Analista de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar in San Juan at AGC Consulting

Analista de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

VIBRA Inc.

Sobre VIBRA

VIBRA es una compañía especializada en soluciones de confiabilidad industrial, enfocada en ayudar a las organizaciones a mejorar el desempeño y la confiabilidad de sus activos. La compañía ofrece servicios de Ingeniería de Confiabilidad, Mantenimiento Predictivo, Gestión de la Condición de Activos, Monitoreo de Condición mediante IIoT y Reparación en Campo y Mantenimiento de Precisión.

Resumen de la Posición

El/la Analista de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar apoya los ciclos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la compañía, incluyendo facturación a clientes, seguimiento de cobros, procesamiento de facturas de suplidores, reconciliación de cuentas, aplicación de pagos, entrada de datos y mantenimiento de documentación.

La posición asegura que las transacciones sean procesadas de manera precisa y oportuna; mantiene actualizada la información relacionada con clientes, suplidores y balances; verifica la documentación requerida para los procesos de facturación y pago; y da seguimiento a las cuentas pendientes. Además, brinda apoyo a los departamentos de Administración, Ventas y Servicios y contribuye al cumplimiento de los controles internos, políticas y procedimientos establecidos por la compañía.

Deberes y Responsabilidades Esenciales

Cuentas por Cobrar y Facturación

• Genera, revisa y envía facturas a clientes por los productos y servicios proporcionados.
• Maneja y mantiene actualizado el módulo de facturación en el sistema de contabilidad.
• Ejecuta el ciclo de Cuentas por Cobrar (A/R), incluyendo entrada de datos, facturación, envío de estados de cuenta, seguimiento de balances pendientes y gestiones de cobro.
• Mantiene actualizado el informe de Aging de Cuentas por Cobrar y da seguimiento a las cuentas pendientes de pago.
• Mantiene comunicación profesional con los clientes para dar seguimiento a facturas, balances pendientes y compromisos de pago.
• Apoya la aplicación y el registro de pagos de clientes en el sistema correspondiente.
• Investiga y resuelve discrepancias relacionadas con facturas, pagos y balances de clientes.
• Realiza reconciliaciones de cuentas e identifica transacciones o diferencias que requieren seguimiento.
• Identifica y comunica oportunamente situaciones relacionadas con facturación o cobros que puedan afectar las cuentas por cobrar o el flujo de efectivo.

Cuentas por Pagar

• Ejecuta y apoya el ciclo de Cuentas por Pagar (A/P), incluyendo la entrada, revisión y procesamiento de facturas de suplidores.
• Verifica y reconcilia órdenes de compra, facturas, conduces y demás documentación relacionada para validar la información antes de procesar los pagos.
• Identifica e investiga discrepancias entre órdenes de compra, facturas, conduces y otra documentación de apoyo.
• Mantiene organizadas y actualizadas las facturas, expedientes y documentación de suplidores.
• Mantiene actualizados los registros de comerciantes y demás documentación requerida de los suplidores.
• Da seguimiento a las facturas pendientes y a cualquier información o documentación necesaria para completar el ciclo de cuentas por pagar.
• Apoya las reconciliaciones relacionadas con cuentas de suplidores y da seguimiento a las diferencias identificadas.
• Mantiene comunicación profesional con suplidores e integrantes de los departamentos internos para aclarar discrepancias y obtener documentación relacionada con las facturas.

Apoyo Contable y Administrativo

• Registra en el sistema de contabilidad los jobs, horas trabajadas, órdenes de compra y demás información requerida para los procesos administrativos y contables.
• Prepara y mantiene actualizados los informes relacionados con facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, según requerido.
• Reporta a la gerencia cualquier incumplimiento identificado relacionado con políticas, procedimientos o controles internos establecidos.
• Colabora con los departamentos de Administración, Ventas y Servicios en solicitudes de información y documentación.
• Atiende llamadas telefónicas de la oficina y toma mensajes cuando es necesario.
• Mantiene la confidencialidad de la información financiera, comercial, de clientes y suplidores.
• Cumple con las políticas, procedimientos y controles internos establecidos por la compañía.
• Realiza otras tareas y responsabilidades relacionadas según son asignadas.

Requisitos Mínimos

Educación

• Grado Asociado en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado, o una combinación equivalente de educación y experiencia.

Experiencia

• Mínimo de uno (1) a dos (2) años de experiencia en cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Experiencia en procesos de facturación, cobros, procesamiento de facturas de suplidores, entrada de datos y reconciliación de cuentas.

Destrezas y Competencias

• Conocimiento de procesos de Cuentas por Cobrar (A/R) y Cuentas por Pagar (A/P).
• Excelentes destrezas interpersonales y de comunicación oral y escrita.
• Excelente atención al detalle y precisión.
• Destrezas de organización, seguimiento y establecimiento de prioridades.
• Capacidad para manejar múltiples tareas y cumplir con fechas límite.
• Capacidad para trabajar efectivamente bajo presión.
• Capacidad para investigar y resolver discrepancias en cuentas y documentación.
• Capacidad para trabajar de manera independiente y colaborar efectivamente con diferentes departamentos.
• Buen juicio y discreción en el manejo de información confidencial.
• Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Bilingüe en español e inglés preferible.

Destrezas Preferibles

• Conocimiento y experiencia utilizando Sage 50.
• Conocimiento de Microsoft Dynamics 365.

Igualdad de Oportunidades en el Empleo