Chief of Staff | Chef.fe de cabinet in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

NATURE OF WORK

Reporting to the rector, the chief of staff provides top-level support to the management of the institution through development-consulting, coordination, analysis, and management activities concerning institutional files entrusted by their immediate supervisor or, depending on the circumstances, by other members of the Administrative Committee, all with discretion and confidentiality. They participate in the planning and coordination of all activities of the Rector's Office. They are responsible for implementing certain mandates of the rector and assisting them with specific files.

The chief of staff takes the initiative to generate and prepare relevant documentation for reports, speeches, and presentations. Additionally, the position requires the incumbent to take initiatives to ensure that requests are handled efficiently and to manage the logistics of the rector's meetings. Support for the rector's office may also include tracking progress made by certain committees and circulating relevant information.

SUMMARY

Under the general direction of the rector, the incumbent autonomously ensures the smooth operation of the office. They: 1) manage the organization of the office, the agenda, and the rector's travel; 2) plan, coordinate, and execute administrative and executive functions for the rector; 3) plan, supervise, and coordinate various projects for them and, depending on the circumstances, for other members of the Administration Committee.

KEY RESPONSIBILITIES

Administrative and executive functions in the rector's office

• acts as a gatekeeper by serving as the first point of contact for most requests addressed to the rector. They clarify needs and analyze requests by gathering relevant information, redirecting requests as needed, and preparing information notes for the rector regarding these requests;
• accompanies the rector at times on complex files; consults with relevant stakeholders, gathers pertinent information, analyzes it, draws conclusions and/or makes recommendations to the rector; calls on specific expertise when necessary;
• ensures the smooth flow of communications from the Rector's Office with internal and external partners;
• assists the rector in preparing files; directly contributes to the quality of the rectorate's decisions and the follow-up on improvements to the institution's operations; completes relevant liaisons with internal administrative units;
• prepares and drafts agendas with the rector for various committees; prepares and compiles necessary documents; convenes members; reviews minutes and, if necessary, attends meetings, takes notes, and drafts meeting minutes; follows up on decisions made at meetings;
• drafts, in consultation with the rector if necessary, correspondence, letters of attestation, requests to the Administration Committee, memos, brief press releases (in conjunction with the marketing and communications office), and documentation in both official languages; drafts analyses, tables, and summaries of documents; formats various documents and ensures their dissemination;
• plans, organizes, and participates in organizing the rector's work by optimizing their schedule between administrative obligations, managing their agendas, setting appointments, and organizing meetings for various committees that report to the rector's office;
• oversees the daily administration of the budget; ensures that the activities of the rector's office are carried out within established budgetary limits; checks monthly financial reports and reports any corrections to be made or errors;
• supports the rector in drafting correspondence and ensures the translation and review of texts, such as memos, analyses, tables, and summaries of documents, regulations;
• prepares statistics for the rector;
• determines, evaluates, and brings to the rector's attention any request that does not comply with the university's regulations, procedures, and methods;
• orders, according to their respective importance, the deadlines to be strictly adhered to;
• plans and coordinates strategic activities in which the rector participates and takes an active part, then researches relevant facts and information by consulting various internal and external stakeholders, analyzes the information by determining priorities, and provides verbal or written information notes to the rector.

Operational functions of the university outreach team

• ensures the follow-up of semi-annual reports of the strategic plan;
• oversees the administrative management of development and partnership services by ensuring vigilance over files

EDUCATION AND EXPERIENCE

• university degree at the undergraduate level in administration or a related field;
• experience in a university environment with a good understanding of administration and university structures;
• good information research skills;
• knowledge of issues related to university management;
• knowledge of issues related to strategic planning;
• experience in the application and interpretation of regulations and methods;
• experience with relevant computerized systems;
• experience with office methods (organizing meetings, coordinating daily activities, making travel arrangements, etc.);
• experience in reading and proofreading texts in French and English.

• perfect bilingualism, oral and written expression;
• discretion and absolute confidentiality;
• initiative, great autonomy, and sense of responsibility;
• ability to manage confidential information discreetly;
• mastery of project management and proven ability to achieve set objectives;
• tact in interpersonal communications;
• good judgment, maturity, discretion;
• ability to write and translate documents, including regulations, in both official languages;
• methodical approach in carrying out their work;
• skills to guide and influence actions;
• availability and flexibility;
• sense of hospitality and ability to work collaboratively with various people.

Interested candidates are requested to submit an application at RH-HR@ustpaul.ca by July 10, 2025 at 23:59.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

NATURE DU TRAVAIL

Relevant du recteur, le chef de cabinet apporte un soutien de premier plan à la direction de l’établissement par des activités de développement-conseil, de coordination, d’analyse et de gestion concernant des dossiers institutionnels confiés par son supérieur immédiat ou, selon les circonstances, par d’autres membres du Comité d’administration, et ce, avec discrétion et confidentialité. Il participe à la planification et à la coordination de l’ensemble des activités du Rectorat. Il est responsable de la mise en œuvre de certains mandats du recteur et l’assiste dans certains dossiers spécifiques.

Le chef de cabinet prend l’initiative de susciter et de préparer la documentation pertinente pour des rapports, des discours et des présentations. De plus, le poste exige que le(la) titulaire prenne des initiatives afin que les requêtes soient traitées de manière efficace et qu’il(elle) prenne en charge la logistique des réunions du recteur. Le soutien au cabinet du recteur peut aussi inclure le suivi des progrès réalisés par certains comités et la circulation d’informations pertinentes.

RÉSUMÉ

Sous la direction générale du recteur, le ou la titulaire assure, de manière autonome, le bon fonctionnement du cabinet. Il ou elle : 1) gère l’organisation du cabinet, l’agenda et les déplacements du recteur; 2) planifie, coordonne et exécute des fonctions administratives et exécutives pour le recteur; 3) planifie, encadre et coordonne divers projets pour lui et, selon les circonstances, pour les autres membres du Comité d’administration.

FONCTIONS PRINCIPALES

DÉTAILS DES FONCTIONS

Fonctions administratives et exécutives au cabinet du recteur

• joue un rôle de gardien en faisant fonction de premier point de contact pour la plupart des demandes qui sont adressées au recteur. Il ou elle clarifie les besoins et analyse les demandes en recueillant les renseignements pertinents, en réacheminant les demandes, au besoin, et en préparation des notes d’information destinées au recteur au sujet de ces demandes;
• accompagne le recteur par moment sur des dossiers complexes; consulte les intervenants concernés, recueille l’information pertinente, l’analyse, en dégage les conclusions et/ou formule des recommandations au recteur; fait appel à une expertise spécifique lorsque nécessaire;
• assure la fluidité des communications du Rectorat avec les partenaires internes et externes;
• assiste le recteur dans la préparation de dossiers; contribue directement à la qualité des décisions du rectorat et au suivi des améliorations à apporter au fonctionnement de l’établissement; complète les liaisons pertinentes avec les unités administratives internes;
• dresse et rédige des ordres du jour avec le recteur pour divers comités ; prépare et collige les documents nécessaires; convoque les membres; révise les procès-verbaux et, au besoin, assiste aux réunions, prend des notes et rédige les procès-verbaux des réunions; donne suite aux décisions prises aux réunions;
• rédige, en consultation avec le recteur si nécessaire, la correspondance, les lettres d’attestation, les demandes au Comité d’administration, les notes de service, les brefs communiqués de presse (de concert avec le bureau du marketing et des communications) et la documentation dans les deux langues officielles; rédige des analyses, tableaux et synthèses de documents; met en forme divers documents et en assure la diffusion;
• planifie, organise et participe à l’organisation du travail du recteur en optimisant son emploi du temps entre ses obligations administratives, en gérant ses agendas, en fixant les rendez-vous et en organisant les réunions de divers comités qui relèvent au cabinet du recteur;
• voit à l’administration quotidienne du budget; s’assure que les activités du cabinet du recteur se réalisent à l’intérieur des limites budgétaires établies; vérifie rapports financiers mensuels et signale les corrections à apporter ou les erreurs;
• appuie le recteur au niveau de la rédaction de correspondance et s’assure de la traduction et révise des textes, tels les notes de service, les analyses, tableaux et synthèses de documents, les règlements;
• prépare des statistiques pour le recteur;
• détermine, évalue et porte à l’attention du recteur toute demande qui n’est pas conforme aux règlements, procédures et méthodes de l’Université;
• ordonne, selon leur importance respective, les échéances de travail à respecter de façon stricte;
• planifie et coordonne les activités stratégiques auxquelles participe le recteur et y prend une part active puis recherche les faits et les renseignements pertinents en faisant appel à différentes parties prenantes internes et externes, analyse les renseignements en déterminant les priorités et fournit des notes d’information verbales ou écrites au recteur.

Fonctions opérationnelles de l’équipe de rayonnement de l’Université

• assure le suivi des rapports semi-annuels du plan stratégique;
• veille à la gestion administrative des services de développement et de partenariats en assurant une vigie des dossiers

• diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans un domaine connexe;
• expérience en milieu universitaire avec une bonne connaissance de l’administration et des structures universitaires;
• bonnes techniques de recherche d’information;
• connaissance des enjeux liés à la gestion universitaire;
• connaissance des questions liées à la planification stratégique;
• expérience dans l’application et l’interprétation de règlements et méthodes;
• expérience de systèmes informatisés pertinents;
• expérience des méthodes de bureau (organiser des réunions, coordonner des activités journalières, prendre des arrangements de voyage, etc.);
• expérience de la lecture et correction de textes en français et en anglais.

• parfait bilinguisme, expression orale et écrite;
• discrétion et confidentialité absolue;
• initiative, grande autonomie et sens de responsabilités;
• aptitude à gérer avec discrétion les informations confidentielles;
• maîtrise de la gestion de projets et capacité éprouvée d’atteindre les objectifs fixés;
• doigté dans les communications interpersonnelles;
• bon jugement, maturité discrétion;
• capacité de rédiger et traduire des documents, y compris des règlements, dans les deux langues officielles;
• approche méthodique dans la réalisation de son travail;
• habilités à orienter et à influencer les actions;
• disponibilité et flexibilité;
• sens de l’accueil et habilité à travailler en collaboration ave diverses personnes.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature à RH-HR@ustpaul.ca d'ici le 10 juillet 2025 à 23h 59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.