Administrator | Administrateur-trice at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federative relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1000 students; It offers programs in Social Communications, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Social Innovation, Leadership, Ecology and Equity, and Theology. Saint Paul University offers a work environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Summary

Reporting to the Director of the School of Leadership, ecology and equity, the incumbent is responsible for the administration of the professional development programs and outreach activities of the School of Leadership, ecology and equity. In collaboration with school faculty and other stakeholders, the Administrator organizes the delivery of programs, seminars, short courses, workshops, institutes and conferences on and off campus. In collaboration with the school director or his delegate, he coordinates the needs analysis, budgeting, marketing, logistical coordination, fiscal analysis and strategic planning.

Main functions:

• Ensures the administrative coordination of the Institute's professional development programs.
• Participate in the development and implementation of processes and tools to support strategic objectives.
• Monitors the Institute's budget and makes recommendations to improve its effectiveness.
• Recruit and supervise internal and external instructors and collaborators.
• Ensure the integration, orientation and remuneration of contributors to the programmes.
• Manage service contracts and write the necessary role descriptions.
• Maintain and update e-learning platforms, while supporting users.
• Manage enrollment and onboarding of participants to all programs.
• Coordinate the logistics of face-to-face programs according to available resources.
• Design, implement and analyze systematic evaluations of each program.
• Contribute to the development of new programs and the development of strategic partnerships.
• Ensure the visibility and promotion of the programs through different communication channels.
• Manage internal and external program communications.
• Participate in forums and activities to act as a liaison between the School.
• Support outreach activities and practice-oriented learning projects with professors.

Education, knowledge, experience and essential qualifications

• Bachelor's degree in education, administration, leadership management or a related field plus 2-3 years of experience or an equivalent combination of education and experience. Graduate degree preferred.
• Experience in the development and/or implementation of programs involving community or professional organizations, preferably of an educational nature.
• Experience in marketing, communications and promotion.
• Excellent interpersonal skills.
• Availability and flexibility to respond to emergencies.
• Ability to manage multiple files independently, prioritize tasks, meet deadlines and make decisions with tact and confidence.
• Sense of creativity and innovation.
• Strong problem-solving skills.
• Analytical skills to convert business requirements into functional specifications.
• Great attention to detail
• Ability to adapt to changing requirements and processes, challenge ideas, and accept new methods and procedures.
• Strong sense of time management and priorities.
• Ability to collaborate and work in a team.
• High level of tact and discretion.
• Very good knowledge of various computer systems and software, such as Microsoft Office suite (Word, Excel, Access, Outlook), Internet, Adobe Acrobat, teleconferencing software (Zoom), CMS (Content Management System), LMS (Learning Management System).
• Excellent command of French and English (oral and written).

Interested applicants are requested to submit their online application to www.ustpaul.ca by July 15, 2025 at 11:59pm.

Thank you to all those who applied. Only those candidates selected for the next selection stage will be contacted.

We are committed to the principles of employment equity and encourage the participation of all Canadians. If you are successful and you believe you may require accommodation during the selection process, please let us know. Personal information is protected in accordance with the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Résumé des fonctions

Relevant du directeur de l’École de leadership, écologie et équité, le titulaire est responsable de l'administration des programmes de perfectionnement professionnel et des activités de sensibilisation de l’École de leadership, écologie et équité. En collaboration avec les professeurs de l'école et d'autres intervenants, l'administrateur organise la prestation de programmes, de séminaires, de cours de courte durée, d'ateliers, d'instituts et de conférences sur le campus et à l'extérieur. En collaboration avec le directeur de l'école ou son délégué, il coordonne l'analyse des besoins, la budgétisation, le marketing, la coordination logistique, l'analyse fiscale et la planification stratégique.

Principales fonctions :

• Assurer la coordination administrative des programmes de perfectionnement professionnel de l’école.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus et d’outils pour soutenir les objectifs stratégiques.
• Surveiller le budget de l’Institut et formuler des recommandations pour améliorer son efficacité.
• Recruter et superviser les instructeurs et collaborateurs internes et externes.
• Assurer l’intégration, l’orientation et la rémunération des contributeurs aux programmes.
• Gérer les contrats de service et rédiger les descriptions de rôle nécessaires.
• Maintenir et mettre à jour les plateformes d’apprentissage en ligne, tout en soutenant les utilisateurs.
• Gérer les inscriptions et l’intégration des participants à tous les programmes.
• Coordonner la logistique des programmes en présentiel selon les ressources disponibles.
• Concevoir, mettre en œuvre et analyser des évaluations systématiques de chaque programme.
• Contribuer au développement de nouveaux programmes et à l’élaboration de partenariats stratégiques.
• Assurer la visibilité et la promotion des programmes via différents canaux de communication.
• Gérer les communications internes et externes relatives aux programmes.
• Participer à des forums et activités pour assurer la liaison entre la facuté et l’École.
• Soutenir les activités de sensibilisation et les projets d’apprentissage axés sur la pratique avec les professeurs.

Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles

• Baccalauréat en éducation, en administration, en gestion du leadership ou dans un domaine connexe plus 2 à 3 ans d'expérience ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience. Diplôme d'études supérieures de préférence.
• Expérience dans l'élaboration et/ou la mise en œuvre de programmes impliquant des organismes communautaires ou professionnels, de préférence de nature éducative.
• Expérience en marketing, en communication et en promotion.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Disponibilité et souplesse pour intervenir en cas d'urgence.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers de façon autonome, à prioriser les tâches, à respecter les délais et à prendre des décisions avec tact et assurance.
• Sens de la créativité et de l'innovation.
• Solides compétences en résolution de problèmes.
• Compétences analytiques pour convertir les exigences opérationnelles en spécifications fonctionnelles.
• Un grand souci du détail
• Capacité à s'adapter à l'évolution des exigences et des processus, à remettre en question les idées et à accepter de nouvelles méthodes et procédures.
• Sens aigu de la gestion du temps et des priorités.
• Capacité à collaborer et à travailler en équipe.
• Haut niveau de tact et de discrétion.
• Très bonne connaissance de divers systèmes informatiques et logiciels, tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, Outlook), Internet, Adobe Acrobat, les logiciels de téléconférence (Zoom), le CMS (Content Management System), le LMS (Learning Management System).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit).

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 15 juillet 2025 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.