Assistant Director and Senior Accounting Operations | Direction adjoint(e) et conseiller(ère) principal aux opérations in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul

Job Title:

Assistant Director and Senior Accounting Operations Advisor

Competition Number:

015-2026

Administrative unit:

Financial Services

Immediate Supervisor:

Director, Financial Services

Job Type:

Indeterminate (non-unionized)

Work Schedule:

35 hours per week (4-day work week)

Vacancy:

1

Salary Scale :

Level 10 ($ 88 202 to $ 113 473)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained an affiliation since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students; it offers programs in social communications, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, social innovation, leadership, ecology and equity, and theology.

Why choose Saint Paul University?

Working at Saint Paul University means working in an environment where collaboration, proximity and the opportunity to have a concrete impact are important. The University offers its staff an environment that promotes professional development, work-life balance which includes a four-day work week, as part of a regular 35-hour week for administrative staff, vacation, a pension plan and a group benefits program. Staff also benefit, subject to applicable conditions, from a tuition fee exemption for most programs offered by Saint Paul University and the University of Ottawa, promoting learning and professional development throughout their careers.

We are looking for people who want to share their expertise at the service of an organization on a human scale, while actively contributing to the development of their colleagues, the evolution of the University and the continuous improvement of our practices. At Saint Paul University, your expertise is recognized, your contribution is visible and your work will have a concrete impact.

Summary of duties

Reporting to the Financial Resources Director, the incumbent plays a key role in the management of the University's accounting and financial operations. They plan, coordinate and actively participate in the day-to-day activities of the department, as well as supervise the team's work and ensures the quality, accuracy and integrity of accounting operations and compliance within set deadlines.

As a senior resource person in accounting and financial matters, they also provide technical leadership to the team. They support staff members in the resolution of complex accounting issues, ensure the transfer of knowledge and actively contribute to the development of their skills and professional autonomy.

The incumbent also supports the Director in financial management, budget planning, preparation of financial statements, financial control and continuous improvement projects. They participate in the development of decision-making tools, financial analysis and the improvement of controls and processes.

They act as an advisory resource for managers on matters within their areas of expertise, particularly in the areas of accounting practices, administrative policies and procedures, and legislative and regulatory requirements. They also contribute to the development, implementation and harmonization of the University's financial practices, processes and systems. These responsibilities take up and reinforce the advisory role already provided for in the current description.

Key Functions

Team management, coaching and development

• Supervise and coordinate the day-to-day activities of Financial Services staff.
• Collaborate with the Director to establish operational priorities, distribute work and monitor timelines and results.
• Act as the first point of contact for technical questions in accounting and finance.
• Provide team members with the necessary advice to solve complex problems.
• Coach, train and mentor team members to strengthen their technical, accounting and financial knowledge and skills.
• Identify the technical development needs of the team and promote knowledge transfer.
• Review work processes and provide feedback to improve the accuracy, efficiency and autonomy of team members.
• Establish and promote high standards of quality, rigour and financial control.
• Foster a work environment based on collaboration, learning and professional development.

Accounting, banking and financial operations

• Supervise and monitor accounting, banking and financial operations.
• Review and validate financial transactions and ensuring that they are properly recorded.
• Oversee bank and financial reconciliations.
• Review accounting entries, adjustments, accruals and closing activities.
• Identify accounting discrepancies, errors or anomalies, determine their causes and ensure the implementation of appropriate corrective measures.
• Ensure the integrity of the general ledger and the quality of financial information.
• Authorise banking transactions in accordance with the applicable delegations of authority.
• Compile, analyze, interpret and report financial data to the director of the department
• Ensure that the University's accounting practices and controls remain appropriate and well documented.

Budgetary operations and financial analysis

• Support the director in budget planning, preparation, analysis and control.
• Develop and improve budget tracking tools, reports and mechanisms.
• Review and validate budgets submitted by the different departments.
• Advise managers on the management and monitoring of their budgets.
• Analyze variances between actual results, budgets and forecasts and recommends appropriate actions.
• Track endowments, deferred revenues, scholarships, grants, donations, and other restricted funds.
• Analyze the distribution of salary expenses and identify discrepancies.
• Prepare various financial and salary analyses necessary for decision-making.
• May conduct salary cost analyses in support of management and labour relations activities.

Student Accounts and Accounts Receivable

• Review and validate financial transactions from student records management systems.
• Ensure the consistency of accounting information between the different financial and administrative systems.
• Perform or supervise reconciliations of accounts receivable.
• Follow-up on amounts owed and recommend appropriate collection actions.
• Ensure the consistent application of controls and procedures related to student financial transactions.

Director assistance and support

• Act as a liaison for objectives set by supervisor or senior management.
• Inform the Director of Financial resources of problems found in operations and propose and/or recommend solutions.
• Assist the Director as needed in the management of various special or institutional projects.
• Ensure compliance with the various levels of government by filling out forms and producing reports as needed (e.g., research grant, T3010, T1235, F300, Statistics Canada NPO status, etc.)
• Assist the Director in the preparation of worksheet, reports and dashboards as well as financial statements and notes.
• Assist the Director in managing the audit process and in responding to questions and requests for information from auditors.
• Participate in the communication of financial information among managers.
• Prepares or revises required financial and regulatory returns, reports, and forms.
• Ensure that the quality of customer service is consistent among all members of the department;
• Perform any other task requested by their supervisor in their field of activity;
• Replace the Director as needed in case of absence and ensure team stability.

Improvement of financial processes and systems

• Participate in the development, review, implementation, documentation and harmonization of accounting and financial policies, procedures and processes.
• Review existing practices and recommend improvements to increase efficiency, reliability and strengthen controls.
• In collaboration with the various internal and external partners, participate in the implementation or improvement of systems that have an impact on financial and budgetary operations.
• Participate in the development and validation of financial processes related to the systems used by the University, including UO Campus, Workforce Now, Raiser's Edge, Orion, and accounting systems.
• Contribute to the automation and improvement of financial reporting tools.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• Education and professional designation:
  • University degree in accounting, or business administration, with a specialization in accounting, or a directly related discipline.
  • CPA designation considered a strong asset.
  • An exceptional combination of specialized accounting education and extensive professional experience may be considered when it clearly demonstrates an equivalent mastery of the required accounting skills.
  • Continuing education or professional development in accounting, internal control, financial analysis, auditing or financial management is an asset.
• Experience
  • A minimum of seven (7) years of progressive and relevant experience in accounting and financial management, including significant experience in functions requiring advanced accounting expertise.
  • Extensive experience in multiple accounting cycles, including:
    • general ledger;
    • reconciliations and conciliations;
    • adjusting and closing entries;
    • accounts receivable and payable;
    • deferred revenue and restricted funds;
    • budgeting and variance analysis;
    • financial controls;
    • Preparation of financial statements
  • Demonstrated experience in analyzing and resolving complex accounting issues, including year-end activities, preparing audit files, and interacting with external auditors.
  • Experience in supervising, coordinating or leading a team, including coaching, mentoring, training or knowledge transfer to members of an accounting or finance team.
  • Experience in improving accounting processes and strengthening internal controls.
  • Experience in an accounting firm, particularly in auditing, is a strong asset.
  • Experience in the academic, public, parapublic or not-for-profit sector is an asset
• Professional expertise and knowledge
  • In-depth expertise in accounting principles and practices, as well as an ability to apply them to complex situations.
  • An excellent understanding of the full accounting cycle and the mechanisms to ensure the integrity of financial information.
  • A strong command of the preparation and analysis of financial statements.
  • In-depth knowledge of internal control mechanisms, financial risk management and segregation of duties.
  • An excellent understanding of the principles of budgeting, financial forecasting, and variance analysis.
  • An ability to analyze complex transactions or problems, identify the root cause, and recommend sustainable solutions.
  • A very good knowledge of accounting and financial systems as well as ERP environments.
  • Excellent proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, as well as comfort in using various analysis and reporting tools.
  • Bilingualism (oral and written).

Interested applicants are requested to submit their online application to www.ustpaul.ca by September 25, 2026 at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Direction adjoint(e) et conseiller(ère) principal(e) aux opérations comptables

Numéro de concours :

015-2026

Unité administrative :

Service des ressources financières

Supérieur immédiat :

Direction des ressources financières

Type d’emploi :

Indéterminé (non-syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine (semaine de travail de 4 jours)

Postes à combler :

1

Échelle salariale :

Niveau 10 (88 202 $ à 113 473 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle maintient un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à taille humaine, elle accueille plus de 1 000 étudiants et étudiantes et offre des programmes dans des domaines tels que les communications sociales, le counseling et la psychothérapie, le droit canonique, l’éthique publique, les études de conflits, l’innovation sociale, le leadership, l’écologie et l’équité ainsi que la théologie.

Pourquoi choisir l’Université Saint-Paul ?

Travailler à l’Université Saint-Paul, c’est faire partie d’une communauté universitaire à taille humaine où la collaboration, la proximité et la possibilité d’avoir un impact concret occupent une place importante. L’Université offre des conditions de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, notamment une semaine de travail de quatre jours dans le cadre d’un horaire régulier de 35 heures par semaine pour le personnel administratif, des vacances, un régime de retraite et un programme d’avantages sociaux. Le personnel bénéficie également, sous réserve des conditions applicables, d’une exemption des droits de scolarité pour la plupart des programmes offerts par l’Université Saint-Paul et l’Université d’Ottawa, favorisant ainsi l’apprentissage et le développement professionnel tout au long de la carrière.

Nous recherchons des personnes qui souhaitent mettre leur expertise au service d’une communauté engagée, contribuer au développement de leurs collègues et participer activement à l’évolution de l’Université et à l’amélioration continue de ses pratiques. À l’Université Saint-Paul, votre expertise est reconnue, votre contribution est visible et votre travail aura un impact concret.

Résumé des fonctions

Relevant de la direction des ressources financières, la personne titulaire joue un rôle de premier plan dans la gestion des opérations comptables et financières de l’Université. Elle planifie, coordonne et participe activement aux activités quotidiennes du service, supervise le travail de l’équipe et veille à la qualité, à l’exactitude et à l’intégrité des opérations comptables ainsi qu’au respect des échéanciers.

À titre de personne-ressource senior en matière comptable et financière, elle exerce également un leadership technique auprès de l’équipe. Elle accompagne les membres du personnel dans la résolution de problématiques comptables complexes, assure le transfert des connaissances et contribue activement au développement de leurs compétences et de leur autonomie professionnelle.

La personne titulaire soutient également la direction dans la gestion financière, la planification budgétaire, la préparation des états financiers, le contrôle financier et les projets d’amélioration continue. Elle participe au développement d’outils d’aide à la décision, à l’analyse financière ainsi qu’à l’amélioration des contrôles et processus.

Elle agit comme ressource-conseil auprès des gestionnaires pour les questions relevant de ses champs d’expertise, notamment en matière de pratiques comptables, de politiques et procédures administratives ainsi que d’exigences législatives et réglementaires. Elle contribue également au développement, à l’implantation et à l’harmonisation des pratiques, processus et systèmes financiers de l’Université. Ces responsabilités reprennent et renforcent le rôle-conseil déjà prévu dans la description actuelle.

Principales fonctions

Gestion, encadrement et développement de l’équipe

• Superviser et coordonner les activités quotidiennes du personnel des Services financiers.
• Avec le directeur, établir les priorités opérationnelles, répartir le travail et assurer le suivi des échéanciers et des résultats.
• Agir comme première personne-ressource pour les questions techniques en comptabilité et en finance.
• Fournir aux membres de l’équipe les conseils nécessaires à la résolution de problématiques complexes.
• Encadrer, former et mentorer les membres de l’équipe afin de renforcer leurs connaissances et leurs compétences techniques, comptables et financières.
• Identifier les besoins de développement technique de l’équipe et favoriser le transfert des connaissances.
• Examiner les méthodes de travail et fournir des rétroactions afin d'améliorer l'exactitude, l'efficacité et l'autonomie des membres de l'équipe.
• Établir et promouvoir des normes élevées en matière de qualité, de rigueur et de contrôle financier.
• Favoriser un environnement de travail fondé sur la collaboration, l'apprentissage et le développement professionnel.

Opérations comptables, bancaires et financières

• Superviser et assurer le suivi des opérations comptables, bancaires et financières.
• Examiner et valider les transactions financières et s'assurer de leur comptabilisation appropriée.
• Superviser les rapprochements bancaires et financiers.
• Examiner les écritures comptables, les ajustements, les régularisations et les activités de clôture.
• Identifier les écarts, erreurs ou anomalies comptables, en déterminer les causes et assurer la mise en œuvre des correctifs appropriés.
• S'assurer de l'intégrité du grand livre général et de la qualité de l'information financière.
• Autoriser les transactions bancaires conformément aux délégations en vigueur.
• Compiler, analyser et interpréter les données financières, et produire des rapports destinés à la direction.
• S'assurer que les pratiques et contrôles comptables de l'Université demeurent appropriés et bien documentés.

Opérations budgétaires et analyse financière

• Soutenir la direction dans la planification, la préparation, l'analyse et le contrôle budgétaires.
• Élaborer et améliorer les outils, les rapports et les mécanismes de suivi budgétaire.
• Examiner et valider les budgets soumis par les différentes unités.
• Conseiller les gestionnaires sur la gestion et le suivi de leurs budgets.
• Analyser les écarts entre les résultats réels, les budgets et les prévisions et recommander les mesures appropriées.
• Assurer le suivi des fonds de dotation, des revenus reportés, des bourses, des subventions, des dons et des autres fonds affectés.
• Analyser la répartition des dépenses salariales et identifier les écarts.
• Préparer différentes analyses financières et salariales nécessaires à la prise de décision.
• Effectuer, au besoin, des analyses de coûts salariaux à l'appui des activités de gestion et de relations de travail.

Comptes étudiants et comptes à recevoir

• Examiner et valider les transactions financières issues des systèmes de gestion des dossiers étudiants.
• Assurer la concordance des informations comptables entre les différents systèmes financiers et administratifs.
• Effectuer ou superviser les rapprochements des comptes à recevoir.
• Assurer le suivi des sommes dues et recommander les mesures de recouvrement appropriées.
• Veiller à l'application uniforme des contrôles et des procédures liés aux opérations financières des étudiants.

Assistance et soutien à la direction

• Agir comme courroie de transmission des objectifs fixés par son superviseur ou la haute direction.
• Informer le directeur des finances des problèmes constatés dans les opérations et proposer et/ou recommander des solutions.
• Assister au besoin le directeur dans la gestion des différents projets spéciaux ou institutionnels.
• S’assurer de la conformité aux différents paliers de gouvernement en remplissant des formulaires et en produisant des rapports au besoin (ex. : subvention de recherche, statut d’OBNL T3010, T1235, F300, Statistique Canada…)
• Assister le directeur à préparer les feuilles de travail, les rapports et tableaux de bord ainsi que les états financiers et les notes.
• Assister le directeur à la gestion des interventions des vérificateurs comptables et à répondre à leurs questions et demandes d’informations.
• Participer à la vulgarisation des informations financières auprès des gestionnaires.
• Préparer ou réviser au besoin les déclarations, rapports et formulaires financiers et réglementaires requis.
• Veiller à ce que la qualité du service à la clientèle soit constante chez tous les membres du service;
• Effectuer toute autre tâche qui lui est demandée par son superviseur dans son domaine d’activité;
• Remplacer la direction au besoin en cas d’absence et assurer la stabilité de l’équipe.

Amélioration des processus et systèmes financiers

• Participer au développement, à la révision, à l'implantation, la documentation et l’harmonisation des politiques, procédures et processus comptables et financiers.
• Examiner les pratiques existantes et recommander des améliorations pour accroître l'efficacité, la fiabilité et renforcer les contrôles.
• En collaboration avec les différents partenaires internes et externes, participer à l'implantation ou à l'amélioration des systèmes ayant une incidence sur les opérations financières et budgétaires.
• Participer au développement et à la validation des processus financiers liés aux systèmes utilisés par l'Université, notamment UO Campus, Workforce Now, Raiser's Edge, Orion et les systèmes comptables.
• Contribuer à l'automatisation et à l'amélioration des outils de production de rapports financiers.

Formation, expérience, expertise professionnelle et compétences essentielles

• Formation et titre professionnel :
  • Diplôme universitaire en comptabilité, ou en administration des affaires, avec spécialisation en comptabilité, ou dans une discipline directement connexe.
  • Titre professionnel CPA fortement souhaité.
  • Une combinaison exceptionnelle de formation spécialisée en comptabilité et d'expérience professionnelle approfondie pourra être considérée lorsque celle-ci démontre clairement une maîtrise équivalente des compétences comptables requises.
  • La formation continue ou le perfectionnement professionnel en comptabilité, contrôle interne, analyse financière, audit ou gestion financière constitue un atout.
• Expérience
  • Au moins sept (7) années d'expérience progressive et pertinente en comptabilité et en gestion financière, incluant une expérience significative dans des fonctions nécessitant une expertise comptable avancée.
  • Expérience approfondie dans plusieurs cycles comptables, notamment :
    • grand livre;
    • rapprochements et conciliations;
    • écritures de régularisation et de clôture;
    • comptes clients et fournisseurs;
    • revenus reportés et fonds affectés;
    • budgétisation et analyse des écarts;
    • contrôles financiers;
    • préparation des états financiers
  • Expérience démontrée dans l'analyse et la résolution de problématiques comptables complexes, incluant les activités de fin d'exercice, la préparation de dossiers d'audit et les interactions avec des auditeurs externes.
  • Expérience en supervision, coordination ou leadership d'une équipe, incluant l'encadrement, le mentorat, la formation ou le transfert de connaissances auprès de membres d'une équipe comptable ou financière.
  • Expérience dans l'amélioration de processus comptables et le renforcement des contrôles internes.
  • Une expérience en cabinet comptable, particulièrement en audit, constitue un atout important.
  • Une expérience dans le secteur universitaire, public, parapublic ou sans but lucratif constitue un atout
• Expertise et connaissances professionnelles
  • Une expertise approfondie des principes et des pratiques comptables, ainsi qu’une capacité à les appliquer à des situations complexes.
  • Une excellente compréhension du cycle comptable complet et des mécanismes garantissant l'intégrité de l'information financière.
  • Une solide maîtrise de la préparation et de l'analyse des états financiers.
  • Une connaissance approfondie des mécanismes de contrôle interne, de la gestion des risques financiers et de la séparation des tâches.
  • Une excellente compréhension des principes de budgétisation, de prévision financière et d'analyse des écarts. Une capacité à analyser des transactions ou des problèmes complexes, à en identifier la cause fondamentale et à recommander des solutions durables.
  • Une très bonne connaissance des systèmes comptables et financiers ainsi que des environnements ERP.
  • Une excellente maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel, ainsi qu'une aisance à utiliser divers outils d'analyse et de production de rapports.
  • Bilinguisme (oral et écrit).

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 25 septembre 2026 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.