Operational Processes Analyst | Analyste des processsus opérationnels in Ottawa, Ontario at Universite Saint-Paul

Job Title:

Operational Processes Analyst

Competition Number:

019-2026

Administrative unit:

Teaching and Learning Technologies

Immediate Supervisor:

Director, Teaching and Learning Technologies

Job Type:

Indeterminate (unionized)

Work Schedule:

35 hours per week

Vacancy:

1

Salary Scale :

Level ($ 79 412 $ to $ 101 305)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained an affiliation since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students; it offers programs in social communications, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, social innovation, leadership, ecology and equity, and theology.

Why choose Saint Paul University?

Working at Saint Paul University means working in an environment where collaboration, proximity and the opportunity to have a concrete impact are important. The University offers its staff an environment that promotes professional development, work-life balance which includes a four-day work week, as part of a regular 35-hour week for administrative staff, vacation, a pension plan and a group benefits program. Staff also benefit, subject to applicable conditions, from a tuition fee exemption for most programs offered by Saint Paul University and the University of Ottawa, promoting learning and professional development throughout their careers.

We are looking for people who want to share their expertise at the service of an organization on a human scale, while actively contributing to the development of their colleagues, the evolution of the University and the continuous improvement of our practices. At Saint Paul University, your expertise is recognized, your contribution is visible and your work will have a concrete impact.

Summary of duties

Under the supervision of the Director of the Teaching and Learning Technologies, the incumbent creates the necessary tools for the Teaching and Learning Technology Service's clients (uoCampus, Brightspace, Zoom and others) to align technology solutions with the University's operational objectives and needs. They analyze business operations and implements process improvements in support of multidisciplinary teams.

Key Fonctions

Business and Process Analysis

• Fully understand operational requirements so that they can be converted into technical specifications that will facilitate the development of new subsystems that closely match customer needs.
• Facilitate collaborative needs analysis workshops to collect, clarify and prioritize requirements associated with stakeholder requests (various departments and faculties of the University) regarding information processes and subsystems.
• Provide insight into decisions regarding the selection of new technology platforms to be implemented, while ensuring maximum added value and alignment with institutional priorities.
• Plan, prioritize and execute information subsystem implementation activities and maintain effective communication with stakeholders.

Data and Reporting Management

• Extract data from a variety of internal and external sources to prepare statistical and analytical reports in semantic form or synthetic, interactive dashboards that support decision-making.
• Examine data from the various information systems on a regular basis to identify gaps, inconsistencies and errors. Analyze the problems identified and their possible solutions. Make the necessary corrections.
• Actively promote good practices in data security and privacy, ensuring their integration into processes and technology platforms.
• Develop reporting structures and statistical methods for trend analysis and support the achievement of performance indicators. Verify the accuracy of data in the various information systems such as uoCampus and Brightspace, which impact admissions, enrolment, enrolment statement and BIU data, to ensure that the official statement accurately reflects reality.

Essays

• Design and execute test scenarios and integration tests to meet business and end-user needs, including leveraging Business Intelligence (BI) modules.

Documentation

• Prepare technical reports and user guides to document system development and assist users in the effective use of the systems in place.
• Maintain documentation of application functionality and the various transactions tested, recording information on different levels of errors; consolidate service requests, problem logs and system enhancements into successive releases for the operational area.

Training and Support

Train employees in the use of new systems or to follow new procedures, whether through information capsules, physical documents, face-to-face or video training or other appropriate means. Provide expert advice to clients on the use of systems. Handle a variety of special client requests, including uploading or extracting data and managing specialized systems.

Security Services

• Investigate security breaches, recommend corrective actions and security measures necessary to ensure data integrity.

Continuous improvement and change management

• Keep up with emerging technologies and contribute to the planning of continuous improvement initiatives of processes and information systems.
• Implement change resulting from the improvement of existing systems or the implementation of new information subsystems.
• Support the Operations Sector in the implementation of changes to existing procedures.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• University degree in computer science, management information systems or related field, or equivalent relevant experience
• A minimum of three (3) years of experience supporting the IT needs of business units
• Knowledge of Oracle's PeopleSoft Campus Solutions
• In-depth knowledge of the academic environment, its governance, school regulations and processes, and curricula
• Knowledge of IT principles and understanding of processes and business cycles
• Knowledge of project management methods and practices
• Knowledge of industry standards and best practices
• Knowledge of accounting principles to be able to align operational and financial needs
• Excellent understanding of database structures, theories, principles and practices
• Knowledge of computer security and access principles and best practices
• Analytics capabilities, to convert operational requirements into technical specifications
• Ability to lead multidisciplinary teams in the design of a data model
• Advanced interpersonal skills to be able to ask the right questions, interact with employees at different levels and deliver training in the most appropriate way
• Organizational skills, to be able to prioritize work and meet many strict deadlines
• Ability to simplify technical concepts
• Proactive ability to keep up with technological change
• Bilingualism – French and English (written and oral)

Interested candidates are requested to submit their online application to www.ustpaul.ca by October 2, 2026 at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Analyste des processus opérationnels

Numéro de concours :

019-2026

Unité administrative :

Technologies de l’enseignement et de l’apprentissage

Supérieur immédiat :

Direction, Technologies de l’enseignement et de l’apprentissage

Type d’emploi :

Indéterminé (syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Postes à combler :

1

Échelle salariale :

Niveau 9 (79 412 $ à 101 305 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle maintient un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à taille humaine, elle accueille plus de 1 000 étudiants et étudiantes et offre des programmes dans des domaines tels que les communications sociales, le counseling et la psychothérapie, le droit canonique, l’éthique publique, les études de conflits, l’innovation sociale, le leadership, l’écologie et l’équité ainsi que la théologie.

Pourquoi choisir l’Université Saint-Paul ?

Travailler à l’Université Saint-Paul, c’est faire partie d’une communauté universitaire à taille humaine où la collaboration, la proximité et la possibilité d’avoir un impact concret occupent une place importante. L’Université offre des conditions de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, notamment une semaine de travail de quatre jours dans le cadre d’un horaire régulier de 35 heures par semaine pour le personnel administratif, des vacances, un régime de retraite et un programme d’avantages sociaux. Le personnel bénéficie également, sous réserve des conditions applicables, d’une exemption des droits de scolarité pour la plupart des programmes offerts par l’Université Saint-Paul et l’Université d’Ottawa, favorisant ainsi l’apprentissage et le développement professionnel tout au long de la carrière.

Nous recherchons des personnes qui souhaitent mettre leur expertise au service d’une communauté engagée, contribuer au développement de leurs collègues et participer activement à l’évolution de l’Université et à l’amélioration continue de ses pratiques. À l’Université Saint-Paul, votre expertise est reconnue, votre contribution est visible et votre travail aura un impact concret.

Résumé des fonctions

Sous la supervision du Directeur du Service des technologies de l’enseignement et de l’apprentissage, le titulaire du poste crée les outils nécessaires pour les clients du Service des technologies de l’enseignement et de l’apprentissage (uoCampus, Brightspace, Zoom et autres), afin d’arrimer les solutions technologiques aux objectifs et besoins opérationnels de l’Université. Il analyse les opérations d’affaires et met en œuvre des améliorations aux processus en appui à des équipes multidisciplinaires.

Principales fonctions

Analyse d’affaires et des processus

• Comprendre à fond les exigences opérationnelles pour pouvoir les convertir en spécifications techniques qui faciliteront le développement de nouveaux sous-systèmes correspondant étroitement aux besoins des clients.
• Faciliter des ateliers collaboratifs d’analyse des besoins afin de recueillir, clarifier et prioriser des exigences associées aux demandes des parties prenantes (divers services et facultés de l’Université) au sujet des processus et des sous-systèmes d’information.
• Éclairer les décisions relatives au choix des nouvelles plateformes technologiques à déployer en apportant une expertise analytique et technique et en veillant à maximiser la valeur ajoutée et l’alignement avec les priorités institutionnelles.
• Planifier, prioriser et exécuter les activités de mise en œuvre des sous-systèmes d’information et maintenir une communication efficace avec les parties prenantes.

Gestion des données et des rapports

• Extraire des données de diverses sources internes et externes pour préparer des rapports statistiques et analytiques sous forme sémantique ou des tableaux de bord synthétiques et interactifs qui soutiennent la prise de décisions.
• Examiner les données des différents systèmes d’information de façon régulière pour identifier des lacunes, incohérences et erreurs. Analyser les problèmes identifiés et leurs solutions possibles. Apporter les correctifs requis.
• Promouvoir activement les bonnes pratiques en matière de sécurité et confidentialité des données, en assurant leur intégration dans les processus et les plateformes technologiques.
• Développer des structures de rapports et méthodes statistiques pour l’analyse des tendances et appuyer l’atteinte d’indicateurs de rendement. Vérifier l’exactitude des données dans les divers systèmes d’information tels que uoCampus et Brightspace, qui ont une incidence sur les données sur les admissions, les inscriptions, la déclaration d’inscription et les BIU, afin que la déclaration officielle soit le reflet fidèle de la réalité.

Essais

• Concevoir et exécuter des scénarios d’essai et des essais d’intégration visant à satisfaire les besoins opérationnels et les besoins des utilisateurs finaux, notamment en exploitant les modules B.I. (Business Intelligence).

Documentation

• Préparer des rapports techniques et des guides d’utilisation pour documenter le développement des systèmes et aider les utilisateurs à se servir efficacement des systèmes mis en place.
• Tenir des documents sur la fonctionnalité des applications et sur les diverses transactions testées, en consignant des renseignements sur les différents niveaux d’erreurs; regrouper les demandes de service, les registres de problèmes et les améliorations aux systèmes dans les versions successives, à l’intention du secteur opérationnel.

Formation et soutien

• Former les employés dans l’utilisation de nouveaux systèmes ou à suivre les nouvelles procédures que ce soit par voie de capsules d’informations, documents physiques, formation en présentiel ou vidéo ou par d’autres moyens appropriés.
• Offrir des conseils d’expert aux clients sur l’utilisation des systèmes. Traiter diverses demandes spéciales des clients, y compris le téléversement ou l’extraction de données et la gestion de systèmes spécialisés.

Services de sécurité

• Faire enquête sur les bris de sécurité, recommander des mesures correctives et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer l’intégrité des données.

Amélioration continue et gestion du changement

• Suivre les technologies émergentes et contribuer à la planification des initiatives d’amélioration continue des processus et des systèmes d’information.
• Mettre en œuvre le changement résultant de l’amélioration des systèmes existants ou de l’implantation de nouveaux sous-systèmes d’information.
• Appuyer le secteur des opérations dans la mise en œuvre des modifications aux procédures existantes.

Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles

• Diplôme universitaire en informatique, en systèmes d’information de gestion ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente
• Au moins trois (3) années d’expérience en soutien à la satisfaction des besoins en TI d’unités opérationnelles
• Connaissance de PeopleSoft Campus Solutions d’Oracle
• Connaissance approfondie du milieu universitaire, de sa gouvernance, des règlements et processus scolaires, ainsi que des programmes d’études
• Connaissance des principes informatiques et compréhension des processus et des cycles opérationnels
• Connaissance des méthodes et pratiques de gestion de projet
• Connaissance des normes et pratiques exemplaires de l’industrie
• Connaissance des principes de comptabilité pour être en mesure de faire l’arrimage entre les besoins opérationnels et les besoins financiers
• Excellente compréhension des structures, des théories, des principes et des pratiques relatives aux bases de données
• Connaissance des principes et des pratiques exemplaires de sécurité et d’accès informatiques
• Capacités d’analyse, pour convertir les exigences opérationnelles en spécifications techniques
• Capacités de mener le travail d’équipes multidisciplinaires dans la conception d’un modèle de données
• Habiletés interpersonnelles avancées pour pouvoir poser les bonnes questions, interagir avec les employés de différents paliers et livrer la formation de la façon la plus appropriée
• Capacités d’organisation, pour pouvoir déterminer la priorité du travail et satisfaire à de nombreux délais stricts
• Capacité de vulgariser des concepts techniques
• Capacité proactive de suivre l’évolution technologique
• Bilinguisme – français et anglais (expression écrite et orale)

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 2 octobre 2026 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.