer les intéressés; assurer le déroulement efficace selon les dates établies; évaluer l’efficacité; apporter correctifs si nécessaire; faire un suivi auprès des usagers pour valider leur satisfaction des processus; apporter conseil, aide et soutien aux unités en tout temps.
• Gérer l’inscription des dossiers des étudiants des programmes d’échange. Vérifier que les ententes sont bien captées au système d’information étudiant.
• Assurer l’intégrité des données liées au cheminement scolaire de tous les étudiants et qui sont inscrites au système d’information étudiant.
• Mettre en place un système d’entrée de notes et des procédures efficaces : vérifier que les notes sont inscrites à temps et correctement.
• Planifier et gérer les divers calendriers d’opérations pour le bon fonctionnement des opérations sous sa responsabilité.
• Renseigner la communauté universitaire sur tous les aspects de la diplomation (dates limites, formulaire, tarifs, etc.).
• Au besoin, aider la Vice-rectrice associée dans les tâches pour la collation des grades.
• Est responsable de l’exactitude du volet cheminement scolaire (conseils académiques).
• Est responsable de la tenue des dossiers officiels des étudiants.
• Voir à la préparation de diverses attestations officielles et relevés de notes.
• Répondre aux diverses enquêtes et demandes de renseignements. Coordonner la compilation des documents lors des demandes d’accès à l’information touchant les dossiers étudiants en collaboration avec le bureau du secrétaire général et du vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants.
• Répondre aux demandes des professeurs, des unités, des étudiants en ce qui touche toutes les facettes des activités sous sa responsabilité.

• Travailler en étroite collaboration avec l’UO sur les activités sous sa responsabilité: mettre en place des méthodes efficaces de communication, résoudre les problèmes qui surviennent, apporter les correctifs aux façons de faire si nécessaire en consultation avec le Vice-rectrice associée, gestion des effectifs étudiants.
• Participer à la planification et l’implantation de nouveaux systèmes dans son secteur.
• Faire le suivi nécessaire auprès des unités; produit, maintenir et communiquer les calendriers opérationnels.
• Transmettre les données requises à l’UO.
• Assurer toute la formation nécessaire des membres de l’équipe du BARSE en ce qui concerne les opérations touchant le secteur du Bureau du registraire.

• Planifier et coordonner les activités reliées au processus de la production de l’horaire des cours.
• Planifier et gérer le calendrier d’opérations pour la production de l’horaire des cours. Transmettre les directives pour le bon fonctionnement de la confection de l’horaire aux facultés et unités administratives.
• Vérifier que les facultés et unités administratives suivent les règles et procédures nécessaires à la publication d’un horaire intégré; guider les unités; régler les difficultés rencontrées.
• S’assure de la publication de l’horaire des cours dans le système information scolaire, uoCampus.
• Superviser l’assignation des locaux d’enseignement de façon à satisfaire les usagers. Optimiser l’utilisation des salles de classe. Évaluer et approuver les demandes de changements d’horaire de cours et d’examens et soumettre des rapports détaillés au Vice-recteur associé, gestion des effectifs scolaires.
• Coordonner l’évaluation de l’enseignement et des cours.

• Gérer l’assignation des cotes de cours des programmes et maintenir un registre de ces derniers.
• Vérifier et corriger si nécessaire les données officielles (BIU) sur les activités en collaboration avec le gestionnaire de bases de données en vue de la déclaration officielle au gouvernement.

E) Ressources Humaines

• Gère les ressources humaines du secteur de façon à assurer la disponibilité d’un personnel compétent, professionnel et productif (3 postes d’adjoint, 2 postes de conseillers aux études).

• Embauche, supervise et évalue le personnel sous sa responsabilité.
• Coordonne les demandes de congé du secteur.
• Veiller à ce que la qualité du service à la clientèle soit constante chez tous les membres du service. Apporte les modifications nécessaires s’il y a lieu. Donne de l’appui et des rétroactions régulières aux membres du service.

• Baccalauréat dans un domaine pertinent et plus de cinq années d’expérience dans des activités directement associées à la fonction ou toute autre combinaison d’études et expérience jugée équivalente.
• Connaissance des programmes universitaires des 1er, 2e et 3e cycles et du fonctionnement du milieu universitaire.
• Expérience en gestion de systèmes complexes.
• Connaissance du système d’information scolaire de l’Université Saint-Paul, de l’Université d’Ottawa ou du module Campus Solutions de People Soft est un atout.
• Connaissance intermédiaire ou avancée de la suite Microsoft Office.
• Expérience en rédaction de communications diverses, dans les deux langues officielles.
• Niveau avancé de bilinguisme (anglais et français).
• Approche méthodique dans la réalisation de son travail et souci de la précision.
• Capacité de gérer efficacement des dossiers de façon autonome, d’exécuter plusieurs projets simultanément et de prioriser les tâches afin de rencontrer des échéanciers stricts, de prendre des décisions et de les assumer, de convaincre des intervenants avec doigté et respect.
• Aptitudes à informer, interpréter, expliquer et conseiller la communauté universitaire en matière de programmes et de règlements et de s’assurer que les procédures soient bien suivies.
• Aptitudes à former des gens avec clarté et délicatesse.
• Sens aigu du service : capacité d’entretenir des rapports courtois et efficaces à tous les niveaux (étudiants, professeurs, adjoints scolaires, superviseurs, administrateurs).
• Initiative, sens des responsabilités, jugement.
• Capacité de résoudre soi-même les problèmes rencontrés.
• Aptitude au travail d’équipe.
• Doigté dans les communications interpersonnelles.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 20 mars 2025 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.