RECEPCIONISTA/ASISTENTE ADMINISTRATIVA in PONCE, Puerto Rico at Prime Janitorial Service

RESUMEN DEL PUESTO
La Recepcionista y asistente administrativa de Recursos Humanos trabaja bajo la supervisión directa del/la Gerente de Recursos Humanos. Es responsable de brindar atención cordial y profesional a visitantes y empleados, así como de apoyar las funciones administrativas del Departamento de Recursos Humanos. Maneja el cuadro telefónico, coordina la recepción de documentos y correspondencia, y ofrece soporte en procesos como archivo de expedientes, manejo de documentación de empleados y actualización de registros. Contribuye al buen funcionamiento del área mediante la organización, confidencialidad y cumplimiento de los procedimientos establecidos.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Atender el cuadro telefónico. Canalizar llamadas a los respectivos departamentos, tomar mensajes y distribuirlos.
2. Atender a la visita y público en general.
3. Preparar los expedientes de los empleados de nuevo ingreso con toda la documentación requerida y se asegura de tener todos los documentos necesarios.
4. Preparar expedientes de credenciales de empleados requeridos para las Instituciones Hospitalarias y preparar y mantener la base datos de los documentos requeridos para cumplimiento (credenciales requeridas).
5. Archivo de todos los documentos relacionados a los expedientes del personal no exento.
6. Asistir en el proceso de reclutamiento y adiestramiento, responsable de la entrega de uniformes a empleados nuevos y realizar las entradas de inventario en el sistema de “net suite” mensualmente.
7. Preparar identificaciones para todos los empleados contratados.
8. Recibe, revisa y analiza las facturas de gastos de laboratorio, verificando la exactitud y cumplimiento de acuerdos establecidos en los contratos antes de ser transferidos al departamento de finanzas y/contabilidad.
9. Responsable de requisar todo material de oficina.
10. Responsable de preparar, validar y emitir verificaciones de empleo para empleados exentos y no exentos, garantizando la confidencialidad, exactitud de los datos y cumplimiento con las políticas internas y requisitos legales aplicables.
11. Realizar cualquier otra tarea asignada por su supervisor o líder del departamento.