Spécialiste de l’approvisionnement événementiel (région EMEA) / Event Supply Specialist (EMEA Region) in Montréal, England at Planned

Recently UpdatedEmployment Type: Full-Time
Planned
Montréal, England, United Kingdom
Posted on

Job Description

À propos du poste

À titre de spécialiste de l’approvisionnement événementiel pour la région EMEA, vous veillerez à ce que, lorsqu’un client présélectionne un fournisseur en Europe ou au Moyen-Orient, nous obtenions rapidement une confirmation des tarifs et des disponibilités. Vous passerez la majeure partie de votre journée au téléphone avec des hôtels, des lieux et des restaurants, en les appelant dans l’heure ou les deux heures suivant une présélection afin qu’ils aient le temps nécessaire pour préparer et envoyer une proposition.

C’est une question d’horaire qui explique pourquoi ce poste est basé dans la région EMEA. Les hôtels et restaurants européens s’attendent à être contactés le matin et ont besoin de la plus grande partie de leur propre journée de travail pour préparer leurs propositions. Votre journée commence en même temps que la leur, ce qui nous permet d’utiliser ces heures du matin au lieu de joindre les fournisseurs l’après-midi depuis l’Amérique du Nord. Vous serez le pilier de la couverture de l’approvisionnement pendant les heures d’ouverture de la région EMEA et passerez le relais de façon fluide à notre équipe de Montréal à la fin de votre journée.

Il s’agit aussi d’un rôle tourné vers l’IA. Notre processus de tarifs et disponibilités (R&A) utilise l’IA pour recommander des fournisseurs et envoyer des demandes, et l’équipe Approvisionnement appelle ces fournisseurs avant l’envoi, à la marque des deux heures. Vous réviserez chaque jour les résultats de l’IA, repérerez ce que le modèle a manqué et apporterez le jugement et les relations avec les fournisseurs qui rendent le résultat fiable. Vous n’aurez pas besoin de compétences techniques dès le premier jour, mais vous devrez faire preuve de curiosité pour faire travailler l’IA plus fort au profit de l’équipe.

Votre rôle
Prospection des fournisseurs, tarifs et disponibilités

  • Appeler les fournisseurs présélectionnés dans l’heure ou les deux heures suivant la création d’une présélection dans la plateforme pour confirmer les tarifs et les disponibilités et obtenir une proposition dans les délais.
  • Prioriser la plage du matin en EMEA, lorsque les hôtels et les restaurants sont les plus réceptifs, pour que les fournisseurs aient le reste de leur journée de travail pour préparer et envoyer leurs propositions.
  • Faire des suivis par téléphone et par courriel jusqu’à la confirmation des tarifs et des disponibilités, et consigner chaque appel et chaque réponse dans la plateforme.
  • Gérer un volume élevé de conversations avec des fournisseurs dans plusieurs pays, langues et pratiques contractuelles sans laisser glisser les délais de réponse.

Processus R&A et révision de l’IA

  • Traiter immédiatement les demandes EMEA à leur arrivée, en révisant et en validant les recommandations de fournisseurs de l’IA avant leur envoi à la marque des deux heures.
  • Repérer les lacunes, les prix hors norme et l’information manquante que le modèle n’a pas signalés, y compris les enjeux propres à la région comme le traitement de la TVA, les frais de service, les écarts de devises et les tarifs nets par rapport aux tarifs bruts.
  • Ajouter les fournisseurs que l’IA a manqués lorsque ses recommandations sont minces ou à côté de la cible, pour que chaque demande EMEA soit envoyée avec un ensemble d’options crédibles.
  • Transmettre les cas particuliers propres à la région EMEA au gestionnaire de l’approvisionnement et à nos spécialistes en IA afin d’améliorer les recommandations pour le sourçage multipays et multidevises.

Couverture de la place de marché

  • Combler les lacunes de la place de marché EMEA que notre plateforme V2 ne remplit pas encore d’elle-même : trouver et ajouter des fournisseurs, mettre à jour les fiches et garder les tarifs et les disponibilités à jour.
  • Travailler en amont de la demande plutôt qu’en réaction, en bâtissant la couverture dans nos pôles les plus en demande (Londres, Paris, Amsterdam, Berlin, Barcelone, Madrid, Milan, Dublin, Zurich, Dubaï) avant l’arrivée des demandes des clients, ainsi qu’une couverture suffisante dans les marchés émergents pour pouvoir dire oui le moment venu.
  • Surveiller la santé du sourçage pendant les heures EMEA, signaler les points de friction et aider à résoudre les problèmes au fur et à mesure.
  • Assurer la réactivité de l’approvisionnement pendant les heures d’ouverture EMEA et transférer les dossiers ouverts à l’équipe de Montréal à la fin de votre journée, pour que le sourçage continue d’avancer d’un fuseau horaire à l’autre.

Relations avec les fournisseurs EMEA et connaissance régionale

  • Bâtir et gérer des relations avec des hôtels, des lieux, des restaurants, des DMC, des traiteurs, des fournisseurs audiovisuels et des partenaires d’activités en EMEA, et être leur personne-ressource constante et réactive.
  • Apprendre comment les fournisseurs EMEA fonctionnent et comment ils s’attendent à être sollicités, ce qui diffère de l’Amérique du Nord sur le plan du moment des contacts, des pratiques de proposition, des conditions commerciales et des normes locales. Vous travaillerez étroitement avec notre responsable du succès client pour la région EMEA, qui détient aujourd’hui une grande partie de ces connaissances, et deviendrez avec le temps la référence de l’équipe à ce sujet.
  • Signaler les cas où nos conditions ou processus standards doivent être adaptés à la région.
  • Soutenir l’intégration de nouveaux fournisseurs et suivre les indicateurs de performance (taux de réponse, compétitivité des prix, disponibilités) pour repérer les meilleurs partenaires dans chaque marché.

Processus et documentation

  • Repérer les tâches répétitives, les transferts manuels et les problèmes de qualité récurrents dans les processus d’approvisionnement et les soumettre à l’équipe.
  • Collaborer avec le gestionnaire de l’approvisionnement et nos spécialistes en IA pour tester, peaufiner et documenter les flux de travail assistés par l’IA (agents de sourçage, réception des propositions, boîte de réception intelligente, suivi de la performance des fournisseurs).
  • Documenter les pratiques des fournisseurs EMEA et garder les guides et les procédures opérationnelles normalisées (SOP) à jour au fil de l’évolution des processus. La documentation fait partie intégrante du rôle, ce n’est pas une tâche secondaire.

Comment nous mesurerons votre succès

Votre performance sera évaluée selon les indicateurs clés (KPI) du volet Approvisionnement de notre modèle opérationnel, avec un accent sur la rapidité pendant les heures EMEA :

  • Délai avant le premier contact : fournisseurs EMEA présélectionnés appelés dans l’heure ou les deux heures.
  • SLA R&A : demandes EMEA validées et envoyées dans le délai cible de deux heures.
  • Respect des SLA par les fournisseurs : réponses dans les délais convenus.
  • Taux de « pull deals » : maximiser les commissions perçues sur les événements sourcés.
  • Commissions perçues : atteinte des cibles trimestrielles.
  • Qualité de la place de marché : fiches exactes et à jour, et performance fiable des fournisseurs dans l’ensemble des marchés EMEA.

L’IA vous aide à atteindre ces objectifs à grande échelle. Votre jugement rend les chiffres fiables.

Votre profil

  • De l’aisance au téléphone pour faire un volume élevé d’appels aux fournisseurs chaque jour. Vous savez qu’un appel obtient souvent une réponse là où un courriel échoue.
  • Un sens de l’urgence : vous traitez chaque nouvelle présélection comme une priorité et exploitez la plage du matin de façon délibérée.
  • La capacité à gérer un volume élevé de tâches simultanément avec une organisation impeccable.
  • De la proactivité plutôt que de la réactivité : vous repérez les lacunes de couverture et les comblez avant qu’un client le demande.
  • L’envie d’apprendre de collègues d’expérience et de bâtir une expertise régionale que vous pourrez transmettre.
  • De l’aisance à travailler avec une équipe répartie et un gestionnaire dans un autre fuseau horaire. Vous communiquez de façon proactive par écrit et n’attendez pas qu’on vous demande où en sont les choses.
  • Un esprit d’équipe et de l’adaptabilité, avec la volonté de donner un coup de main au besoin et de partager la charge de travail entre les fuseaux horaires.
  • De la curiosité pour les outils d’IA et leur place dans le travail quotidien. Vous traitez les résultats de l’IA comme une première ébauche, et non comme une réponse finale, et vous savez faire la différence.
  • Un penchant pour les processus : quand quelque chose brise ou semble trop manuel, votre réflexe est de le documenter, de l’améliorer ou de l’automatiser.

Exigences

  • Maîtrise professionnelle de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.
  • Maîtrise orale d’au moins une autre langue européenne (français, espagnol, allemand ou italien), à un niveau qui vous permet de négocier des tarifs et des disponibilités au téléphone.
  • Disponibilité pour commencer votre journée tôt pendant les heures d’ouverture européennes, en fonction de l’horaire des fournisseurs.

Atouts

  • Expérience antérieure en hôtellerie, en événements, en voyages ou en opérations de place de marché dans la région EMEA, particulièrement en ventes, en réservations ou en sourçage pour des hôtels ou des lieux.
  • Expérience de sourçage dans plusieurs pays ou plusieurs devises.
  • Utilisation d’assistants d’IA (ChatGPT, Claude, Copilot) dans un contexte professionnel. Les projets personnels comptent aussi.

Pourquoi Planned

Vous vous joindrez à une équipe Succès client qui repense la gestion d’événements à grande échelle, en alliant une expertise approfondie des programmes à une prestation augmentée par l’IA. La fonction Approvisionnement est au cœur de cette démarche : une place de marché performante et fiable est ce qui rend possible chaque événement que nous réalisons. Comme l’une de nos premières embauches en approvisionnement dans la région, vous apprendrez l’approvisionnement EMEA directement auprès des personnes qui le connaissent le mieux, aurez une réelle responsabilité sur son fonctionnement et aurez de la place pour évoluer au sein du volet Approvisionnement à mesure que la région prendra de l’expansion.


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About the role

As our Event Supply Specialist for EMEA, you'll make sure that when a client shortlists a supplier in Europe or the Middle East, we get a confirmed rate and availability back fast. Most of your day is spent on the phone with hotels, venues and restaurants, calling them within one to two hours of a shortlist so they have the time they need to prepare and send a proposal.

Timing is the reason this role is based in EMEA. European hotels and restaurants expect to be contacted in the morning, and they need as much of their own business day as possible to put proposals together. Your day starts when theirs does, so we use those morning hours instead of reaching suppliers in the afternoon from North America. You'll be the anchor for supply coverage during EMEA business hours and hand off cleanly to our Montreal team at the end of your day.

This is also an AI-forward role. Our rates and availability (R&A) process uses AI to recommend suppliers and send inquiries, and Supply call those recommendations before they go out at the two-hour mark. You'll review AI output every day, catch what the model misses, and bring the judgment and supplier relationships that make the result reliable. You won't need to be technical on day one, but you'll need curiosity about how to make AI work harder for the team.

Your role

Supplier outreach and rates and availability

  • Call shortlisted suppliers within one to two hours of a shortlist being created in the platform to confirm rates and availability and secure a timely proposal.
  • Prioritize the EMEA morning window, when hotels and restaurants are most receptive, so suppliers have the rest of their business day to prepare and send proposals.
  • Follow up by phone and email until rates and availability are confirmed, and log every call and response in the platform.
  • Manage a high volume of supplier conversations across multiple countries, languages and contracting norms without letting response times slip.

R&A process and AI review

  • Give EMEA inquiries immediate attention as they come in, reviewing AI supplier recommendations and vetting them before they are sent out at the two-hour mark.
  • Catch gaps, pricing outliers and missing information the model didn't flag, including region-specific issues such as VAT treatment, service charges, currency mismatches, and net vs. gross rates.
  • Add suppliers the AI missed when its recommendations are thin or off target, so every EMEA inquiry goes out with a credible set of options.
  • Feed EMEA-specific edge cases back to the Supply Manager and our AI Specialists so recommendations improve for multi-country, multi-currency sourcing.

Marketplace coverage

  • Fill gaps in the EMEA marketplace that our V2 platform does not yet populate on its own: source and add suppliers, update listings, and keep rates and availability current.
  • Work ahead of demand rather than behind it, building coverage in our highest-demand hubs (London, Paris, Amsterdam, Berlin, Barcelona, Madrid, Milan, Dublin, Zurich, Dubai) before client requests arrive, and enough coverage in emerging markets to say yes when they do.
  • Monitor sourcing health during EMEA hours, flag friction points, and help resolve issues as they come up.
  • Own supply responsiveness during EMEA business hours and hand off open items to the Montreal team at the end of your day, so sourcing keeps moving across time zones.

EMEA supplier relationships and regional knowledge

  • Build and manage relationships with EMEA hotels, venues, restaurants, DMCs, catering, AV and activity partners, and be their consistent, responsive point of contact.
  • Learn how EMEA suppliers operate and how they expect to be engaged, which differs from North America in contact timing, proposal practices, commercial terms and local norms. You'll work closely with our EMEA Customer Success Lead, who holds much of this knowledge today, and become the team's reference for it over time.
  • Flag where our standard terms or processes need regional adaptation.
  • Support onboarding of new suppliers and track performance signals (response rate, pricing competitiveness, availability) to identify top partners in each market.

Process and documentation

  • Identify repetitive tasks, manual handoffs and recurring quality issues in supply processes and bring them to the team.
  • Partner with the Supply Manager and our AI Specialists to test, refine and document AI-assisted workflows (sourcing agents, proposal intake, smart inbox, supplier performance tracking).
  • Document EMEA supplier practices and keep playbooks and SOPs current as processes evolve. Documentation is part of the role, not a side task.

How we'll measure your success
You'll be held to the Supply track KPIs in our operating model, with a focus on speed during EMEA hours:
  • Time to first supplier contact: shortlisted EMEA suppliers called within one to two hours.
  • R&A SLA: EMEA inquiries vetted and sent within the two-hour target.
  • Supplier SLA compliance: responses within agreed timelines.
  • Pull deal rate: maximizing commission capture on sourced events.
  • Commission capture: meeting quarterly targets.
  • Marketplace quality: accurate, up-to-date listings and reliable supplier performance across EMEA markets.
AI helps you hit these at scale. Your judgment makes the numbers trustworthy.

About you
  • Comfortable on the phone and at ease making a high volume of supplier calls every day. You know a call often gets an answer that an email does not.
  • A sense of urgency: you treat a fresh shortlist as time-sensitive and work the morning window deliberately.
  • Able to manage a high volume of tasks simultaneously with impeccable organization.
  • Proactive rather than reactive: you spot gaps in coverage and fill them before a client asks.
  • Keen to learn from experienced colleagues and to build regional expertise you can pass on to others.
  • Comfortable working with a distributed team and a manager in a different time zone. You communicate proactively in writing and don't wait to be asked for a status.
  • Team-oriented and adaptable, willing to step in where needed and share workload across time zones.
  • Curious about AI tools and how they fit into daily work. You treat AI output as a first draft, not a final answer, and you know the difference.
  • Bias toward process: when something breaks or feels manual, your instinct is to document, improve or automate it.

Requirements
  • Fluent professional English, written and spoken.
  • Spoken fluency in at least one additional European language (French, Spanish, German or Italian), at a level that lets you negotiate rates and availability by phone.
  • Availability to start your day early in European business hours to match supplier schedules.

Nice to have
  • Prior experience in hospitality, events, travel or marketplace operations in EMEA, especially hotel or venue sales, reservations or sourcing.
  • Experience sourcing across multiple countries or currencies.
  • Exposure to AI assistants (ChatGPT, Claude, Copilot) in a work context. Personal projects count.

Why Planned

You'll join a Customer Success team that is redesigning how event management operates at scale, pairing deep program expertise with AI-augmented delivery. The Supply function is central to that: reliable marketplace performance is what makes every event we deliver possible. As one of our first supply hires in the region, you'll learn EMEA supply directly from the people who know it best, have real ownership over how it operates, and have room to grow within the Supply track as the region scales.




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Montréal, England, United Kingdom

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