Event Logistics Support Agent | Agent.e de soutien à la logistique des événements at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in social communication, counseling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, philosophy, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Summary

The purpose of this position is to ensure the seamless execution of event logistics organized between the event coordinators and our clients.

The incumbent will be responsible for setting up event spaces and audiovisual equipment, as well as generate daily reports to aid communication between departments. They will also be responsible for keeping up to date with product inventory by using our event management system, Event Pro, as well as responding to logistic requests from our colleagues and clients. This position requires a mix of both technical and organizational skills as well as a keen eye for detail to ensure that all events run smoothly and efficiently.

Key Responsibilities

Set-up of event spaces and installation of audiovisual equipment (events and academic):

• Set-up, dismantle and clean rooms for various types of events (meetings, conferences, social gatherings).
• Set-up and organize furniture, decor and other elements according to client needs and event requirements.
• Install and test basic audiovisual equipment (microphones, projectors, screens, sound systems) to ensure they are working properly.
• Ensure that all installations comply with health and safety standards and are carried out efficiently and on time.
• Move equipment and furniture according to faculty needs, at the request of managers.
• Perform daily inspections to ensure that all furniture and event items are stored and removed from public spaces.
• Work closely with the I.T. team to ensure seamless integration of technology into presentations.

Communication and Customer Service:

• Collaborate with manager, event coordinator and other staff (I.T., facilities, catering etc.) to meet all requirements.
• Communicate clearly with the facilities team and know when to ask for help with specific tasks (non-inventory furniture, bulky items).
• Collaborate with the Multiservice center (I.T.) team when needs exceed the position's capabilities.
• Greet clients to ensure that all their logistic needs are met according to the confirmation sheet.
• Provide support at the beginning and during the event to ensure client satisfaction.

Inventories :

• Monitor and manage equipment inventory (tablecloths, boards, decor, audiovisual equipment, etc.).
• Inspect and report any equipment failures or maintenance needs to the manager.
• Weekly inspections of classrooms and meeting rooms to check the condition of furniture.
• Assist the I.T. team with cabling projects, inventory or storeroom cleaning, as required.

Event Pro:

• Read and collect the information needed in the Event Pro system to plan the week's activities.
• Print and forward daily and weekly reports to relevant departments (e.g. safety reports, technical requirements).
• Update the Event Pro database and create basic reservations as required.
• Create basic giveaways/bookings in Event Pro. (As needed)

Other tasks :

• Be aware of industry trends and best practices, including health and safety practices, in order to continuously improve implementation processes.
• Washing, drying and folding of event linens with a timely turnaround.
• Perform all other tasks related to these functions.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• High school diploma and at least three (3) years' experience in customer service.
• Proven experience in organizing events, operating basic audiovisual equipment or in a related field.
• Practical computer experience in the field of technology (e.g. audio conferencing, video conferencing, audiovisual and multimedia equipment) ;
• Bilingualism required (French and English, spoken and written).
• Strong technical skills with a good understanding of audiovisual equipment and basic troubleshooting.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Ability to work effectively both independently and as part of a team.
• Strong communication and customer service skills.
• Ability to follow instructions and ask questions as needed.
• Ability to handle multiple tasks and manage time effectively in a fast-paced environment, as well as under pressure to meet deadlines.
• Must be able to adapt to a flexible work schedule according to event needs, which may include evenings and weekends.

Physical requirements:

• Ability to lift and move equipment and furniture as needed (up to 50 lbs).
• Ability to stand, walk and work in a variety of event environments for long periods.

Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by June 20th, 2025, at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Résumé des fonctions

Ce poste a pour but d'assurer la bonne réalisation de la logistique événementielle organisée entre les coordinateurs d’événement et nos clients.

Le/la titulaire sera chargé des installations des salles et des équipements audiovisuels, ainsi que générer des rapports quotidiens pour aider la communication entre départements. Il/elle sera également responsable de garder à jour l'inventaire des produits à l'aide de notre système de gestion des événements, Event Pro, ainsi que de répondre aux demandes logistiques de nos collègue et clients. Ce poste requiert un mélange de compétences techniques, organisationnelle et d'un sens aigu du détail afin de garantir que tous les événements se déroulent sans heurts et de manière efficace.

Fonctions principales

Mise en place des salles d’évènements et Installation de l'équipement audiovisuel (événementielle et académique) :

• Effectuer la mise en place, le démontage et le nettoyage des salles pour divers types d’événements (réunions, conférences, rencontres sociales).
• Installer et organiser le mobilier, le décor et les autres éléments en fonction des besoins du client et des exigences de l’événement.
• Installer et tester les équipements audiovisuels de base (micros, projecteurs, écrans, systèmes de sonorisation) pour s’assurer de leur bon fonctionnement.
• Veiller à ce que toutes les installations respectent les normes de santé et sécurité, et soient réalisées efficacement et à temps.
• Déménager l’équipement et le mobilier selon les besoins des facultés, à la demande des responsables.
• Effectuer des inspections quotidiennes pour s’assurer que tous les meubles et articles événementiels sont rangés et retirés des espaces publics.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe TI pour assurer une intégration fluide de la technologie dans les présentations.

Communication et service à la clientèle :

• Collaborer avec la gestionnaire, la coordonnatrice d’événement et les autres membres du personnel (TI, immeubles, traiteur etc.) pour répondre à toutes les exigences.
• Communiquer clairement avec l’équipe des immeubles et savoir quand demander de l’aide pour des tâches spécifiques (mobilier hors inventaire, objets volumineux).
• Collaborer avec l’équipe du centre multiservice (TI) lorsque les besoins dépassent les capacités du poste.
• Accueillir les clients pour s’assurer que tous leurs besoins logistiques sont satisfaits selon la feuille de confirmation.
• Offrir un soutien au début et pendant l’événement afin de garantir la satisfaction des clients

Inventaires :

• Suivre et gérer l’inventaire du matériel (nappes, tableaux, décor, équipement audiovisuel, etc.).
• Inspecter et signaler toute défaillance d’équipement ou besoin d’entretien à la gestionnaire.
• Effectuer des inspections hebdomadaires des salles de classe et de réunion pour vérifier l’état du mobilier.
• Aider l’équipe TI pour les projets de câblage, inventaire ou nettoyage des salles de stockage, au besoin.

Event Pro :

• Lire et recueillir les informations nécessaires dans le système Event Pro pour planifier les activités de la semaine.
• Imprimer et transmettre les rapports quotidiens et hebdomadaires aux secteurs concernés (ex. rapport de sécurité, besoins techniques).
• Mettre à jour la base de données Event Pro et créer des réservations de base, au besoin.
• Créé des donner/réservation de base dans Event Pro. (Au besoin)

Autres tâches :

• Être aux courant des tendances et des meilleures pratiques du secteur, incluant les pratiques de santé et sécurité afin d'améliorer en permanence les processus de mise en place.
• Lavage, séchage et pliage du linge d’événement avec un délai d’exécution rapide.
• Effectuer toutes autres taches reliées à ces fonctions.

Formation, connaissances et expérience

• Diplôme d'études secondaires et au moins trois (3) années d'expérience dans le domaine du service à la clientèle.
• Expérience confirmée dans l'organisation d'événements, la manipulation d'équipements audiovisuels de base ou dans un domaine connexe.
• Expérience pratique de l'informatique dans le domaine des technologies (par exemple, audioconférence, vidéoconférence, équipement audiovisuel et multimédia) ;
• Bilinguisme requis (français et anglais, oral et écrit).
• Solides compétences techniques avec une bonne compréhension de l'équipement audiovisuel et du dépannage de base.
• Capacités d'organisation et souci du détail excellentes.
• Capacité à travailler efficacement à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.
• Solides compétences en matière de communication et de service à la clientèle.
• Capacité à suivre des directives et poser des questions au besoin.
• Capacité à traiter des tâches multiples et à gérer efficacement son temps dans un environnement en évolution rapide, ainsi que sous pression pour respecter les délais.
• Doit être capable de s'adapter à un horaire de travail flexible en fonction des besoins liés aux événements, ce qui peut inclure des soirées et des week-ends.

Exigences physiques :

• Capacité à soulever et à déplacer des équipements et des meubles selon les besoins (jusqu'à 50 livres).
• Capacité à rester debout, à marcher et à travailler dans divers environnements événementiels pendant de longues périodes.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 20 juin 2025 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.