Pay and Benefits Advisor | Conseiller-ère, Rémunération et avantages sociaux in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul
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Job Description
Position Title:
Pay and Benefits Advisor
Competition Number:
013 – 2026
Administrative Unit:
Human Resources Services
Immediate Supervisor:
Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture
Position Type:
Temporary (Non-Unionized: 7-month Contract)
Hours of Work:
35 hours per week
Salary Scale :
Level 8 ($71 876 to $90 823)
In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.
Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.
SUMMARY
Under the guidance of the Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture, the Pay and Benefits Advisor oversees the Pay and Benefits sector. This role entails managing the human resources information system (HRIS) and associated transactional activities to ensure adherence to agreements and contractual obligations between the University and its employees.
As the HRIS steward, the incumbent provides recommendations for acquiring and spearheads the deployment of the HR-pay computer system.
The Pay and Benefits Advisor offers guidance to Managers and Employees on pay, benefits, and employment terms. Additionally, they may provide insights and recommendations regarding the development and implementation of institutional benefit programs, including associated risks.
Within their area of expertise, the incumbent performs a diverse array of human resources services. They assess HRM processes in alignment with the University's priorities and initiatives, develop and uphold policy processes and operational manuals for their area of oversight, and contribute to the research, development, and implementation of new policies. Moreover, they conduct research, investigations, and evaluations for bargaining purposes or as requested.
KEY RESPONSIBILITIES
- Manage the HRIS system project, overseeing planning, scheduling, and resource allocation under the supervision of the HR Director.Collaborate with Financial Services and Computer Services to assess HRIS requirements, research vendors, and provide recommendations for system purchase.Create and maintain employee files in HRIS and payroll systems, ensuring accuracy and compliance with employment terms and conditions.
- Oversee the management of employee files throughout the employment lifecycle, ensuring accessibility and adherence to organizational policies.Provide training on HR management software to managers and employees, facilitating effective utilization.Prepare analyses and reports on employment contracts, promotions, and salary adjustments.Lead HRIS-related projects, including system implementations and upgrades.Ensure accuracy and integrity of employee data through regular audits and provide support to employees regarding HRIS-related inquiries.
- Provide expert advice and guidance to managers and employees on compensation and benefits matters.Analyze and calculate appropriate pay and benefits for various situations, including new hires, terminations, and leaves.Develop and implement technical procedures for payroll reconciliation and insurance deductions.Manage group insurance, disability cases, and return-to-work programs.Review payroll reports for accuracy and compliance with regulatory requirements.Coordinate employee benefits enrollment process and provide guidance to employees.Prepare and update various reports using HRIS and other systems.Manage data related to new hires and clinical supervisors, ensuring accuracy and up-to-date information.Process union release requests and verify student contracts and payroll data for accuracy.
- Prepare and reconcile various reports, including WSIB, administrative staff union, Manulife, professor union dues, Homewood Health, AFPC, and Statistics Canada reports.Generate reports on vacation banks, accrued vacation, FE, IA pension, and salaries.Compile reports for Ministry of Finance declaration.
- Orient new employees by reviewing employee benefits and assisting with employee registration process.Process hiring and rehiring of employees in the HRIS system.Provide hands-on assistance during the benefits enrollment process for new employees.Communicate changes to employees during orientation sessions and guide them on accessing the employee handbook.
- Develop and implement procedures for employee records management systems.Conduct annual maintenance and coordination of records conservation and disposition.Address employee inquiries about HR policies and benefits.Draft letters and statements as required.Assist in audits related to HR records management.Maintain employee files, HR processes, and HRIS database updated.Administer various types of leaves and ensure accurate tracking and recording of leave balances.
EDUCATION, EXPERIENCE, AND KNOWLEDGE
- Completion of a post-secondary degree in industrial relations, management, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.Certification such as Payroll Compliance Practitioner (PCP) or equivalent is required.A minimum of five (5) years of experience in human resources, with a focus on pay and benefits management, including at least two (2) years of HRIS management experience. Prior involvement in HRIS implementation is advantageous.Familiarity with current HR legislation and regulations, including the Employment Standards Act, employment insurance, protection of personal information/privacy, and health and safety regulations.Proficient in spreadsheet software, particularly Excel, with the ability to create templates.
ESSENTIAL SKILLS AND ABILITIES
- Demonstrates a strong commitment to customer service with excellent interpersonal and communication skills.Possesses strong organizational and planning abilities.Capable of managing stress in a multidisciplinary environment.Proficiency in both official languages (spoken and written), with the ability to draft relevant official correspondence.Skilled in project management, including the development of work tools, procedures, and guidelines.Exhibits sound judgment and discretion, handling sensitive and confidential information.Demonstrates leadership qualities and excellent decision-making abilities.Works effectively as part of a team, especially under pressure, and can organize one's own work and that of colleagues to meet strict deadlines.May be required to work outside regular hours, particularly during peak periods such as year-end reconciliations.
Interested candidates are requested to submit an online application at Job Openings (ustpaul.ca) by June 26, 2026 at 23:59.
We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.
We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.
RÉSUMÉ
Sous la direction de la Vice-rectrice associée, Talent, Diversité et Culture, la Conseillère en Rémunération et Avantages sociaux est responsable du secteur de la Rémunération et des Avantages. Sociaux. Ce rôle consiste à gérer le système d'information sur les ressources humaines (SIRH) et les activités transactionnelles associées pour garantir le respect des accords et des obligations contractuelles entre l'Université et ses employés.
En tant que gardien du SIRH, la personne titulaire formule des recommandations pour l'acquisition et dirige le déploiement du système informatique HR-paye.
La Conseillère en Rémunération et Avantages Sociaux offre des conseils aux gestionnaires et aux employés sur les questions de rémunération, d'avantages sociaux et de conditions d'emploi. De plus, cette personne peut fournir des idées et des recommandations concernant l'élaboration et la mise en œuvre de programmes d'avantages institutionnels, y compris les risques associés.
Dans son domaine d'expertise, la personne titulaire effectue une large gamme de services des ressources humaines. La personne évalue les processus de gestion des ressources humaines (GRH) en fonction des priorités et des initiatives de l'Université, développe et maintien des processus politiques et des manuels opérationnels pour son domaine de supervision, et contribue à la recherche, au développement et à la mise en œuvre de nouvelles politiques. De plus, cette personne effectue des recherches, des enquêtes et des évaluations à des fins de négociation ou sur demande.
FONCTIONS PRINCIPALES
- Fournir des conseils d'expert aux gestionnaires et aux employés sur les questions de rémunération et d'avantages sociaux.
- Analyser et calculer la rémunération et les avantages appropriés pour diverses situations, notamment les nouvelles embauches, les terminaisons et les congés.
- Développer et mettre en œuvre des procédures techniques pour la conciliation de la paie et les déductions d'assurance.
- Gérer l'assurance collective, les cas d'invalidité et les programmes de retour au travail.
- Examiner les rapports de paie pour garantir l'exactitude et la conformité aux exigences réglementaires.
- Coordonner le processus d'inscription aux avantages sociaux des employés et fournir des conseils aux employés.
- Préparer et mettre à jour divers rapports à l'aide de systèmes SIRH et d'autres systèmes.
- Gérer les données relatives aux nouvelles embauches et aux superviseurs cliniques, en veillant à l'exactitude et à l'actualisation des informations.
- Traiter les demandes de libération syndicale et vérifier l'exactitude des contrats étudiants et des données de paie.
- Orienter les nouveaux employés en passant en revue les avantages sociaux et en les aidant dans le processus d'inscription.
- Traiter les embauches et les réembauches d'employés dans le système SIRH.
- Fournir une assistance pratique lors du processus d'inscription aux avantages sociaux pour les nouveaux employés.
- Communiquer les changements aux employés lors des séances d'orientation et les guider pour accéder au manuel de l'employé.
- Développer et mettre en œuvre des procédures pour les systèmes de gestion des dossiers des employés.
- Effectuer la maintenance annuelle et coordonner la conservation et la disposition des dossiers.
- Répondre aux demandes d'informations des employés sur les politiques et les avantages sociaux des ressources humaines.
- Rédiger des lettres et des déclarations selon les besoins.
- Assister aux audits liés à la gestion des dossiers des ressources humaines.
- Maintenir à jour les dossiers des employés, les processus des ressources humaines et la base de données du SIRH.
- Administrer divers types de congés et assurer le suivi et l'enregistrement précis des soldes de congés.
FORMATION, EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES
- Diplôme d'études postsecondaires en relations industrielles, en gestion ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.
- Certification telle que le Praticien en Conformité de la Paie (PCP) ou équivalent est requise.
- Au moins cinq (5) ans d'expérience en ressources humaines, avec un accent sur la gestion de la rémunération et des avantages sociaux, dont au moins deux (2) ans d'expérience en gestion de SIRH. Une expérience antérieure dans la mise en œuvre de SIRH est un atout.
- Connaissance des législations et réglementations actuelles en matière de ressources humaines, y compris la Loi sur les normes d'emploi, l'assurance-emploi, la protection des renseignements personnels/vie privée et les réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Maîtrise des logiciels de tableur, en particulier Excel, avec la capacité de créer des modèles.
COMPÉTENCES ET APTITUDES ESSENTIELLES
- Démontre un fort engagement envers le service à la clientèle avec d'excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication.
- Possède de solides compétences organisationnelles et de planification.
- Capable de gérer le stress dans un environnement multidisciplinaire.
- Maîtrise des deux langues officielles (parlé et écrit), avec la capacité de rédiger une correspondance officielle pertinente.
- Compétences en gestion de projet, y compris le développement d'outils de travail, de procédures et de directives.
- Fait preuve de jugement et de discrétion, traitant des informations sensibles et confidentielles.
- Démontre des qualités de leadership et d'excellentes capacités de prise de décision.
- Travaille efficacement en équipe, surtout sous pression, et peut organiser son propre travail et celui de ses collègues pour respecter des délais stricts.
- Peut être amené à travailler en dehors des heures régulières, notamment pendant les périodes de pointe telles que les réconciliations de fin d'année.
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 26 juin 2026 à 23h 59.
Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.