Asistente Financiero/a in Valdivia, Los Ríos at World Wildlife Fund, Inc.

WWF, la organizacin mundial de conservacin, busca a una persona a tiempo completo que deber brindar apoyo administrativo y financiero a la gestin de proyectos de WWF Chile

Responsabilidades Clave

1. Apoyo en la Administracin de Contratos Entrantes
   

• Mantener actualizados los archivos fsicos y digitales de cada contrato entrante.
• Apoyar la recopilacin y organizacin de documentacin contractual y financiera.
• Actualizar bases de datos y sistemas internos relacionados con proyectos y contratos (Workday, Smartsimple y Adaptive).
• Realizar seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.
• Gestionar los acuerdos de apoyo para viajes requeridos en el marco de los proyectos, coordinando la recopilacin de antecedentes, elaboracin de borradores, seguimiento de firmas, archivo de documentos y monitoreo de su correcta ejecucin y rendicin.
• Colaborar en la preparacin de informacin requerida por los equipos programticos y de operaciones.

1. Apoyo en el Monitoreo Financiero

• Mantener actualizados los registros de ejecucin presupuestaria de los proyectos (One Drive).
• Mantener actualizadas las actas de reuniones de revisin de ejecucin de los proyectos (One Drive).
• Preparar reportes financieros peridicos y cuadros de seguimiento para revisin de la Coordinadora Financiera.
• Revisar documentacin de respaldo y verificar su consistencia antes de su procesamiento.
• Apoyar procesos de conciliacin y seguimiento de gastos de proyectos.
• Dar seguimiento a remesas, ingresos y saldos de proyectos segn instrucciones de la Coordinadora Financiera.
• Apoyar la generacin, distribucin, recopilacin y revisin preliminar de los Timesheets mensuales del personal, verificando su completitud, consistencia y cumplimiento de los requerimientos de los proyectos y donantes, para su posterior validacin por la Coordinadora Financiera.

1. Apoyo en Reportes a Donantes

• Recopilar documentacin financiera requerida para la preparacin de reportes.
• Completar formatos y plantillas estandarizadas de reportes financieros segn requerimiento de cada donante.
• Verificar que la documentacin de respaldo cumpla los requisitos establecidos por los donantes y la organizacin.

1. Gestin Documental y Cumplimiento

• Organizar y resguardar la documentacin financiera y contractual.
• Apoyar revisiones internas de cumplimiento de polticas y procedimientos.
• Mantener registros actualizados de contratos, convenios y documentacin de proyectos.

1. Apoyo en Auditoras

• Recopilar y organizar la documentacin solicitada por auditores internos y externos.
• Mantener archivos ordenados y disponibles para procesos de auditora.
• Dar seguimiento a requerimientos de informacin durante auditoras

1. Otras tareas comunes

• Colaborar en actividades de planificacin, monitoreo y evaluacin del equipo de WWF Chile.

• Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, de desarrollo organizacional, entre otras.

• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.

1. Relaciones de trabajo:

1. Internas: Comunicacin regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientacin, y trabajo en equipo con los dems miembros del equipo de Operaciones.

1. Externas: A medida que se vaya integrando al equipo, asumir labores de comunicacin efectiva con miembros de la red global de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de manejo de donantes y administracin interna.

1. Calificaciones mnimas:

Conocimientos:

• Poseer un ttulo profesional en el rea de administracin, negocios o similar.
• Fluidez en espaol (escrito y hablado) y deseable dominio de ingls (escrito y hablado).
• Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrnico (de preferencia Outlook).
• Conocimiento de Asistentes de Inteligencia Artificial (de preferencia Claude o Copilot)
• Deseable dominio de herramientas de anlisis de datos (PowerBi o Similares)
• Deseable dominio en ERPs de cualquier tipo.
• Conocimiento de sistemas de reuniones remotas (Zoom, Teams).

Experiencia:

• Experiencia mnima de 2 aos en actividades administrativas
• Experiencia en registros contables
• Experiencia en procesos de auditora
• Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)

Competencias:

• Integridad
• Orientacin a resultados
• Respeto y valoracion de la diversidad.
• Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.
• Manejo efectivo del tiempo
• Habilidad de comunicacin.
• Organizacin para trabajar efectivamente bajo presin