Manager, Admissions Office | Gestionnaire, Secteur de l'admission at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Reporting to the Associate Vice-Rector, Student Enrolment Management, the incumbent is responsible for the hiring, the supervision, the performance evaluation of the admissions team and the day-to-day operations of the admissions sector.

The incumbent ensures that the responsible team carries out the admission cycle, aligned with the institution's objectives. The incumbent assists, advises and assigns certain tasks to the team to meet the objectives of the sector. The incumbent participates in operations, performs analytical work and makes recommendations to improve client service. He provides training and performs representation duties.

DETAILS OF RESPONSIBILITIES

• Plan and manage the admissions cycle for the entire service which includes:

1. Creating and maintaining the chronological calendar and other necessary tools (dashboards for admissions committee, etc.);
2. Creating and maintaining the general procedure adapted to Saint Paul University and a student system operation procedure.
3. The ongoing analysis of admissions statistics.
4. The regular cleaning of data from the student system during and at the end of each admission cycle.
5. Making decisions regarding records, maintaining, and maintaining good links with the University of Ottawa (Admissions Office) for the articulation of data from the Ontario Universities' Application Centre (OUAC) and Saint Paul University.

• Analyze the environment (internal and external) to identify emerging needs and gaps in service delivery.
• Analyzes current practices (processes, procedures, regulations, job delineation) and make proposals to the Associate Vice-Rector, Student Enrolment Management.
• Develops and maintain documentation of the processes associated with the various functions of the service.
• Ensures that the quality of customer service is consistent among all members of the department.
• To provide support and regular feedback to members of the service on admissions processes.
• Deals with complaints related to client service. Refer to the Associate Vice-Rector, Student Enrolment Management, as required (exceptional cases).

• Depending on the academic cycle, the incumbent is responsible for the activities surrounding the admission cycles, including sending admission decisions to candidates. He ensures that candidates meet the admission requirements, that the institutions are accredited and calculates the average for candidates who have completed studies abroad according to the established rules.
• Undertakes research and maintains knowledge of developments in the Canadian educational system; admission criteria used by other Canadian universities; admission scholarship programs and developments at Saint Paul University, etc.
• At all levels of education, and as a consultant on international applications, the incumbent develops and maintains a thorough knowledge of international educational systems, degree equivalencies, grading scales, accreditation of post-secondary educational institutions abroad and authentication of documents,
• To receive, using tact and diplomacy, the rejected candidates to explain the reasons and to advise them on how to improve their academic record or to propose alternative ways to achieve their goals.
• Closely monitors admission statistics in order to achieve the University's objectives. Notifies the Associate Vice-Rector, Student Enrolment Management, if he believes that the objectives will not be met or if there is a possibility that the objectives will be exceeded.
• Replaces members of the department in the event of short-term absences.
• Establishes an effective admissions system selects the best methods to evaluate candidates' files; plans the steps; informs the interested parties; ensures the efficient running of the service according to priorities, evaluates its effectiveness and makes corrections if necessary; follows up with users; provides advice, assistance, and support to the members of the admissions team and committees at all times.
• Ensures that the rules and procedures manual is updated between the Admissions Office and the faculties regarding the particularities of each program of study.
• Admits, defers or refuses applications according to the evaluation of each applicant's file and in accordance with the admission criteria.
• Informs potential candidates.

C. HUMAN RESOURCES:

• Manages the human resources of the sector to ensure the availability of competent, professional, and productive personnel (2 admissions assistants’ positions and 2 admissions officer positions).
• Hires, supervises, and evaluates the staff under his responsibility.
• Coordinates sectors leave requests.

1. Participates in corporate activities related to recruitment or liaison such as open houses.
2. Acting as a resource person for guidance counsellors in Canadian high schools and colleges. He also prepares applications for admissions committees (graduate and postgraduate).
3. Participates in the improvement of the uoCampus system through testing and validation.

KNOWLEDGE, EXPERIENCE AND SKILLS

• A bachelor's degree or equivalent combination of education and experience
• In-depth knowledge of the administrative and organizational structures of the current university environment;
• Experience in the analysis of academic records and in the interpretation and application of regulations, methods, policies and procedures;
• Demonstrated skills in negotiation and development of internal and external partnerships;
• Experience in client service in the context of a school-aid relationship;
• Demonstrated experience in the management of human, financial and material resources;
• Experience in the use of computer systems;
• Experience with multicultural clientele.
• In-depth knowledge of the issues facing large, complex, knowledge-based organization;
• Communication (including public presentations), interpersonal and problem-solving skills;
• Methodical approach to work and attention to detail;
• Organizational skills to work under pressure;
• Ability to effectively manage files independently, to execute several projects simultaneously and to prioritize tasks in order to meet strict deadlines, to make decisions and take responsibility for them, and to convince stakeholders with tact and respect.
• Ability to work in a team environment;
• Initiative, sense of responsibility and judgment;
• Bilingualism spoken and written

Interested candidates are requested to submit an online application at Job Openings www.ustpaul.ca by March 20, 2025 at 11:59 pm or until when position is filled up

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité du Vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants, le titulaire est responsable de l’embauche, la supervision, l’évaluation du personnel et du fonctionnement courant des opérations du secteur des admissions. Le titulaire veille à ce que l’équipe responsable mène à bien le cycle d’admission en fonction des objectifs de l’institution. Le titulaire assiste, conseille et attribue certaines tâches à l’équipe pour rencontrer les objectifs du secteur. Il participe aux opérations, fait du travail d’analyse et des recommandations afin d’améliorer le service à la clientèle. Il donne des formations et assure des tâches de représentation.

DÉTAILS DES RESPONSABILITÉS

• Planifier et gérer le cycle des admissions pour l’ensemble du service ce qui comprend :
  1. la création et le maintien du calendrier chronologique et tout autre outil nécessaire au bon fonctionnement du cycle d’admission (tableau de bord, etc.);
  2. la création et maintien de la procédure générale adaptée à l’Université Saint-Paul et d'une procédure des opérations du système étudiant ;
  3. l’analyse constante des statistiques d’admissions afin d’établir les priorités de l’équipe;
  4. le nettoyage régulier des données du système étudiant durant et à la fin de chaque cycle d’admission;
  5. la prise de décisions concernant les dossiers, le maintien et la conservation de bons liens avec l’Université d’Ottawa (Bureau des admissions) pour l'articulation des données du Ontario Universities’ Application Centre (OUAC) et de l’Université Saint-Paul.
• Analyser l’environnement (interne et externe) afin d’identifier les nouveaux besoins et les lacunes dans le service offert.
• Analyser les pratiques courantes (processus, procédures, règlements, délimitation des postes) et fait des propositions au Vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants.
• Élaborer et maintenir une documentation concernant les processus associés aux diverses fonctions du service.
• S’assurer que la qualité du service à la clientèle soit constante chez tous les membres du service.
• Donner de l’appui et des rétroactions régulières aux membres du service quant aux processus des admissions.
• S’occuper des plaintes liées au service à la clientèle. Faire suivre au Vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants, les cas exceptionnels.

B. OPERATIONS

• En fonction du cycle universitaire, le titulaire est responsable des activités entourant les cycles d’admission incluant l’envoi des décisions d’admission aux candidats. Il s’assure que les candidats rencontrent les bases d’admission, que les institutions soient accréditées et assure le calcul de moyenne pour les candidats ayant complétés des études à l’étranger selon les règles établies.
• Entreprendre des recherches et maintenir ses connaissances en ce qui a trait aux développements du système éducationnel canadien ; aux critères d’admission utilisés par les autres universités canadiennes ; aux programmes de bourses d’admission ainsi qu’aux développements à l’Université Saint-Paul, etc.
• Pour l’ensemble des cycles d’enseignement, et à titre d’expert-conseil au niveau des candidatures internationales, le titulaire développe et maintien des connaissances approfondies des systèmes éducationnels internationaux, les équivalences de diplômes, les échelles de notation, l’accréditation des institutions d’éducation postsecondaire à l’étranger et l’authentification des documents,
• Recevoir en utilisant du tact et diplomatie, les candidats refusés pour leur expliquer les raisons et pour conseiller ces derniers des moyens à prendre pour améliorer leur dossier scolaire ou pour proposer des moyens alternatifs pour atteindre leurs objectifs.
• Suit de près les statistiques d’admission afin d’atteindre les objectifs de l’Université. Avise le Vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants, s’il croit que les objectifs ne seront pas atteints ou s’il y a une possibilité que les objectifs soient dépassés.
• Remplacer les membres du service en cas d’absences de courte durée.
• Mettre en place un système d’admission efficace : choisit les meilleures méthodes pour évaluer les dossiers des candidats; planifie les étapes; informe les intéressés; assure le déroulement efficace selon les priorités, en évalue l’efficacité et apporte les correctifs si nécessaire; fait un suivi auprès des usagers; apporte conseil, aide et soutien aux membres de l’équipe et comités d’admission en tout temps.
• Assurer la mise à jour du manuel de règles et procédures entre le Bureau des admissions et les facultés concernant les particularités de chacun des programmes d’études.
• Admettre, différer ou refuser les candidatures selon l’évaluation du dossier de chaque candidat et en conformité avec les critères d’admission.
• Informer les candidats potentiels des programmes d’études offerts à l’Université Saint-Paul, du programme de bourses d’admission, des conditions d’admission et des services aux étudiants, tout en cherchant à cerner leurs besoins véritables.

• Participer aux activités corporatives liées au recrutement ou la liaison telles que les portes ouvertes.
• Agir en tant que personne-ressource auprès des conseillers en orientation des écoles secondaires et des collèges canadiens. Il voit également à la préparation des dossiers pour les comités d’admission (2e et 3e cycles).
• Participer à l’amélioration du système uoCampus en procédant à des essais et à la validation.

• Détenteur d’un baccalauréat ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente
• Connaissance approfondie des structures administratives et organisationnelles du contexte universitaire actuel;
• Expérience dans l’analyse de dossiers scolaires, dans l’interprétation et dans l’application de règlements, méthodes, politiques et procédures;
• Aptitudes démontrées en négociation et en élaboration de partenariat interne et externe;
• Expérience en service à la clientèle dans le contexte d’une relation d’aide scolaire;
• Expérience démontrée en gestion des ressources humaines, financières et matérielles;
• Expérience de l’utilisation des systèmes informatiques.
• Expérience auprès de clientèle multiculturelle.
• Des connaissances approfondies sur les enjeux auxquels sont confrontées de grandes organisations complexes fondées sur le savoir
• Aptitudes en communication (incluant des présentations en public), en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes;
• Approche méthodique dans la réalisation de son travail et souci de la précision.
• Aptitudes organisationnelles à travailler sous pression;
• Capacité de gérer efficacement des dossiers de façon autonome, d’exécuter plusieurs projets simultanément et de prioriser les tâches afin de rencontrer des échéanciers stricts, de prendre les décisions et de les assumer, de convaincre des intervenants avec doigté et respect.
• Aptitudes pour le travail d’équipe;
• Initiative, sens des responsabilités et jugement
• Bilinguisme parlé et écrit;

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 20 mars 2025 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.