Head of Administrative Team in Kyiv, Kyiv at Ajax Systems

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

Наразі ми в пошуку Head of Administrative Team, який очолить адміністративну команду та допоможе створити комфортне та ефективне робоче серидовище на всіх наших локаціях.

• Забезпечення безперебійної роботи офісної та адміністративної інфраструктури компанії, оптимізація витрат, управління сервісами та підрядниками, створення ефективного робочого середовища в офісних та виробничих приміщеннях;

• Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини);

• Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях;

• Впровадження KPI та SLA;

• Планування розширення/релокацій;

• Space management (ефективність використання площ);

• Робота з Service Desk;

• Вимірювання задоволеності (NPS/surveys);

• Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів;

• Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення;

• Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат;

• Підготовка тендерної документації/ технічних завдань та закупівлі;

• Організація закупівель (канцтовари, обладнання, меблі);

Основні hard skills:

• досвід управління великими офісами та виробничими майданчиками в т.ч. закордонними;

• експлуатація нерухомості (facility management);

• бюджетування та фінансовий контроль;

• управління підрядниками та договорами;

• закупівлі та тендерні процедури;

• розмовна англійська не нижче B1/B2;

• вміння працювати в Excel, системами обліку.

Основні soft skills:

• ефективна комунікація, орієнтація на результат і сервіс;

• системний та послідовний, структурований підхід;

• управлінські та організаторські здібності;

• стресостійкість;

• навички переговорів.

Буде плюсом:

• досвід використання інструментів Jira, Confluence, Excel/Sheets на рівні формул, зведених таблиць.

• базові навички репортингу;

• вміння аналізувати вузькі місця процесу (bottlenecks).