Senior Billing Specialist (m/d/w) in Bergheim at APTEAN

ber die Rolle

Als Sr. Billing Operations Specialist bist du dafr verantwortlich, eine korrekte, regelkonforme und termingerechte Abrechnung fr Kunden ber verschiedene Aptean-Produktlinien und Gesellschaften hinweg sicherzustellen.

In dieser Rolle arbeitest du eng mit den Bereichen Sales, Customer Success, Revenue, Renewals, Finance und Collections zusammen. Vor der Rechnungserstellung prfst du Kundenvertrge, Salesforce Opportunities, Verlngerungen, Abrechnungsdaten und Kundendaten.

Du fungierst als letzte Qualittskontrolle, bevor Rechnungen versendet werden, und stellst dabei die Einhaltung vertraglicher und umsatzsteuerlicher Anforderungen sowie die Richtigkeit und Vollstndigkeit der Abrechnungsdaten sicher. Darber hinaus untersttzt du sowohl wiederkehrende als auch verbrauchsabhngige Abrechnungsmodelle und klrst komplexere Fragen rund um die Rechnungsstellung.

Fr diese Position sind insbesondere ausgeprgte analytische Fhigkeiten, eine sehr sorgfltige Arbeitsweise, ein gutes Urteilsvermgen sowie die Fhigkeit wichtig, auch bei einem hohen Arbeitsvolumen finanzielle Fristen zuverlssig einzuhalten.

Billing Operations

• Bearbeitung von ca. 750 Kundenrechnungen pro Monat ber verschiedene Produktlinien und Gesellschaften hinweg, einschlielich Wartungs-, Abonnement-, wiederkehrender und verbrauchsabhngiger Abrechnungen.
• Prfung von Vertrgen, Abrechnungsplnen und relevanten Unterlagen, um eine korrekte und regelkonforme Rechnungsstellung sicherzustellen.
• Bearbeitung von Abrechnungsanpassungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sowie Zurckhalten von Rechnungen, wenn Unstimmigkeiten zunchst geklrt werden mssen.
• Erstellung, Prfung und Upload von Abrechnungsdateien unter Einhaltung definierter SLAs und Monatsabschlussfristen.

Salesforce & Vertragsadministration

• Prfung von Salesforce Opportunities und Verlngerungen, um die Abrechnungsbereitschaft sowie die Richtigkeit von Preisen, Produkten, Kundendaten und Abrechnungsanforderungen sicherzustellen.
• Pflege von Kunden-, Asset- und Abrechnungsdaten in Salesforce und Finanzsystemen, einschlielich Stornierungen und Deaktivierungen von Assets.
• Identifizierung von Abweichungen in Vertrgen, Abrechnungen und Daten sowie Koordination der notwendigen Klrungen vor der Rechnungsstellung.
• Prfung der jeweils geltenden Umsatzsteueranforderungen fr EMEA-Rechnungen.

Kundenbetreuung & bereichsbergreifende Zusammenarbeit

• Zentrale Ansprechperson fr Fragen zur Abrechnung, zu Rechnungen sowie bei Unstimmigkeiten.
• Enge Zusammenarbeit mit Revenue, Renewals, Sales Operations, Customer Success, Finance und Collections, um Abrechnungsthemen zu klren und korrekte Kundendaten sicherzustellen.
• Klare und professionelle Kommunikation von Abweichungen sowie erforderlichen Korrekturen.

Reporting, Compliance & Prozessoptimierung

• Erstellung und Analyse von Reports aus Salesforce, Sage Intacct und weiteren Geschftssystemen, um Abweichungen, Ursachen und Probleme bei der Datenqualitt zu identifizieren.
• Sicherstellung der Einhaltung von Kundenvertrgen, internen Kontrollen, Buchhaltungsprozessen und Unternehmensrichtlinien.
• Untersttzung bei Audits, Monatsabschlssen, Systemoptimierungen, Tests und Sonderprojekten.
• Identifizierung von Mglichkeiten zur Verbesserung der Abrechnungsqualitt, Effizienz und Customer Experience.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Accounting, Finance, Business Administration oder einem vergleichbaren Bereich von Vorteil, alternativ entsprechende Berufserfahrung.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Billing, Finance, Accounting, Revenue Operations oder in einem vergleichbaren Ttigkeitsfeld.
• Erfahrung mit Salesforce sowie ERP- bzw. Finanzsystemen; Erfahrung mit Sage Intacct ist von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel, einschlielich Pivot-Tabellen, XLOOKUP/VLOOKUP, Formeln und Datenanalyse.
• Erfahrung mit wiederkehrender Abrechnung, Subscription-, Maintenance- oder Software-Billing von Vorteil.

Kenntnisse & Fhigkeiten

• Ausgeprgte analytische Fhigkeiten sowie eine lsungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Detailgenauigkeit und Qualittsbewusstsein.
• Sehr gute mndliche und schriftliche Kommunikationsfhigkeiten.
• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfhigkeiten sowie die Fhigkeit, unterschiedliche Prioritten und Deadlines gleichzeitig zu managen.
• Selbststndige Arbeitsweise und gleichzeitig Freude an der bereichsbergreifenden Zusammenarbeit.
• Kundenorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Ma an Eigenverantwortung und Verbindlichkeit.
• Fhigkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Themen eigenstndig bis zur Lsung voranzutreiben.
• Kontinuierliches Interesse daran, Prozesse und Arbeitsweisen zu verbessern.

About Aptean

At Aptean, our mission is to solve tomorrow’s unique challenges today with unrivaled, purpose-built software and superior customer experiences from people who care. Aptean is a global provider of mission-critical, industry-specific software solutions.

Aptean’ s purpose-built ERP and supply chain management solutions help address the unique challenges facing process and discrete manufacturers, distributors and other focused organizations. Aptean’ s compliance solutions are built for companies serving specific markets such as finance, healthcare, biotech and pharmaceuticals, over10,000 highly specialized organizations in more than 20 industries and 80 countries rely on Aptean to streamline their everyday operations.

“At Aptean, our global and diverse employee base is our greatest asset. It is through embracing and understanding our differences that we are able to harness our individual power to maximize the success of our customers, our employees and our company.” – TVN Reddy

Aptean pledges to promote a company culture where diversity, equity and inclusion are central. We are committed to applying this principle as we interact with our customers, build our teams, cultivate our leaders and shape a company in which any employee can succeed, regardless of race, color, sex, national origin, sexuality and gender identity, religion, disability or age. Celebrating our diverse experiences, opinions and beliefs allows us to embrace what makes us unique and to use this as an asset in bringing innovative solutions to our customer base.

Disclaimer: This position is intended for direct applicants only. No agencies or third-party recruiters, please. Unsolicited agency submissions will not be considered.