Scholarships and Research Officer | Agent.e de bourses et de recherche in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Summary

Under the supervision of the Director, Research and Ethics Office, the Scholarships and Research Officer is responsible for the full management of student scholarship programs and faculty grant programs. The incumbent also provides administrative support to the office and promotes research activities to various audiences.

Key Responsibilities

Student Scholarships

• Advise and support students in applying for internal and external scholarships, providing strategic guidance and constructive feedback.
• Manage the full application cycle (receipt, evaluation, committee review, coordination of meetings, and follow-up on decisions).
• Oversee the awarding, administrative follow-up, and disbursement of scholarships in accordance with established timelines.
• Maintain up-to-date records of scholarship recipients, organize Scholarship Committee meetings, and draft meeting minutes.
• Coordinate the submission of applications to external funding agencies, respond to inquiries, and ensure appropriate follow-up.
• Compile data on awarded scholarships and identify new funding opportunities relevant to the university’s areas of expertise.

Administrative and Financial Oversight – Research and Ethics

• Manage research assistantships: monitor job postings and prepare contracts in collaboration with Human Resources.
• Contribute to research-related analyses, reporting, and preparation of the annual research report.
• Provide administrative support for internal and external grant applications, as well as ethics approval processes.
• Input data into research management systems and monitor the financial status of scholarships and grants.
• Perform other administrative or financial tasks as requested by the supervisor.

Promotion of Scholarship and Research Activities

• Develop, write, and distribute information about scholarship and grant programs.
• Organize information sessions for students and equip them to submit high-quality applications.
• Maintain relationships with funding agencies and stay up to date on their policies and guidelines.
• Collaborate with academic units to promote research.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• College diploma or university degree in administration, or equivalent experience.
• Minimum of 2 years of relevant experience in an administrative role, preferably in scholarship or grant management, or in an academic setting.
• Demonstrated experience in designing and delivering workshops.
• Experience in planning and coordinating projects or activities.
• Experience in customer service or in supporting funding or research programs is an asset.
• Excellent written and verbal communication skills in both French and English.
• Ability to quickly understand the requirements of funding programs.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities, work under pressure, and handle a high volume of files with precision.
• Autonomy, initiative, and a strong sense of responsibility.
• Team player with professionalism, tact, and diplomacy.
• Ability to integrate quickly into the workplace and take on responsibilities independently.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and online collaboration tools (e.g., SharePoint, Teams).
• Knowledge of administrative processes and database management.
• Familiarity with information management systems used in higher education institutions (e.g., student information systems, grant submission platforms).
• Understanding of the structure and functioning of Canadian postsecondary institutions, particularly regarding research, academic administration, and institutional policies.

Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by June 17th, 2025, at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Résumé des fonctions

Sous la supervision du Directeur du Bureau de la recherche et de la déontologie, l'Agent de bourses et de recherche est responsable de la gestion complète des programmes de bourses étudiantes et de subventions pour le corps professoral. En outre, cette personne est chargée du suivi administratif du bureau et de la promotion de la recherche auprès de divers publics.

Principales fonctions :

Bourses étudiantes

• Conseiller et accompagner les étudiants dans leurs demandes de bourses universitaires et externes, en offrant un soutien stratégique et des rétroactions constructives.
• Gérer le cycle complet des demandes (réception, évaluation, transmission aux comités, coordination des réunions et suivi des décisions).
• Assurer l’attribution, le suivi administratif et le versement des bourses selon les échéanciers établis.
• Maintenir à jour les dossiers des boursiers, organiser les rencontres du Comité de bourses et en rédiger les procès-verbaux.
• Coordonner les dépôts de demandes auprès des organismes externes, répondre aux requêtes et effectuer les suivis requis.
• Compiler les données liées aux bourses octroyées, identifier de nouvelles opportunités pertinentes en lien avec l'expertise de l'université.

Suivi administratif et financier de la recherche et de la déontologie

• Gérer les assistanats de recherche : suivi des offres d’emploi et préparation des contrats avec les RH.
• Contribuer à des analyses, bilans et à la rédaction du rapport annuel sur la recherche.
• Appuyer administrativement les demandes de subventions internes et externes, ainsi que les approbations éthiques.
• Saisir les données dans les systèmes de gestion de la recherche et assurer le suivi financier des bourses et subventions.
• Effectuer d’autres tâches administratives ou financières à la demande du superviseur.

Promotion des activités de bourses et de recherche

• Concevoir, rédiger et diffuser de l’information sur les programmes de bourses et de subventions.
• Organiser des ateliers d’information à l’intention des étudiants et les outiller pour soumettre des demandes de qualité.
• Maintenir des liens avec les organismes de financement et suivre l’évolution de leurs politiques et lignes directrices.
• Collaborer avec les unités universitaires pour promouvoir la recherche.

Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles

• Diplôme collégial ou universitaire en administration ou expérience équivalente.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif, idéalement dans la gestion de bourses, de subventions ou en milieu universitaire.
• Expérience avérée dans la conception et la présentation d’ateliers.
• Expérience en planification et coordination de projets ou d’activités.
• Expérience en service à la clientèle, en soutien aux programmes de financement ou à la recherche (atout).
• Excellentes habiletés en communication, à l’oral comme à l’écrit (français et anglais).
• Capacité à maîtriser rapidement les exigences des programmes de financement.
• Capacité à gérer plusieurs priorités, à travailler sous pression et à traiter un volume important de dossiers avec rigueur.
• Sens de l’organisation, autonomie, esprit d’initiative.
• Aptitude à travailler en équipe avec professionnalisme, tact et diplomatie.
• Capacité à s’intégrer rapidement et à prendre en charge des responsabilités de manière autonome.
• Maîtrise des outils informatiques : Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des plateformes de collaboration en ligne (ex. : SharePoint, Teams)
• Connaissance des processus administratifs et gestion de bases de données.
• Connaissance des systèmes de gestion de l’information utilisés dans les établissements d’enseignement supérieur (ex. : logiciels de gestion des étudiants, plateformes de dépôt de subventions, etc.).
• Connaissance du fonctionnement et des structures organisationnelles du milieu de l’enseignement supérieur canadien, notamment en ce qui concerne la recherche, l’administration académique et les politiques institutionnelles.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 17 juin 2025 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.