Operations Coordinator | Coordonnateur·trice aux opérations in Montreal, Quebec at Latitude Management
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Job Description
Location: Montreal | Hybrid model (3 days in-office)
Job type: Full-time | Permanent
Start date: As soon as possible
Do you want to contribute to healthy, respectful, and inclusive work environments? Latitude Management, a growing firm specializing in professional services, is seeking an Operations Coordinator to support its multidisciplinary team of conflict resolution experts.
Are you known for your thoroughness, organizational skills, and ability to manage multiple priorities at once? Do you want to thrive in a collaborative and stimulating environment that’s constantly evolving? This position is for you!
About Latitude Management
We support public, parapublic, and private organizations across Canada in creating harmonious and respectful work environments. Our services include:
- Workplace investigations and organizational assessments
- Mediation and neutral interventions
- Training and support on civility, diversity, and inclusion
Our team includes professionals in law, human resources, training, and mediation. We value expertise, efficiency, respect, courage, and adaptability.
Your Daily Responsibilities
Reporting to the Director of Professional Services, you will play a key role in the operational management of our mandates. Your responsibilities will include:
- Managing the administrative aspects of investigation and workplace climate assessment files: opening files, follow-ups, processing documentation, coordinating meetings, sending and tracking documents, formatting reports, and meeting deadlines
- Organizing and filing documents in our secure database
- Ensuring confidentiality and compliance with internal processes
- Contributing to the continuous improvement of our administrative practices
- Supporting professionals with deadlines, budgets, and internal communication
- Collaborating with the administrative team to ensure rigorous and efficient follow-up
- Assisting with the billing process
Desired Profile
- College or university degree in a relevant field
- Minimum of one (1) year of experience in coordination, compliance, or administrative support
- Excellent command of written and spoken French; very good knowledge of English
- Advanced skills in Microsoft 365 (Word, Outlook, SharePoint, Teams)
- Strong attention to detail, structured work approach
- Ability to manage multiple priorities in a constantly evolving environment
- Discretion, professionalism, and respect for confidentiality
- Team spirit, interpersonal skills, and a positive attitude
What We Offer
- Bright, modern offices in the heart of Montreal
- A culture of collaboration, respect, and excellence
- A human, inclusive, and passionate team
- A flexible hybrid schedule (3 days/week in office)
- A competitive compensation package, including group insurance and a group RRSP
Want to Join the Team?
Send us your application today!
Latitude Management is committed to employment equity. We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.
Lieu : Montréal | Mode hybride (3 jours en présentiel)
Type de poste : Temps plein | Permanent
Début : Dès que possible
Vous désirez contribuer à des milieux de travail sains, respectueux et inclusifs? Latitude Management, une firme en pleine croissance spécialisée en services professionnels, est à la recherche d’un·e coordonnateur·trice aux opérations pour appuyer son équipe multidisciplinaire d’expert·e·s en résolution de conflits.
Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs priorités à la fois? Vous souhaitez évoluer dans un environnement collaboratif et stimulant en constante évolution? Ce poste est pour vous!
À propos de Latitude Management
Nous accompagnons les organisations canadiennes publiques, parapubliques et privées dans la création d’environnements de travail harmonieux et respectueux. Nos services comprennent notamment :
- Enquêtes et diagnostics organisationnels
- Médiation et interventions neutres
- Formation et accompagnement en matière de civilité, de diversité et d’inclusion
Notre équipe regroupe des professionnel·le·s du droit, des ressources humaines, de la formation et de la médiation. Nous valorisons l’expertise, l’efficacité, le respect, le courage et l’adaptabilité.
Ce que vous ferez au quotidien:
Sous la supervision du Directeur des services professionnels, vous jouerez un rôle clé dans la gestion opérationnelle de nos mandats. Vos responsabilités incluront notamment :
- Assurer la gestion administrative des dossiers d’enquête et d’analyse du climat de travail : ouverture, suivi, traitement des pièces, coordination des rencontres, envoi et suivi des documents, mise en page de rapports, respect des échéanciers.
- Organiser et classer les documents dans notre base de données sécurisée.
- Veiller au respect de la confidentialité et de la conformité des dossiers selon nos processus internes.
- Participer à l’amélioration continue de nos pratiques administratives.
- Soutenir les professionnel·le·s dans la gestion des échéanciers, des budgets et des communications internes liées aux dossiers.
- Collaborer avec l’équipe administrative pour assurer un suivi rigoureux et efficace.
- Contribuer au processus de facturation.
Profil recherché:
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent.
- Minimum d’un (1) an d’expérience en coordination, conformité ou soutien administratif.
- Excellente maîtrise du français écrit et oral ; très bonne connaissance de l’anglais.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Word, Outlook, SharePoint, Teams).
- Grande rigueur, souci du détail et méthode de travail structurée.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution.
- Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité.
- Esprit d’équipe, entregent et attitude positive.
Ce que nous offrons
- Des bureaux lumineux et modernes au cœur de Montréal.
- Une culture de collaboration, de respect et d’excellence.
- Une équipe humaine, inclusive et passionnée.
- Un horaire hybride flexible (3 jours/semaine au bureau).
- Un régime de rémunération compétitif, incluant assurances collectives et REER collectif.
Envie de faire partie de l’équipe?
Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant!
Latitude Management souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.