Agent(e) administratif(ve) - Laboratoire dentaire Summum, QC in Longueuil, Quebec at 123Dentist

Sous la responsabilité de la gestionnaire administration, l’agent administratif a comme principale responsabilité le service à la clientèle, l’entrée de données des cas à mettre en production ainsi que de coordonner les différentes demandes avec les membres de l’équipe.

Responsabilités professionnelles

• Répondre aux appels téléphoniques, puis les transférer aux différents départements du laboratoire ;
• Faire les facturations et les états de comptes des clients externes ;
• Assurer la communication avec les clients pour toute information reliée à leur facturation ou leur état de compte ;
• Vérifier et informatiser les prescriptions faites par les professionnels dans le système de gestion de production ;
• Assister les professionnels et les gestionnaires avec le calendrier de production, en tenant compte des étapes de fabrication et de production du laboratoire ;
• Communiquer de façon polie et courtoise avec les professionnels et les gestionnaires selon le besoin ;
• Coordonner et informer les livreurs de toutes ses livraisons ou ses ramassages ;
• Collaborer à la rédaction et la mise en page de différents communiqués ;
• Toutes autres tâches connexes.

Imputabilité

• Poursuivre les objectifs de l’équipe et soutenir ceux qui rencontrent des difficultés avec des tâches spécifiques ;
• Prendre en charge l’atteinte de ses objectifs professionnels individuels (petits, spécifiques et réalisables) ;
• S’assurer que les législations relatives aux projets du département sont respectées et appliquées.

Compétences et aptitudes requises :

Compétences

Qualité du service/Service à la clientèle

• S’efforcer de maintenir et d’améliorer sa qualité de prestation de services ; chercher des occasions d’aller au-delà des normes minimales de la pratique ;
• Tenir compte des divers besoins client (internes & externes) et de la façon dont la prestation des services peut être adaptée pour répondre à des besoins différents ou spécifiques ;
• S’engager et rester responsable de la satisfaction des clients (internes & externes) ;
• Faire preuve de fiabilité et servir les clients (internes & externes) d’une manière qui inspire confiance à la pratique.

Collaboration d’équipe

• S’engager avec d’autres intervenants (marketing, comptabilité, paie, ressources matérielles et infrastructure, formation, etc.) en aidant et en fournissant un soutien lorsque nécessaire ;
• Encourager le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe ;
• Souligner la valeur et la nécessité d’une équipe diversifiée ; célébrer les différents rôles, compétences et expériences au sein de la pratique et reconnaître les efforts individuels.

Intégrité

• Partager des informations complètes et exactes avec les différents intervenants, en utilisant une terminologie qu’ils comprendraient ;
• Maintenir un haut niveau de professionnalisme tout en établissant un lien de confiance dans les interactions professionnelles ;
• S’assurer du respect à la vie privée et à la confidentialité des informations ;

• Se rendre responsable de ses actions, y compris l’impact des décisions qui affectent l’équipe et les divers intervenants.

Innovation

Engagement envers l’apprentissage continu

• Se tenir au courant des nouvelles politiques, procédures et normes du domaine ;
• Assumer la responsabilité de son développement et perfectionnement professionnel en poursuivant des formations, en assistant à des conférences, etc.

Études, titres de compétences et exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou comptabilité ;
• Trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires.

Souhaitables

• Connaissance des produits et matériaux utilisés ;
• Habiletés de communications et professionnalisme ;
• Bonne gestion du temps et des priorités ;
• Maîtrise de la suite Office ;
• Connaissance de base en comptabilité (atout).

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

JOB ID: