ADMINISTRATIVE ASSISTANT in BAYAMON, Puerto Rico at The Retail Group

Profesional, trabaja todo lo correspondiente al área de recepción (recibir llamadas, tomar mensajes, atender visitantes y candidatos a empleo). Apoya el área de administración en necesidades puntuales tales como: coordinación de citas, actualizaciones de agenda, entre otros conforme a las necesidades y planificación semanal.

Tareas Esenciales

• Responsable de abrir la oficina a las 7:45am, encender la fotocopiadora y el aire acondicionado al llegar y asegurar que se apaga al terminar su jornada a las 4:45pm, en caso de que quede personal en oficina se le comunica que apaguen el aire al terminar.
• Contesta llamadas telefónicas cortésmente y las canaliza con el personal correspondiente validando la información completa (nombre, cuenta, propósito/razón de la llamada).
• Toma mensajes y los pasa al recipiente vía email y se asegura que la persona lo haya recibido.
• Recibe visitantes, clientes, solicitantes de empleo, empleados, anuncia su llegada y se asegura que es escoltado. En caso de clientes, ofrece agua y café.
• Mantiene un registro de las llamadas recibidas con hora y fecha.
• Escuchar los mensajes en el buzón de voz.
• Mantiene un registro de visitantes y llamadas recibidas.
• Asegura que no se comunique información confidencial a las personas que llaman. Ej. Información de empleados y empleadas, de asistencia o ausencia a la compañía o información considerada confidencial.
• Mantiene actualizado el calendario de reservaciones de los salones de conferencia y reserva los mismos según las solicitudes recibidas.
• Prepara y coloca letreros correspondientes en la entrada de la oficina para la notificación de días feriados, oficina cerrada y/o horarios especiales.
• Antes de irse, valida que los salones de conferencia y las sillas estén en orden.
• Realiza cartas, minutas, documentos y/o traducción de documentos de ser necesario.
• Trabaja lista de materiales de oficina mensual, procesa pedido y al recibirlo, acomoda los artículos en el armario correspondiente.
• Mantiene control e inventario del agua embotellada y la nevera de mantecados para trabajar pedido antes que se acaben.
• Asiste en el proceso de impresión de documentos y hojas enviadas por los Supervisores y Ejecutivos de Cuentas.

Requisitos del puesto

• Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
• Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
• Conocimiento y manejo de cuadro telefónico
• Manejo de programas de Microsoft Office