Operations Staffing Associate (CEO Office) in Santiago, Minnesota at Xepelin

¿Qué estamos buscando?

En Xepelin estamos buscando personas creativas y visionarias que piensen fuera de la caja para sumarse a nuestro equipo. Este cargo tiene una proyección de desarrollo clara hacia Chief of Staff, y es una gran oportunidad para ayudar a construir y hacer crecer tanto el área como el proceso desde su etapa inicial. Si te apasiona resolver desafíos interesantes de alto impacto y quieres ser parte de un entorno dinámico que está transformando la industria financiera, ¡esta oportunidad es para ti! Si te motiva el desafío de construir soluciones innovadoras en un entorno de rápido cambio, queremos conocerte. Únete a nosotros, ¡crezcamos juntos!

• Gestionar la agenda y el calendario del equipo ejecutivo, priorizando bloques de trabajo profundo y minimizando reuniones sin agenda ni contexto claro.
• Asistir a reuniones clave, tomar notas y elaborar resúmenes ejecutivos con decisiones y próximos pasos.
• Dar seguimiento a los compromisos acordados, anticipando riesgos de incumplimiento antes de que ocurran.
• Mantener actualizado el sistema de gestión de prioridades y coordinar los rituales semanales de revisión.
• Preparar materiales e insumos para reuniones de directorio, inversionistas y equipos de liderazgo.
• Coordinar la logística ejecutiva: viajes, gastos, trámites y procesos administrativos, con cero fricción.
• Actuar como punto de contacto entre distintas áreas y oficinas de la compañía, resolviendo temas menores sin necesidad de escalarlos.
• Anticipar necesidades del equipo de liderazgo y proponer soluciones antes de que se conviertan en problemas.

• Entre 3 y 6 años de experiencia liderando procesos operativos de punta a punta y sin supervisión, en consultoría, banca o startups.
• Formación en Ingeniería Comercial, Administración, Ingeniería Civil Industrial, Administración de Servicios o carreras afines.
• Escritura ejecutiva: capacidad de sintetizar una reunión de 60 minutos en bullets claros, con decisiones y próximos pasos.
• Fluidez en el uso de herramientas de IA como parte del trabajo diario, no como algo ocasional.
• Inglés funcional para interactuar con inversionistas y partners internacionales.
• Comodidad con tareas operativas de alta exigencia (pagos, facturas, viajes, trámites), sin considerarlas por debajo de tu rol.

• Capacidad de anticipar en vez de reaccionar, llegando con opciones y una recomendación concreta.
• Persistencia para dar seguimiento a compromisos sin necesidad de que te lo pidan.
• Alta tolerancia a la ambigüedad estratégica y exigencia máxima en la ejecución.
  
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