Specialist, Student recruitment - Marketing and Communications | Spécialiste, Recrutement étudiantes - marketing & Communications in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Under the supervision of the Director of Student Recruitment and International Student Relations, the incumbent is responsible for the planning and implementation of recruitment activities in the field, while leading marketing and communications initiatives to support student attraction and retention. This position plays a key role in the visibility and promotion of Saint Paul University's programs of study in Canada and abroad.

KEY RESPONSIBILITIES

Recruitment – Liaison

• Plan and coordinate recruitment activities: campus visits, fairs, school tours, etc.
• Plan and coordinate the annual Open House event as well as the key March event "Shape Your Future with USP".
• Represent and promote the university at high schools, colleges, provincial events organized by OUAC and other institutions at fairs and community events.
• Collaborate with the University of Ottawa recruitment team for regional recruitment events. Participate in UO Open House hosted by the University of Ottawa recruitment team.
• Organize special events related to recruitment, in collaboration with services and faculties in order to promote the programs.
• Design and facilitate dynamic presentations and workshops for students, parents, teachers, community partners and guidance counsellors.
• Establish and maintain strong relationships with university members, various high schools, CEGEPs and other strategic partners.
• Manage correspondence with potential candidates via recrutement-recruitment@ustpaul.ca and international@ustpaul.ca, Zoom meetings, phone calls, and in-person meetings.
• Establish and manage a team of student ambassadors: training, supervision, distribution and follow-up of tasks.
• Write activity reports, campaign reports and recommendations for management.
• Participate in other department initiatives as required.
• Support the international office during important events (information session, orientation day, etc.) and participate, as needed, in international missions.
• Collect testimonials from current and former Saint Paul University students in collaboration with the Office of Alumni and Development for recruitment purposes.

Marketing and Communications

• Write and maintain recruitment communications for prospective students, guidance counsellors, partners.
• Establish and maintain a schedule of times of the year when communications should be sent.
• Actively participate in the development of strategies and deployment of marketing tactics for recruitment purposes.
• Collaborate in the ongoing evaluation of candidate journeys to identify levers for improving retention.
• Design and deploy digital recruitment campaigns (social networks, newsletters, Google or Meta campaigns).
• Create or adapt promotional content (visuals, videos, text, slides, brochures and flyers) to attract potential students in collaboration with graphic designers.
• Participate in the updating and optimization of the recruitment website.
• Manage the editorial calendar of digital publications.
• Participate in the development of new promotional materials, print or digital, including presentations, flyers and other brochures.
• Contribute to the identification of target audiences and adapted retention strategies.
• Participate in market analysis (customer profile, positioning, recruitment innovations and youth communication trends in the post-secondary sector).
• Track campaign performance indicators (reach, click-through rate, conversion, cost per lead, etc.) and produce regular analyses.
• Collaborate with the Director of Student Recruitment and International Student Relations to adjust messaging and approaches based on the results.

ESSENTIAL SKILLS AND QUALIFICATION

• Post-secondary degree in marketing, communications, administration, education or related field.
• Minimum 2 to 5 years of experience in student recruitment, marketing, events or youth communication.
• Excellent oral and written communication skills, in French and English.
• Comfortable with digital tools (Google suite, Canva, Meta Business, Mailchimp or equivalent).
• Sense of organization, interpersonal skills, autonomy and creativity.
• Availability to work occasionally in the evenings or on weekends, depending on events.
• Availability for international travel for recruitment purposes.
• Demonstrated ability to plan, prioritize and manage projects or campaigns at the same time.
• Valid driver's license and ability to move around the area.

Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by

June 27th , 2025 at 11:59 pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du Direction, du recrutement étudiant et relations étudiantes internationales le/la titulaire du poste assure la planification et la mise en œuvre des activités de recrutement sur le terrain, tout en menant les initiatives marketing et communication destinées à soutenir l’attraction et la conversion des étudiants. Ce poste joue un rôle clé dans la visibilité et la promotion des programmes d’études de l’Université Saint-Paul au Canada et ailleurs.

FONCTIONS PRINCIPALES

Recrutement – Liaison

• Planifier et coordonner les activités de recrutement : visites de campus, salons, tournées scolaires, etc.
• Planifier et coordonner l’événement annuel de la Journée portes ouvertes ainsi que l’activité clé du mois de mars « Votre avenir passe par USP ».
• Représenter et promouvoir l’université dans les écoles secondaires, les collèges, les événements provinciaux organisés par OUAC et autres institutions lors de foires et d’événements communautaires.
• Collaborer avec l'équipe de recrutement de l'Université d'Ottawa pour les événements de recrutement régionaux. Participer aux Journées portes ouvertes de UO organisées par l’équipe de recrutement de l’Université d’Ottawa.
• Organiser des événements spéciaux liés au recrutement, en collaboration avec les services et facultés afin de faire rayonner les programmes.
• Concevoir et animer des présentations et ateliers dynamiques à l’intention des étudiantes, parents, enseignants, partenaires communautaires et conseillers en orientation.
• Établir et maintenir des relations solides avec les membres universitaires, les diverses écoles secondaires, cégeps et autres partenaires stratégiques.
• Gérer la correspondance avec les candidats potentiels via recrutement-recruitment@ustpaul.ca et international@ustpaul.ca, les réunions Zoom, les appels téléphoniques et les réunions en personne.
• Mettre en place et gérer une équipe d’étudiants ambassadeurs : formation, supervision, répartition et suivi des tâches.
• Rédiger de rapports d’activités, de bilans de campagnes et de recommandations pour la direction.
• Participer à d’autres initiatives du service selon les besoins.
• Appuyer le bureau international lors d’évènement important (Séance d’information, journée d’orientation…) et participer, au besoin, à des missions internationales.
• Recueillir les témoignages d'étudiants actuels et anciens de l'Université Saint-Paul en collaboration avec le Bureau des anciens et du développement pour des fins de recrutement.

Marketing et communications

• Rédiger et maintenir des communications de recrutement destinées aux étudiants potentiels, aux conseillers en orientation, aux partenaires.
• Établir et maintenir un calendrier élaborant les temps de l’année où les communications doivent être envoyées.
• Participer activement à l’élaboration des stratégies et aux déploiements des tactiques de marketing aux fins de recrutement.
• Collaborer à l’évaluation continue des parcours candidats afin d’identifier les leviers d’amélioration de la conversion.
• Concevoir et déployer des campagnes numériques de recrutement (réseaux sociaux, infolettres, campagnes Google ou Meta).
• Créer ou adapter du contenu promotionnel (visuels, vidéos, textes, diapositives, prospectus et dépliants) destiné à l’attraction d’étudiants potentiels en collaboration avec des graphistes.
• Participer à la mise à jour et à l’optimisation du site web de recrutement.
• Assurer la gestion du calendrier éditorial des publications numériques.
• Participer à l’élaboration de nouveaux outils de promotion, imprimés ou numériques y compris les présentations, le prospectus et d'autres brochures.
• Contribuer à l’identification des audiences cibles et des stratégies de conversion adaptées.
• Participer à l’analyse du marché (profil des clientèles, positionnement, innovations en recrutement et tendances de communication jeunesse dans le secteur postsecondaire).
• Suivre les indicateurs de performance des campagnes (portée, taux de clics, conversion, coût par lead, etc.) et produire des bilans réguliers.
• Collaborer avec le Direction, du recrutement étudiant et relations étudiantes internationales pour ajuster les messages et les approches en fonction des résultats.

• Diplôme postsecondaire en marketing, communication, administration, éducation ou domaine connexe.
• Minimum 2 à 5 ans d’expérience en recrutement étudiant, marketing, événements ou communication jeunesse.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Aisance avec les outils numériques (suite Google, Canva, Meta Business, Mailchimp ou équivalents).
• Sens de l’organisation, entregent, autonomie et créativité.
• Disponibilité pour travailler occasionnellement en soirée ou les fins de semaine, selon les événements.
• Disponibilité pour voyage à l’étranger pour des fins de recrutement.
• Capacité démontrée à planifier, prioriser et gérer des projets ou des campagnes de front.
• Permis de conduire valide et capacité de se déplacer dans la région.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 27 juin 2025 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.