Assistant to the project manager at LE GROUPE AXXYS – Montréal, Quebec

Assistant(e) Gestionaire de projet/Assistant to the project manager

Qui sommes-nous?

En tant que leader dans l'industrie de la construction, Axxys Construction s'efforce de fournir un service exceptionnel d'un océan à l'autre, au Canada et aux États-Unis. Depuis nos débuts en 1998, nous avons bâti notre réputation sur la fiabilité et la qualité.

Chez Axxys Construction, nos principaux objectifs consistent à donner la priorité au bien-être de nos employés et à atteindre l'excellence dans nos services.

Nous nous efforçons de maintenir une relation de confiance avec nos clients, en portant toujours nos engagements au niveau supérieur et en investissant tous les efforts et le dévouement nécessaires pour préserver notre réputation : « Toujours livrer les projets dans les délais et le budget ! »

Pour en savoir plus sur qui nous sommes et ce que nous avons accompli, jetez un coup d'œil à nos projets et rencontrez notre équipe de grands talents !

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Et vous ?

Êtes-vous une personne dynamique et passionnée par la construction dans tous ses détails et ses formes?

Êtes-vous à la recherche d'une nouvelle opportunité où vous pourrez commencer une carrière dans une entreprise qui a prouvé au fil du temps qu’elle offre toujours ce qu’il a de mieux aux membres de son équipe et œuvre toujours à les amener à des niveaux supérieurs ? Voulez-vous que votre nom soit associé à un leader du secteur dont le nom est synonyme de succès et de croissance continus, ainsi qu’à une entreprise ayant gagné des prix de distinction à plusieurs reprises ?

Voici votre chance.

Description du poste

À quoi ressemble votre journée chez nous ?

• Soutenir les chefs de projet seniors et juniors
• Saisir / créer des bons de commande et des ordres de modification
• Délivrer des contrats/ordres de modification aux sous-traitants
• Générer et maintenir des listes de contacts
• Imprimer/distribuer les dessins et les spécifications aux équipes de projet
• Organiser des réunions et rédiger les procès-verbaux
• Préparer les classeurs de projet et les fournitures pour les chefs de projet et les chefs de chantier.
• Gérer le processus de soumission et de demande d'information
• Rédiger des rapports hebdomadaires
• Mettre à jour l'annuaire du projet en conséquence
• Assurer le suivi et la collecte des bons de commande et des contrats signés.
• Assurer le suivi et la collecte de la documentation du projet exigée par les sous-traitants
• Assurer le suivi et la collecte des documents de clôture.
• Commander des équipements/matériels pour les projets
• Traiter les factures en vue de leur paiement
• Collecter, organiser, coordonner et soumettre les documents administratifs.
• Assurer la liaison avec la comptabilité pour les documents manquants
• Toute autre tâche requise (préparation des classeurs de chantier, vérification du budget, impression, etc.)
• Créer et maintenir une communication efficace avec les clients, les surintendants et les sous-traitants.
• La connaissance de ProCore est un atout, mais n'est pas nécessaire.

De quoi avez-vous besoin pour garantir l'excellence dans votre rôle ?

• Expérience confirmée en tant qu'administrateur ou assistant
• Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale, la maîtrise de l'anglais est requise car le poste implique des interactions avec des clients canadiens et américains anglophones. De solides compétences en anglais écrit, verbal et en lecture sont nécessaires.
• Fortes compétences en matière d'organisation et de planification
• Maîtrise de MS Office
• 2-3 ans d'expérience dans le domaine ou dans un domaine connexe.
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; diplôme d'études collégiales de préférence

Que recevrez-vous en retour ?

Ayant nos employés à cœur, chez Axxys nous travaillons constamment à offrir le meilleur pour les membres de notre équipe et leurs familles.

Quel sont les avantages auxquels vous aurez droit:

• Salaire compétitif
• Régime d'assurance collective, comprenant des prestations médicales et dentaires
• Évaluation annuelle des performances et du salaire
• Départ anticipé le vendredi pendant l'été
• Événements sociaux
• Culture engageante et équipe très amicale et solidaire
• Emplacement central de premier choix, avec un accès facile aux stations de métro et de bus

ÉGALITÉ DES CHANCES

Nous soutenons le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et encourageons les personnes ayant les qualifications requises à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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Who are we?

As a leader in the construction industry, Axxys Construction thrives to provide exceptional service from coast to coast across Canada & the USA. Since our beginnings in 1998, we have built our reputation on reliability & quality.

At Axxys Construction, our core objectives revolve around prioritizing the well-being of our employees and achieving excellence in our services.

We strive to maintain a trustworthy relationship with our customers, always taking our engagements to the next level and investing all the necessary effort and devotion to preserve our reputation of “Always delivering projects on time and on budget!”

To discover more about who we are and what we've accomplished, get a sneak peek at our projects and meet our team of great talents!

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What about you?

Are you a dynamic person who is passionate about construction in all its details and shapes? Are you looking for a new opportunity where you can start a career in a company that has proven to always offer the best to its team members and take them to higher levels? Do you want to have your name associated to a leader in the industry whose name is equivalent to continuous success, continuous growth and multiple awards winning champion?

Here is your chance.

Job Description

What does your day to day with us look like

• Support Senior and Junior Project Managers
• Enter / create purchase orders and change orders
• Issue contracts/change order to subcontractors
• Generate and maintain contact lists
• Print/distribute drawings and specs to project teams
• Set up meetings and keep minutes
• Put together project binders and supplies for Project Managers & Site Superintendents
• Manage submittal and RFI process
• Put together weekly reports
• Update project directory accordingly
• Follow-up / collect signed POs/COs
• Follow-up / collect project documentation required from subtrades
• Follow-up / support the collection of close-out documents
• Order equipment/materials for projects
• Process invoices for payment
• Collect, organize, coordinate, and submit paperwork
• Liaise with Accounting for missing documentation
• Any other required tasks (site binder preparation, budget verification, printing, etc.)
• Create and maintain effective communication with clients, superintendents, and subcontractors
• Knowledge of ProCore beneficial, but not necessary

What do you need to ensure Excellence in your role?

• Proven experience as an administrator or assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize.
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills, English proficiency is required as the position involves interacting with English-speaking Canadian and American clients. Strong written, verbal, and reading skills in English are necessary.
• Strong organizational and planning skills
• Proficiency in MS Office
• 2-3 years' experience in the field or related field
• High school diploma or equivalent; college degree preferred

What will you get in return?

Having our employees at heart, at Axxys we are constantly working to offering the best for our team members and their families.

What’s in it for you:

• Competitive Salary
• Group Insurance Plan, including medical and dental benefits
• Yearly performance and salary reviews
• Early departure on Fridays during summer
• Social events
• Engaging culture and a very friendly and supporting team
• Prime central location, conveniently accessible to metro and bus stations

EQUAL OPPORTUNITY

We support the principle of equal employment opportunity and encourage qualified candidates. Only selected candidates will be contacted.