Gestionnaire, Cycle de vie des employées in Montréal, Quebec at Motion Industries

UAPINC
Full time
R26_0000033080

Rcapitulatif du poste

Le Gestionnaire, Cycle de vie des employs dirige l'quipe charge de l'administration du cycle de vie des employs au sein de l'organisation nord-amricaine de Motion comprenant les tats-Unis, le Canada et le Mexique. Le poste tablit les conditions oprationnelles, les ressources, les normes, les contrles et les responsabilits ncessaires une excution prcise, conforme, cohrente et en temps utile aux tapes cls du parcours des employs, savoir la pr-embauche et l'intgration, les volutions lies au poste et l'emploi, la tenue des donnes des employs, le dpart et l'administration RH connexe. Ce gestionnaire tablit les priorits, gre les capacits et les performances de l'quipe, limine les obstacles, supervise la qualit de service et les remontes l'chelon suprieur et collabore avec les quipes RH, Systmes collaborateurs, Paie, Acquisition de talents, Rmunration globale, Finances, Affaires juridiques et les parties prenantes de l'entreprise dans le but de proposer une exprience fluide et fiable aux employs et aux gestionnaires. Ce poste offre une supervision par la direction de l'utilisation de Workday, en tant que systme d'enregistrement, et de ServiceNow, pour la saisie des dossiers ainsi que la gestion des flux de travail, des connaissances et des services, tout en favorisant la standardisation, les contrles, l'amlioration continue et un libre-service efficace.

Responsabilits cls

Excution des services lis au cycle de vie des employs

• Diriger l'quipe charge de l'administration quotidienne du cycle de vie des employs aux tats-Unis, au Canada et au Mexique, en tablissant les priorits et en demandant l'quipe d'excuter les services avec prcision, cohrence et en temps utile.

• Assurer une supervision par la direction de l'administration des pr-embauches et des intgrations, des changements lis aux postes et l'organisation, des transferts, des changements de statut, des vrifications lies l'emploi, des dparts et des autres services relatifs au cycle de vie.

• Garantir que l'quipe Administration des RH dispose de priorits clairement tablies, d'une dotation en personnel approprie, d'outils efficaces, de procdures actualises, de la formation adquate, de contrles de la qualit, d'un soutien aux remontes l'chelon suprieur et de normes de services dfinies.

• Charger l'quipe Administration des RH de la documentation, de la rsolution et de la communication des demandes des employs et des gestionnaires dans ServiceNow, ainsi que de mises jour prcises et en temps utile dans Workday.

• Assurer une orientation par la direction pour les remontes oprationnelles l'chelon suprieur complexes ou sensibles, en veillant que les membres de l'quipe changent avec les interlocuteurs RH, Paie, Affaires juridiques, Conformit appropris, ou d'autres parties prenantes, afin d'aboutir la rsolution des problmes.

Direction de l'quipe et gestion du rendement

• Diriger, encadrer et dvelopper les membres de l'quipe Administration des RH en renforant la responsabilisation, la collaboration, l'orientation client et l'amlioration continue.

• tablir des attentes claires en matire de rendement et surveiller la charge de travail, la capacit, la productivit, la qualit, la ponctualit et l'exprience client.

• Renforcer les aptitudes de l'quipe travers une intgration structure, une formation croise, le partage des connaissances, l'encadrement et la planification du dveloppement.

• Assurer l'efficacit de la couverture et l'quilibre de la charge de travail entre les pays, les processus du cycle de vie et les priodes de forte demande.

• Crer un environnement inclusif et orient services dans lequel les membres de l'quipe identifient les risques, rsolvent les problmes et prennent la responsabilit des rsultats.

Processus, contrles et conformit

• tablir un cadre de supervision et de responsabilisation afin de garantir que l'quipe ralise les oprations lies au cycle de vie et tienne les documents conformment aux politiques de l'entreprise, aux procdures approuves, aux contrles internes, aux exigences de confidentialit des donnes et aux pratiques d'emploi en vigueur.
• Assurer que les membres de l'quipe aient accs la documentation des processus actuels, aux procdures des postes de travail, aux listes de vrification, aux contrles et aux exigences d'audit pour les services relatifs au cycle de vie des employs qui leur sont affects.
• Travailler avec les fonctions Gestion des connaissances et des politiques et Excellence des processus RH afin de garantir l'actualisation et l'alignement des procdures, des articles de base de connaissances, des formulaires et des recommandations pour les employs.
• tablir une approche de gestion de la qualit qui surveille les rsultats de l'quipe, identifie les causes profondes des erreurs ou des rusinages, et charge les personnes responsables de prendre les mesures correctives qui permettront d'amliorer la prcision et de rduire le risque.
• Superviser le niveau de prparation et de ractivit de l'quipe dans le cadre des audits, des demandes rglementaires, des exigences documentaires et de la rsolution des problmes, en assurant la mise disposition en temps utile d'une documentation prcise et exhaustive.

Systmes, donnes et gestion des services

• Charger l'quipe de la saisie, de la vrification et de la tenue des donnes et oprations des employs dans Workday, l'aide de formations, de contrles et d'une surveillance appropris.

• Utiliser les pratiques de gestion de rapports et de services de ServiceNow pour superviser les files d'attentes de dossiers de l'quipe, la rpartition de la charge de travail, les remontes l'chelon suprieur, les niveaux de service, les tendances et l'exprience de soutien aux employs et aux gestionnaires.

• Travailler avec les quipes produit Systmes collaborateurs en vue de dfinir les exigences oprationnelles, de tester les changements, de prendre en charge les nouvelles versions et d'amliorer les flux de travail Workday et ServiceNow.

• Surveiller l'intgrit des donnes du cycle de vie et assurer que les membres de l'quipe et les responsables de systmes ou de processus appropris rsolvent les problmes lis aux transactions, l'intgration, aux flux de travail et en aval.

• Instaurer un systme de responsabilisation pour identifier les questions rcurrentes et les frictions dans les processus, puis encourager l'amlioration des connaissances, des formulaires, de l'automatisation, des recommandations et du libre-service pour les employs ou les gestionnaires.

Excellence oprationnelle et partenariat avec les parties prenantes

• Dfinir et rendre compte des mesures de service comme le volume, le carnet de commandes, le vieillissement, le dlai de ralisation, la qualit ds la premire fois, les rusinages, le respect du niveau de service et la rtroaction des clients.
• Analyser les donnes des dossiers, des transactions et de qualit afin d'identifier les tendances, les risques, les besoins en capacits et les possibilits de standardisation ou d'automatisation.
• Encadrer et piloter les amliorations apportes aux processus, de la dfinition du problme la mise en uvre, l'adoption, la stabilisation et au suivi des avantages, en dfinissant clairement les responsabilits de l'quipe.
• Travailler avec les quipes Excution de services RH, Avantages sociaux et absences, Acquisition de talents, Paie, Rmunration globale, Partenaires d'affaires RH, Systmes collaborateurs et Excellence oprationnelle RH en vue de fournir des services connects de bout en bout.
• Assurer la prparation oprationnelle aux volutions des politiques, des processus, des systmes et des organisations en confirmant l'valuation des consquences, la mise jour des procdures, la prparation des membres de l'quipe et la surveillance de la performance post-lancement.
• Grer les relations avec les fournisseurs ou prestataires de services tiers dsigns, le cas chant, en matire de qualit convenue, de ponctualit, de conformit et d'attentes lies aux cots.

Qualifications

• Baccalaurat en ressources humaines, administration des affaires, gestion ou dans un domaine connexe, ou exprience quivalente.
• Au moins 5 ans d'exprience progressive dans les oprations RH, les services partags RH, l'administration du cycle de vie des employs, l'excution de services RH ou une fonction connexe.
• Au moins 2 ans d'exprience dans la direction, la supervision ou l'accompagnement quotidien d'une quipe d'oprations RH ou d'excution de services.
• Exprience reconnue dans la direction d'quipes charges des oprations du cycle de vie des employs, des donnes RH, des demandes de services, des contrles oprationnels et des remontes d'informations dans une organisation complexe.
• Matrise professionnelle des politiques RH, des pratiques en matire d'emploi, de la confidentialit des donnes, de la gestion documentaire et des contrles internes.
• Exprience d'utilisation des mesures de rendement des services et des donnes oprationnelles afin de grer les activits professionnelles, d'amliorer la qualit et de piloter les dcisions.
• Solides comptences de direction, de service la clientle, de rsolution de problmes, d'amlioration des processus, de communication et de gestion des parties prenantes.
• Capacit grer des priorits concurrentes, faire preuve de discernement et obtenir des rsultats prcis dans un environnement volume lev.

Qualifications prfrables

• Exprience pratique avec Workday HCM, notamment en matire de donnes des employs, de dotation en personnel, de processus d'affaires et d'oprations organisationnelles.
• Exprience avec ServiceNow HR Service Delivery ou une plateforme comparable de gestion des connaissances et des dossiers RH.
• Exprience de prise en charge d'oprations RH sur plusieurs territoires de comptence, notamment les tats-Unis, le Canada et le Mexique.
• Exprience dans une organisation de grande taille et sur plusieurs sites dans le domaine des services, de la distribution ou de l'industrie.
• Exprience dans la standardisation des processus, la transition de services partags, l'automatisation, la gestion de la qualit, la prparation aux audits ou la transformation oprationnelle.
• Certification professionnelle ou formation avance en ressources humaines, amlioration des processus, gestion de projet ou conduite du changement.

Attentes en matire de direction

• Diriger avec un tat d'esprit orient services et placer l'exprience des employs et des gestionnaires au cur des dcisions oprationnelles.

• Apporter de la clart, de la responsabilit et de la cohrence tout en favorisant la collaboration et le dveloppement de l'quipe.

• Trouver l'quilibre entre rapidit, qualit, conformit et besoins du client lors de la rsolution de problmes oprationnels.

• tablir des partenariats de confiance et communiquer de manire proactive avec les RH et l'entreprise.

• Utiliser les donnes, une approche rigoureuse de rsolution des problmes et l'amlioration continue pour renforcer le rendement des services.

Exigences physiques / Environnement de travail

• Le travail est effectu dans un environnement de bureau ou hybride professionnel et requiert de savoir utiliser du matriel de bureau standard. Des dplacements occasionnels en Amrique du Nord sont possibles en vue d'accompagner les parties prenantes.

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