HR Generalist in Gent, Vlaams Gewest at Workplace Options

Bij Workplace Options (WPO) bieden we mensgerichte oplossingen die mensen in staat stellen zich zowel persoonlijk als professioneel te ontplooien. Met een wereldwijd team van meer dan 4.800 professionals bieden we realtime emotionele ondersteuning, therapie, coaching, mindfulness en gezinsbegeleiding aan miljoenen mensen over de hele wereld. Sinds 1982 werken we samen met werkgevers, zorgverzekeraars en andere verzekeraars om flexibele, vooruitstrevende programma’s te ontwikkelen die meegroeien met het veranderende personeelsbestand van vandaag.

Vandaag de dag ondersteunen we 160 miljoen mensen bij 150.000 organisaties, waaronder meer dan de helft van de Fortune 500-bedrijven. Nu we deel uitmaken van de TELUS Health-familie, breiden we onze wereldwijde impact uit door decennia aan expertise op het gebied van welzijn te bundelen. Samen bouwen we aan gezondere, veerkrachtigere organisaties – persoon voor persoon.
Functietitel: HR Generalist
Standplaats: België, hybride of op afstand mogelijk
Werktijden: 3 dagen per week (enige flexibiliteit met betrekking tot dienstroosters is mogelijk)
Salaris: 55.000–58.000 EUR FTE — afhankelijk van ervaring
Talen: Engels, Frans en Nederlands (standaard voor deze functie)
Beschrijving:

De HR-generalist fungeert als eerste aanspreekpunt voor alle algemene HR-vragen en is verantwoordelijk voor het assisteren bij de maandelijkse salarisverwerking. Daarnaast moet je gemotiveerd en zeer georganiseerd zijn, beschikken over uitstekende vaardigheden op het gebied van tijdmanagement en een scherp oog voor detail hebben, evenals het vermogen om zelfstandig te werken.

Je moet aantoonbare kennis en ervaring hebben met de Belgische arbeidswetgeving en HR-praktijken, waaronder, maar niet beperkt tot: het beheer van arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie, zwangerschaps- en vaderschapsverlof, pensioen, ziekteverlof, kwesties op het gebied van werknemersrelaties (waaronder klachten en disciplinaire zaken), het coachen van managers over bedrijfsbeleid en -processen, en beleidsontwikkeling.

Dit is een veelomvattende functie waarbij de succesvolle kandidaat aan een aantal projecten kan deelnemen, en er is ruimte voor de functie om zich te ontwikkelen en uit te breiden op basis van de inbreng van de persoon in kwestie.

Deze functie rapporteert aan de Director of Human Resources, Europa, maar werkt ook nauw samen met de Human Resources Manager, Frankrijk. Dit kan zowel een hybride functie zijn in lijn met het flexibele werkplekbeleid van WPO als een functie op afstand. Dit is een deeltijdfunctie (24 uur per week).
Functieverantwoordelijkheden:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor algemene HR-vragen en zaken indien nodig escaleren naar de HR-manager en/of HR-directeur.
• Ondersteuning bieden aan collega’s binnen de wereldwijde HR-afdeling waar nodig, inclusief het opvangen van afwezigheden op locaties in heel Europa.
• Behandelen van diverse kwesties op het gebied van personeelszaken, zoals algemene klachten of zorgen, formele klachtenprocedures en formele tuchtprocedures, met inachtneming van de arbeidswetgeving op de betreffende locatie.
• Advies, coaching en ondersteuning bieden aan managers en medewerkers over het HR-beleid en de procedures van WPO en zorgen voor naleving van de lokale wetgeving. Kennis van de Belgische arbeidswetgeving is daarom essentieel.
• Regelmatig bestaande beleidsregels en praktijken herzien om naleving van wetswijzigingen te waarborgen, en waar nodig het beleid aanpassen, implementeren en communiceren.
• Contact onderhouden met de salarisverwerker van het bedrijf, sociale secretariaten, het wereldwijde salaristeam en het wereldwijde financiële team om de maandelijkse invoer en indiening van salarisgegevens te controleren en daarbij te assisteren, en vragen van medewerkers over salarissen te beantwoorden.
• Beheer van personeelsvoordelen — inclusief het geven van advies, het uitvoeren van jaarlijkse evaluaties en analyses van voordelen, het verwerken van inschrijvingen voor nieuwe en bestaande medewerkers, het communiceren van wijzigingen en het vertrek van medewerkers, het onderhouden van contacten met makelaars en het beheren van jaarlijkse verlengingen.
• Onboarding van nieuwe medewerkers; zorgen dat inloggegevens worden aangemaakt, werkplekken worden ingericht, eventuele apparatuur wordt besteld, veiligheidspassen worden verstrekt, relevante documenten worden verzameld en bewaard, en een HR-welkomsttraining wordt afgerond.
• Verwerken van HR-wijzigingsverzoeken en opstellen van bijlagen voor contractwijzigingen, zoals salarissen, functies, werktijden, flexibele werkregelingen, enz.
• Toezicht houden op proefperiodes en jaarlijkse prestatiebeoordelingen, en ervoor zorgen dat deze effectief en tijdig worden uitgevoerd.
• Verlofadministratie — nauwkeurig bijhouden van vakantiedagen, ziekteverlof, terugkeerplannen naar het werk en vrije dagen voor medische afspraken, evenals het bijhouden en opvolgen van de relevante documentatie. Daarnaast zorgen dat ziekteverzuim wordt gemeld aan de bevoegde instanties.
• Het verstrekken van referenties (visa, hypotheken, uitwisselingsbrieven, enz.) voor huidige en voormalige medewerkers.
• Het uitvoeren van regelmatige controles om ervoor te zorgen dat de personeelsdocumentatie (handmatige en elektronische HR-dossiers) accuraat is en wordt bijgehouden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Het bewaken van visa en controles op het recht om te werken, en het verstrekken en registreren van documentatie zoals vereist.
• Verantwoordelijk voor gezondheid en veiligheid, inclusief de coördinatie met de externe preventiedienst en het organiseren van verplichte medische keuringen en risicobeoordelingen op de werkplek.
• Ervoor zorgen dat er nauwkeurige gegevens worden bijgehouden in het HRIS en het uitvoeren van regelmatige controles om te waarborgen dat de informatie correct en up-to-date is.
• Regelmatig rapporteren over belangrijke HR-kengetallen.
• Het voeren van exitgesprekken en ervoor zorgen dat het vertrekproces van de medewerker wordt gevolgd, inclusief het regelen van de relevante vertrekdocumentatie.
• Assisteren bij andere HR-gerelateerde taken indien nodig.
• Kennis van of ervaring met ondernemingsraden is een pluspunt, maar geen vereiste. Hoewel dit op dit moment geen directe vereiste is, kan dit veranderen naarmate het bedrijf verder groeit, en het zal de verantwoordelijkheid van de HR-generalist zijn om op te treden als vertegenwoordiger van de werkgever bij een eventueel aangestelde raad.

Deze lijst is niet uitputtend en het kan zijn dat u andere redelijke taken moet uitvoeren op instructie van WPO.
Kerncompetenties:

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare HR-functie, bij voorkeur met een HR-kwalificatie of momenteel bezig met het behalen daarvan.
• Kennis van en inzicht in het Belgische arbeidsrecht zijn essentieel.
• Aantoonbare ervaring en kennis op het gebied van werknemersrelaties zijn essentieel.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden, met het vermogen om prioriteiten te stellen en zelfstandig een zware werklast te beheren, zijn essentieel.
• Moet proactief zijn en bedreven in het oplossen van problemen, inclusief het vermogen om kwesties te signaleren en problemen tijdig op te lossen.
• Moet betrouwbaar en veerkrachtig zijn, in staat zijn om instructies op te volgen en te reageren op aanwijzingen van het management.
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden. Het vermogen om gevoelige kwesties met empathie en begrip aan te pakken en relaties op te bouwen met collega’s op alle niveaus van de organisatie is essentieel.
• Ervaring met salarisverwerking is essentieel.
• Uitstekende vaardigheid in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen is essentieel.
• Kennis van het arbeidsrecht in andere Europese landen is een pré, maar niet essentieel.
• Ervaring met ondernemingsraden en commissies voor preventie en bescherming op het werk is een pré, maar niet essentieel.

Bij Workplace Options zetten we ons in voor en nemen we de verantwoordelijkheid op ons om een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich vrij voelt om zichzelf volledig te zijn op het werk, zonder veroordeling of angst voor discriminatie. We beseffen dat een diverse organisatie slechts het begin is en dat er aandacht en zorg nodig zijn om deze te laten bloeien. We zullen actie blijven ondernemen om ervoor te zorgen dat we rechtvaardige en meetbare resultaten behalen.

We streven ernaar een omgeving te creëren waarin diverse stemmen niet alleen worden gehoord, maar ook actief worden gezocht en gewaardeerd om de unieke inzichten die ze bieden. Door authenticiteit te omarmen en te bevorderen, willen we een levendige en inclusieve gemeenschap opbouwen die samenwerking, innovatie, verbondenheid en persoonlijke groei stimuleert.

Voor meer informatie over WPO kun je onze website bezoeken www.workplaceoptions.be en deze korte video geeft een goed overzicht van wat we doen https://vimeo.com/952918568

Workplace Options collects and processes personal data in accordance with applicable data protection laws. If you are a European job applicant, refer to our Privacy Notice for further details (https://www.workplaceoptions.com/privacy-notice-for-recruitment/).