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Project Coordinator | Coordonnateur de projets in Ottawa, Ontario at Canadian Centre on Substance Abuse

Recently UpdatedSalary: $50320 - $56610
Canadian Centre on Substance Abuse
Ottawa, Ontario, K1P 5E7, Canada
Posted on

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Job Description

Position Profile: Project Coordinator

Reports to: Project Manager

About the Canadian Centre on Substance Use and Addiction

The Canadian Centre on Substance Use and Addiction (CCSA) changes lives by bringing people and knowledge together to reduce the harms of alcohol and other drugs on society. We partner with public, private and non-governmental organizations (NGOs) to improve the health and safety of people living in Canada. An NGO with a national focus, CCSA envisions a healthier Canadian society where evidence transforms approaches to substance use.

Acknowledgement

CCSA acknowledges that First Nations, Inuit and Métis people are the holders of Traditional Indigenous Knowledge. We respect the power of the Indigenous ways of knowing and of Traditional Indigenous Knowledge and commit to learning about and incorporating this knowledge into our work with proper guidance.

About the Position

Reporting to the Project Manager, the Project Coordinator supports the planning, coordination and delivery of projects aligned with CCSA’s priorities. This role works as part of a multi-disciplinary team providing operational support across the project lifecycle, including monitoring timelines and deliverables, coordinating with internal resources and external partners and maintaining project documentation using various project management tools.

Responsibilities and Accountabilities
  • In collaboration with the project team, support the planning, execution and close-out of projects in alignment with the approved scope, timelines, deliverables, and budget.
  • Develop and maintain project charters, work back schedules and other tracking tools, ensuring accurate and up-to-date records
  • Monitor and prepare regular project status updates through meeting summaries, presentations, reports, and other documentation
  • Identify, communicate and document project risks and issues, escalating if necessary
  • Ensure the active participation, satisfaction and commitment of partners collaborating on CCSA projects through ongoing communication and support
  • Coordinate and follow up on project activities, dependencies and outstanding items with internal resources and external partners
  • Support timely coordination of project budgets, vendor procurement, contract and purchase order processes
  • Contribute to the continuous improvement of project management tools and processes

    • This position profile is designed to provide an overview of the main responsibilities for the role. Other responsibilities not identified in this position profile may be assigned based on the person’s experience and operational requirements.

    QualificationsEducation and Experience
  • Post secondary education in project management, business administration or related field
  • Minimum of two years of experience in project coordination or operational support role
  • Experience leading and managing multiple complex projects in a fast-paced environment
    • Knowledge and Skills
  • Knowledge of project management principles, methodologies and best practices
  • Effective organizational and problem-solving skills, with the ability to manage competing priorities and tight timelines, while maintaining positive working relationships
  • Strong analytical skills with the ability to communicate effectively both verbally and in writing
  • Proactively identify and anticipate project risks, plan contingencies, and adjust plans as needed
  • Strong attention to detail and ability to maintain reliable and organized project documentation and records
    • Technical Competencies
  • Proficient in Microsoft 365 (e.g. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive)
  • Hands-on experience with project management tools (e.g. Asana, Birdview, Planner, or similar)
  • Experience with document management and collaboration tools (e.g. SharePoint, Teams,
    • Assets
  • Experience or expertise in the field of substance use and addiction
  • Experience working in or with governmental, non-governmental and international organizations
  • Bilingual — English and French
  • Certification or coursework in project management (e.g. CAPM, PMP), or currently working towards
    • Working Conditions
  • Work involves sustained coordination, planning and documentation, with regular management of multiple priorities, timelines and partners in a deadline-driven environment
  • Requires frequent collaboration with internal resources and regular interaction with external partners, vendors and service providers
  • Periodic time-sensitive demands are common, particularly during active project phases and events, requiring adaptability and problem-solving
  • Work is primarily performed in an office or home-based (flex hybrid model as applicable) environment, with occasional on-site presence and extended hours during events
  • Physical demands are minimal; no sustained physical exertion is required
    • CCSA Values

    CCSA is committed to equity, diversity and inclusion in all aspects of our work. As an organization, we are committed to ensuring that First Nations, Inuit and Métis people and all equity-deserving groups are fully represented, including women, people of colour, people with disabilities and people who are 2SLGBTQ+.

    CCSA is dedicated to learning from and supporting people with lived or living experience of substance use and health. We encourage people with lived or living experience of substance use to apply to join the CCSA team.

    CCSA promotes the rights of all people with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and its related Integrated Accessibility Standards Regulation. CCSA will make appropriate accommodations on request. Please inform CCSA in advance of a request for accommodation during the recruitment process by emailing hiring@ccsa.ca.

    How to Apply

    If you are interested in this position, please submit a cover letter and resumé. Located in Ottawa, CCSA works within a flex-hybrid model. The successful candidate must be willing to be onsite to attend in-person activities as required. We thank all applicants. Only candidates selected for an interview will be contacted.

    No agencies please.

    Artificial Intelligence (AI) Disclosure

    At CCSA, we are committed to maintaining a fair and equitable hiring process. We do not use artificial intelligence (AI) to screen, assess, or select applicants for any positions. While mandatory eligibility questions may be used to confirm minimum requirements, all applications are reviewed and all hiring decisions are made by our hiring team, ensuring that each candidate is thoughtfully and individually evaluated based on their overall qualifications and experience.



    Description de poste : coordonnateur de projets

    Relève de : gestionnaire de projets

    Au sujet du Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances

    Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

    Reconnaissance

    Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.

    Au sujet du poste

    Relevant du gestionnaire de projets, le ou la titulaire appuie la planification, la coordination et la réalisation de projets qui cadrent avec les priorités du CCDUS. Il ou elle est membre d’une équipe multidisciplinaire qui apporte un soutien opérationnel tout au long du cycle de vie des projets, y compris le suivi des échéanciers et des livrables, la coordination avec des employés internes et des partenaires externes, ainsi que la tenue à jour de la documentation avec divers outils de gestion de projets.

    Responsabilités et obligations de rendre compte
  • En collaboration avec l’équipe de projet, appuyer la planification, la réalisation et la clôture des projets en s’assurant que ceux-ci respectent la portée, les échéanciers, les livrables et les budgets approuvés
  • Préparer et tenir à jour des chartes de projets, des calendriers de travail et d’autres outils de suivi et s’assurer que les dossiers sont exacts et à jour
  • Suivre les progrès des projets et en rendre compte régulièrement (préparer des comptes rendus de réunions, des présentations, des rapports et d’autres documents, etc.)
  • Identifier, communiquer et documenter les risques et problèmes liés aux projets et en parler avec son supérieur au besoin
  • Favoriser la participation active, la satisfaction continue et l’engagement réel des partenaires travaillant aux projets du CCDUS en restant en communication avec eux et en les appuyant
  • Coordonner les activités, dépendances et points à régler des projets, et assurer le suivi nécessaire avec les employés internes et les partenaires externes concernés
  • Assurer la coordination efficace des budgets de projets et des processus d’approvisionnement, de contrats et de bons de commande
  • Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus de gestion de projets

    • Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.

    QualificationsÉtudes et expérience
  • Études postsecondaires en gestion de projets, en administration des affaires ou dans un domaine apparenté
  • Au moins deux ans d’expérience en coordination de projets ou en soutien opérationnel
  • Expérience dans la direction et la gestion de projets complexes et multiples dans un environnement au rythme rapide
    • Connaissances et aptitudes
  • Connaissance des principes, méthodologies et bonnes pratiques en gestion de projets
  • Aptitudes efficaces en organisation et en résolution de problèmes, et capacité à gérer des priorités concurrentes et des échéances serrées, tout en maintenant des relations de travail positives
  • Solides aptitudes en analyse et capacité à communiquer efficacement à l’oral et l’écrit
  • Repérer et anticiper proactivement les risques liés aux projets, anticiper les imprévus et modifier les plans au besoin
  • Grande minutie et capacité à tenir à jour une documentation et des dossiers de projets fiables et organisés
    • Compétences techniques
  • Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, etc.)
  • Expérience pratique des outils de gestion de projets (Asana, Birdview, Planner, etc.)
  • Expérience des outils de gestion documentaire et de collaboration (SharePoint, Teams, etc.)
    • Atouts
  • Expérience ou expertise dans le domaine des dépendances et de l’usage de substances
  • Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales
  • Bilingue (français et anglais)
  • Certification ou formation en gestion de projets (p. ex. CAPM, PMP) en cours ou terminée
    • Conditions de travail
  • Coordination, planification et documentation constantes, ainsi que gestion de multiples priorités, échéanciers et partenaires dans un milieu aux échéances serrées
  • Collaboration fréquente avec des employés internes et interaction régulière avec des partenaires externes, des fournisseurs et des prestataires de services
  • Demandes périodiques urgentes fréquentes, surtout pendant les phases actives des projets et lors d’événements, ce qui demande de l’adaptabilité et des aptitudes en résolution de problèmes
  • Travail principalement fait dans un bureau ou à la maison (modèle hybride flexible), avec présence au bureau et heures supplémentaires requises à l’occasion, lors d’événements
  • Les exigences physiques sont minimes (aucun effort physique soutenu requis)
    • Valeurs du CCDUS

    Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés.

    Le CCDUS apporte son soutien aux personnes ayant un savoir expérientiel de la santé liée à l’usage de substances et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe.

    Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires.

    Poser sa candidature

    Les personnes intéressées doivent nous faire parvenir leur CV et lettre de présentation. Situé à Ottawa, le CCDUS adopte un modèle de travail hybride flexible. Le candidat retenu doit être prêt à se rendre au bureau pour assister à des activités en présentiel, au besoin. Nous remercions tous ceux et celles qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour passer en entrevue.

    Agences s’abstenir.

    Avis relatif à l’intelligence artificielle

    Le CCDUS s’engage à suivre un processus d’embauche juste et équitable. Il n’a pas recours à l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou choisir les candidats à un poste. Des questions d’admissibilité obligatoires pourraient être utilisées pour confirmer que les candidats possèdent les exigences minimales, mais toutes les candidatures sont passées en revue et toutes les décisions d’embauche sont prises par notre équipe, qui évalue les qualifications et l’expérience de chaque candidat de façon réfléchie et individuelle.

    Job Location

    Ottawa, Ontario, K1P 5E7, Canada

    Frequently asked questions about this position

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