ІТ Project Coordinator at Ajax Systems – Kyiv, Kyiv

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

ІТ Project Coordinator - забезпечує ефективну адміністративну та операційну підтримку ІТ-проєктів компанії. Координатор виступає ключовою сполучною ланкою між технічними командами, підрядниками та бізнес-стейкхолдерами, забезпечуючи дотримання термінів, якість документації та безперебійну комунікацію. Також відповідає за координацію закупівель ІТ-обладнання та супровід оплат у межах ІТ-напрямку.

1. Управління завданнями та термінами

• Створення, оновлення та контроль статусів задач у системах управління проєктами (Jira та інші).
• Моніторинг виконання дедлайнів на всіх етапах проєкту.
• Контроль своєчасного закриття задач та виконання критичних етапів.
• Нагадування команді про ключові терміни та залежності між задачами.

2. Комунікація та організація зустрічей

• Організація регулярних командних зустрічей (Daily, Planning, Retrospective).
• Підготовка та ведення протоколів зустрічей (Meeting Minutes).
• Формування та розсилка action items, контроль їх виконання.
• Координація комунікації між внутрішніми командами та зовнішніми партнерами, включно з міжнародними контрагентами.

3. Проєктна документація та підтримка процесів

• Ведення та оновлення бази знань у Confluence.
• Допомога у підготовці технічних вимог, планів релізів та внутрішніх інструкцій.
• Формування регулярної звітності щодо статусу проєктів для керівництва.
• Підтримка порядку в документації та структурі проєктних матеріалів.

4. Ресурсне та операційне забезпечення

• Координація закупівель ІТ-обладнання, ліцензій та програмного забезпечення.
• Взаємодія з фінансовим департаментом щодо погодження та оплати рахунків у межах ІТ-напрямку.
• Контроль своєчасності поставок та виконання заявок.

• Сильні навички планування та організації.
• Комунікабельність і вміння працювати з різними стейкхолдерами.
• Логічне та структурне мислення.
• Високий рівень відповідальності.
• Стресостійкість та вміння працювати в багатозадачному режимі.
• Уважність до деталей.

• Jira, Confluence (налаштування, ведення, звітність).
• MS Excel / Google Sheets (базовий та середній рівень).
• Досвід роботи з документацією та проєктними системами.
• Розуміння процесів ІТ-закупівель та фінансового супроводу.
• Українська — вільна.
• Англійська — Intermediate (B1/B2), робоча переписка з іноземними підрядниками.

Системне мислення та здатність працювати з великим обсягом інформації, підтримуючи порядок у процесах, комунікації та документації в ІТ-проєктах.