Asistente Personal in San Juan at H & H Solar LLC

El Asistente Administrativo Senior / Asistente Personal en H&H Solar es un recurso clave para la operación, brindando apoyo administrativo, logístico y estratégico a la C-Suite y al equipo comercial. Este rol combina tareas administrativas de alto nivel con funciones de coordinación de eventos, manejo de agenda y materiales promocionales, apoyo en campañas de mercadeo y seguimiento a iniciativas comerciales. También requiere conocimiento en energía solar y procesos de ventas para facilitar la comunicación con consultores, partners y clientes, asegurando una ejecución eficiente y alineada con los objetivos comerciales de la empresa.

Gestionar calendarios ejecutivos, coordinar reuniones internas y externas, y organizar actividades corporativas.

Preparar informes, presentaciones, minutas y correspondencia con información confidencial.

Servir como enlace entre la gerencia, empleados, consultores, partners y clientes.

Administrar archivos físicos y digitales, asegurando orden, accesibilidad y cumplimiento de políticas internas.

Manejar comunicaciones ejecutivas con precisión, profesionalismo y discreción.

Apoyar en la gestión de presupuestos, compras menores y control administrativo.

Coordinar la entrega de materiales de bienvenida (“Starting Kit”) a consultores y partners.

Crear perfiles de nuevos consultores en los sistemas correspondientes.

Enviar contratos, dar seguimiento y asegurar la culminación del proceso de onboarding de partners.

Mantener registros actualizados de consultores, partners, leads y actividades comerciales.

Gestionar documentación, solicitudes internas y procesos administrativos del Departamento de Ventas.

Apoyar la creación, organización y actualización de material educativo y comercial.

Generar reportes de métricas, desempeño y resultados utilizando Zoho u otras herramientas asignadas.

Dar seguimiento a tareas, proyectos y requerimientos administrativos del equipo de ventas.

Coordinar materiales promocionales y branding kits (carpas, banners, mesas, brochures, uniformes, etc.).

Apoyar la ejecución de campañas de mercadeo, promociones y estrategias de generación de leads.

Preparar contenido básico para presentaciones, eventos, comunicados internos o materiales de apoyo.

Mantener inventario de materiales promocionales y coordinar su distribución.

Colaborar con el equipo de mercadeo en la planificación de iniciativas estratégicas.

Apoyar la gestión de bases de datos de leads, asistencia a eventos y resultados de campañas.

Coordinar la agenda del Centro de Adiestramiento, asegurando disponibilidad de espacio y recursos.

Crear y gestionar eventos y reuniones de la compañía en Zoho Backstage o plataformas equivalentes.

Registrar y controlar la asistencia a eventos, adiestramientos y actividades promocionales.

Asistir en la logística, agenda y materiales de ferias, exposiciones, festivales, mesas de leads y booths promocionales.

Coordinar recursos, materiales y personal para eventos internos y externos.

Manejar documentación comercial, cotizaciones, contratos y seguimiento de clientes.

Colaborar con el equipo técnico para recopilar información necesaria para proyectos solares.

Preparar documentación técnica básica y coordinar inspecciones o requerimientos previos.

Orientar a clientes y consultores sobre procesos administrativos relacionados con energía solar.

Grado asociado o bachillerato en Administración de Empresas, Mercadeo, Ventas o áreas relacionadas (preferido).

Experiencia previa en funciones administrativas, apoyo ejecutivo, coordinación de eventos o apoyo a ventas (preferida).

Experiencia en mercadeo, promociones, coordinación de eventos o manejo de materiales promocionales (deseable).

Experiencia en industrias de energía solar, construcción o servicios técnicos (deseable).

Disponibilidad para apoyar eventos fuera de oficina cuando sea requerido.

Manejo de herramientas administrativas y plataformas digitales.

Conocimiento básico o intermedio de sistemas CRM.

Dominio avanzado de Microsoft Office o Google Workspace.

Conocimientos básicos de mercadeo, branding y comunicación comercial.

Organización y manejo efectivo del tiempo.

Atención al detalle y precisión en tareas críticas.

Comunicación clara, profesional y efectiva.

Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.

Proactividad, seguimiento de procesos y resolución de problemas.

Trabajo en equipo y colaboración con múltiples departamentos.

Creatividad y pensamiento orientado a soluciones.

Discreción y manejo responsable de información confidencial.

Adaptabilidad ante cambios de prioridad y ambientes dinámicos.

Permanecer sentado o de pie por períodos prolongados.

Uso continuo de computadora, teclado, mouse, teléfono y equipos de oficina.

Movimientos repetitivos de manos y muñecas asociados a digitación y manejo de documentos.

Capacidad para desplazarse dentro de la oficina para coordinación con otras áreas.

Capacidad para levantar y transportar ocasionalmente materiales livianos (hasta 20 lbs).

Agudeza visual y auditiva adecuada para manejo de información y atención telefónica.

Ambiente de oficina profesional en H&H Solar – Cupey, San Juan, Puerto Rico.

Interacción constante con ejecutivos, personal interno, consultores, partners y clientes.

Manejo de información confidencial y sensible.

Puede requerir disponibilidad fuera del horario regular según necesidades ejecutivas, comerciales o de eventos.

Beneficios

• Vacaciones
• Enfermedad
• Plan Médico
• Seguro de Vida