C618 - Legal Assistant - Contract - Legal & Legislative Services | C618 - Adjoint/Adjointe Juridique - Contract - Législatifs in MONCTON, New Brunswick at City of Moncton
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Job Description
LEGAL ASSISTANT – CONTRACT (LEAVE COVERAGE) UP TO 12 MONTHS
Legal and Legislative Services : C618
Closing Date: July 24, 2026
JOB SUMMARY:
This position reports to the Director of the Legal Department.
Responsible for carrying out a variety of administrative and clerical support functions that require a thorough knowledge of the terminology, procedures and practices in a legal environment with a significant degree of independence and accountability for results. Duties include document preparation, filing, and routing of general office correspondence for the Legal Department.
EDUCATION:
- High School graduate or equivalency.
- Must have post-secondary education. Preference will be given to candidates graduating from an accredited business/administrative assistant program or hold a diploma in Legal Secretarial or Paralegal at a recognized educational institution.
EXPERIENCE:
- Must have a minimum of three (3) years experience in a legal environment, familiar with the management of a law office and have at least two (2) years experience with the Land Titles System.
LANGUAGE:
- The ability to communicate (oral and written) in both official languages is a requirement (English and French). As per provincial language proficiency standards, fluency is determined to be at the Advanced (3) level.
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES :
- Must have a minimum typing speed of 60 wpm
- Must have extensive computer knowledge of spreadsheets and databases, word processing, Windows applications, and email. Example: Microsoft Outlook/Excel/Word/PowerPoint
- Must have excellent time management skills; judgment; attention to detail; the capacity to prioritize by assessing situations to determine urgency; ability to develop a work schedule, set goals, create / implement action plans and monitor progress towards goals; and ability to make clear, timely decisions.
- Must have excellent oral and written communications skills.
- Must be familiar with the operation of all office equipment to include fax, photocopier and telephone systems.
- Must be willing to upgrade skills as required by changes in the workplace.
- Must have a high degree of accuracy and concentration especially when faced with a busy environment.
- Must use a high degree of customer service skills in dealing with contacts.
- The incumbent must have good organizational skills and possess a high degree of initiative, judgment, tact and ability in carrying out the duties described, as the individual works with minimal amount of supervision. A high degree of accuracy is required, requiring close attention to detail.
CONTACT:
- Has frequent contact with internal and external customers. Requires courtesy, diplomacy and tact for exchanging information through calls from the general public, media, civic administration, members of council, heads of agencies, commissions, and local, national or international organizations.Must use judgement in dealing with public. Must be professional and neat in appearance and pleasant with incoming calls and visitors. Confidentiality is essential.
SUPERVISION:
CONDITIONS OF WORK:
ADJOINT/ADJOINTE JURIDIQUE – CONTRAT (REMPLACEMENT DE CONGÉ) DONT LA DURÉE PEUT ATTEINDRE 12 MOIS
Services juridiques et législatifs – Numéro du poste : C618
Date limite pour Postuler : Le 24 Juillet, 2026
RÉSUMÉ DES FONCTIONS:
Le ou la titulaire du poste relève de la directrice du Bureau des affaires juridiques.
Il ou elle est chargé(e) d’exercer différentes tâches de soutien administratif et bureautique, ce qui oblige à bien connaître la terminologie, les procédures et les pratiques en vigueur dans un milieu juridique. Il ou elle a une grande autonomie et est responsable des résultats. Les fonctions comprennent la préparation et le classement de documents, ainsi que l’acheminement de la correspondance de bureau générale pour le Bureau des affaires juridiques.
SCOLARITÉ:
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent.Avoir fait des études postsecondaires. La préférence sera accordée aux titulaires d’un diplôme d’un programme d’agrément des adjoint(e)s opérationnel(le)s et administratif(ive)s ou aux titulaires d’un diplôme parajuridique ou en secrétariat juridique dans un établissement d’enseignement reconnu.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE:
- Posséder au moins trois (3) années d’expérience dans un milieu juridique, des connaissances sur la gestion d’un cabinet et au moins deux (2) années d’expérience du régime d’enregistrement des titres fonciers.
COMPÉTENCES LINGUISTIQUES:
- Il faut pouvoir s’exprimer (de vive voix et par écrit) dans les deux langues officielles (le français et l’anglais). Conformément aux normes de compétence du gouvernement provincial, il faut être à l’aise de s’exprimer au niveau Avancé (3).
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS :
- Vitesse de frappe d’au moins 60 mots par minute.Vaste connaissance des tableurs, des bases de données, du traitement de textes, des applications Windows et des fonctions de courriel (p. ex., Outlook, Excel, Word et PowerPoint de Microsoft).Excellentes techniques de gestion de l’emploi du temps, jugement, souci du détail, capacité à établir les priorités en évaluant les situations pour en déterminer l’urgence; aptitude à mettre au point un calendrier de travail, à fixer des objectifs, à créer et mettre en œuvre des plans d’action et à surveiller les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs; et capacité à prendre des décisions claires en temps opportun.Beaucoup de talent dans la communication de vive voix et par écrit.Connaissance du fonctionnement de tout le matériel bureautique, dont les télécopieurs, les photocopieurs et les systèmes téléphoniques.Volonté à se perfectionner dans les cas où les changements dans le milieu de travail l’exigent.Souci aigu de l’exactitude et concentration, surtout quand l’emploi du temps est chargé.Beaucoup de talent pour le service à la clientèle dans les rapports avec les personnes-ressources.Bonnes qualités organisationnelles et beaucoup d’initiative, de jugement et de tact; capacité à exercer les fonctions décrites, en travaillant avec un minimum de supervision. Souci aigu de l’exactitude, ce qui oblige à porter une attention soutenue aux détails.
RELATIONS:
- Il faut communiquer fréquemment avec la clientèle interne et externe. Il faut être courtois et faire preuve de diplomatie et de tact dans l’échange de l’information au cours des appels du public, des médias, de l’administration de la Ville, des membres du Conseil municipal et des chefs des organismes, des commissions et des organisations locales, nationales ou internationales.Il faut faire preuve de discernement dans les rapports avec le public et de professionnalisme, être bien mis et agréable quand il s’agit de recevoir des appels et d’accueillir des visiteurs. Il est essentiel de faire preuve de discrétion.
SUPERVISION:
- Il faut être en mesure de travailler avec un minimum de supervision et de prendre des décisions qui tiennent compte des objectifs du bureau. Il faut aussi faire preuve d’initiative et d’ingéniosité pour résoudre les problèmes mineurs fréquents dans des situations qui ne font pas toujours l’objet des pratiques, des procédures ou des politiques établies.
- Le ou la titulaire n’a pas à superviser des employés; toutefois, il ou elle pourrait être parfois appelé(e) à donner aux nouveaux employés des conseils et des lignes directrices limités.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
- Les conditions de travail sont conformes à la convention collective conclue avec l’AEHV et la section locale 60200 de l’AFPC.