Coordinador(a) de Citas -Oficina Ginecológica in San Juan at Sapphire HR Innovations - PR

Formar parte de una clínica especializada en salud femenina representa la oportunidad de desarrollarse profesionalmente en un ambiente enfocado en el servicio, la empatía y la excelencia en el cuidado de las pacientes.

La clínica está ubicada en el área de Santurce y se especializa en brindar una amplia gama de servicios de ginecología y salud preventiva para la mujer. Su equipo de trabajo se distingue por ofrecer una atención profesional, cálida y personalizada, creando un ambiente seguro y de confianza para cada paciente.

Actualmente, la clínica se encuentra en la búsqueda de un(a) Coordinador(a) de Citas Médicas que se destaque por sus destrezas de organización, comunicación y servicio al cliente. Esta posición será clave para garantizar el manejo eficiente de la agenda médica, la coordinación de citas y la experiencia positiva de las pacientes durante su interacción con la oficina.

La posición de Coordinador(a) de Citas Médicas representa una excelente oportunidad para una persona dinámica, organizada y comprometida con ofrecer un servicio de excelencia en un entorno médico profesional y de alto volumen.

• Atender y responder de manera profesional todas las llamadas entrantes de pacientes.

• Manejar mensajes y comunicaciones a través del sistema BrainHi.

• Gestionar y mantener actualizada la agenda médica de las doctoras, coordinando citas y reprogramaciones.

• Confirmar citas y notificar oportunamente cambios o cancelaciones a los pacientes.

• Coordinar listas de espera y maximizar la utilización de espacios disponibles en agenda.

• Registrar y actualizar correctamente la información demográfica y médica básica de los pacientes en el récord electrónico.

• Abrir récords electrónicos y registrar información proporcionada en documentos de “Intake”.

• Proporcionar orientación sobre políticas de la oficina, horarios y servicios disponibles.

• Coordinar la comunicación entre pacientes y doctoras de manera confidencial y profesional.

• Realizar recordatorios de citas mediante llamadas, BrainHi o correo electrónico según preferencia del paciente.

• Manejar efectivamente el sistema BrainHi y otras herramientas administrativas de la oficina.

• Preparar documentos y cartapacios para clínicas futuras incluyendo boletas de patología, “superbill” y otros documentos requeridos.

• Verificar disponibilidad de servicios y pre-autorizaciones con planes médicos para clínicas futuras.

• Evaluar y seguir los “Standard Operating Procedures” establecidos para el funcionamiento eficiente de la oficina.

• Apoyar en tareas administrativas relacionadas con el servicio y atención al paciente.

• Realizar tareas de check in y check out de pacientes cuando sea necesario, incluyendo cobros, escaneo de documentos y toma de vitales.

• Asistir al médico en procedimientos, pasar pacientes y apoyar en otras áreas del consultorio según necesidad operacional.

• Excelentes destrezas de servicio al cliente y comunicación interpersonal

• Alto sentido de organización y manejo de múltiples tareas

• Capacidad para trabajar en un ambiente dinámico y de alto volumen

• Atención al detalle y manejo confidencial de información médica

• Capacidad para trabajar en equipo y colaborar con distintas áreas de la clínica

• Proactividad y sentido de urgencia

• Dominio básico de computadoras y sistemas electrónicos

• Habilidad para manejar situaciones con empatía y profesionalismo

• Diploma de Escuela Superior requerido; estudios técnicos o universitarios en áreas relacionadas son preferibles

• Experiencia previa en oficinas médicas, servicio al cliente o coordinación de citas preferiblemente

• Experiencia utilizando sistemas electrónicos de manejo de pacientes es preferible

• Conocimiento o experiencia utilizando BrainHi es una ventaja

• Bilingüe (español e inglés) preferiblemente

• Disponibilidad para trabajar de manera presencial en Santurce de lunes a viernes en horario de 7:45am-4:45pm

Sapphire HR Innovations es un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo. No discrimina contra individuo alguno por razón de raza, color, etnia, nacionalidad, sexo, orientación sexual, impedimento, condición mental, religión, estatus militar, veterano, edad, peinados protectores y/o textura de cabello, según lo requerido por las leyes aplicables.