Jaguar & DGD Project Administrator in Quito, La Libertad at World Wildlife Fund, Inc.

WWF es una organizacin internacional sin fines de lucro, cuya oficina en Ecuador ha ejecutado acciones de apoyo para la conservacin y el desarrollo sostenible en la Amazona, Choc biogeogrfico, la zona costera y Galpagos. WWF colabora con aliados estratgicos, que incluyen a las instituciones pblicas, organizaciones no gubernamentales (ONG), organizaciones de base, universidades e individuos comprometidos con la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales en reas prioritarias para la conservacin, identificadas por sus valores naturales, culturales y por su capacidad para generar servicios ambientales fundamentales para el desarrollo sostenible del Ecuador.

A nivel territorial, las estrategias de WWF se implementan considerando paisajes sostenibles. Se busca promover, entre los distintos actores de estos paisajes, un manejo articulado del territorio en un enfoque de uso sostenible de los recursos. Esta estrategia se implementa a travs de distintos proyectos.

1. Funcin Principal

Garantizar la adecuada gestin administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservacin en el paisaje Andes-Amazonia a su cargo, mediante la planificacin financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompaamiento a organizaciones socias y generacin de informacin y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programticos e institucionales.

1. Responsabilidades del cargo

Gestin Administrativa y Contractual de Proyectos

• Garantizar la formalizacin y administracin de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecucin de los proyectos.
• Asegurar el cumplimiento de las polticas institucionales, regulaciones de donantes y normativa local.

Actividades

• Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones.
• Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de cada donante y la legislacin vigente.
• Dar seguimiento a la vigencia, ejecucin y cierre de convenios y contratos.
• Mantener actualizada la documentacin contractual y administrativa de los proyectos.
• Verificar que los procesos administrativos cumplan con las polticas institucionales y requisitos de los donantes.
• Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, as como con el (la) responsable financiera del donante.

Planificacin y Gestin Financiera de Proyectos

• Planificar, monitorear y controlar la ejecucin financiera de los proyectos.
• Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados.
• Garantizar el registro adecuado y generacin de respaldos de contrapartidas al (a los) proyecto(s).

Actividades

• Responsable de la planificacin operativa anual y estratgica de los proyectos desde la perspectiva administrativa y financiera.
• Responsable de la planificacin de adquisiciones de bienes y servicios.
• Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma tcnico, adquisiciones, subgrants, consultoras, viajes, talleres y cierres
• Coordinar reuniones mensuales financiero-programticas con miembros de proyecto para revisar ejecucin, riesgos y decisiones de reprogramacin.
• Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas.
• Elaborar reportes financieros peridicos para coordinadores de proyectos, direccin y donantes.
• Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultoras y compromisos financieros.
• Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas o leverage correspondiente a la realidad de cada proyecto.

Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero

• Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de los donantes.
• Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores.

Actividades

• Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias.
• Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y los donantes.
• Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecucin financiera.
• Realizar visitas peridicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias.
• Dar seguimiento a la entrega de productos, informes tcnicos y financieros.
• Verificar que los proyectos mantengan documentacin soporte adecuada.
• Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecucin de los proyectos.
• Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto segn los requerimientos del donante.

Reportes, Cumplimiento y Auditora

• Garantizar informacin financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de los donantes.
• Coordinar procesos de auditora y rendicin de cuentas.

Actividades

• Elaborar informes financieros para donantes y actores estratgicos.
• Consolidar informacin financiera de proyectos para reportes institucionales.
• Registrar informacin financiera en los sistemas de seguimiento y control.
• Conciliar mensualmente la informacin de proyectos con la contabilidad institucional.
• Asegurar el archivo adecuado de informes y documentacin de respaldo.
• Coordinar auditoras externas de los proyectos.
• Atender requerimientos de auditora y seguimiento de hallazgos.

Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a Socios

• Fortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores.
• Brindar acompaamiento tcnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos de los proyectos.

Actividades

• Capacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con los donantes.
• Asesorar sobre normativas de donantes y polticas institucionales.
• Apoyar la implementacin de herramientas de gestin financiera.
• Facilitar procesos de mejora continua en la administracin de recursos.
• Coordinar acciones con los equipos tcnicos y coordinadores de proyectos.
• Acompaar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos.

Gestin de Compras y Adquisiciones

• Generar Grants de bienes cuando se lo requiera.
• Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones.
• Revisar procesos de seleccin de proveedores.
• Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados.
• Monitorear contratos de bienes y servicios estratgicos.
• Apoyar evaluaciones de desempeo de proveedores.

Cierre Financiero de Proyectos

• Coordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos tcnicos.
• Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes.
• Garantizar la devolucin o reasignacin de fondos no ejecutados.
• Consolidar documentacin para auditoras de cierre.
• Elaborar informes finales financieros para donantes.

Responsabilidad Transversal del Cargo

Asegurar la gestin administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservacin mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestin financiera de los proyectos y organizaciones socias.

Formacin Acadmica

• Ttulo de tercer nivel en:
• • Finanzas
  • Contabilidad y Auditora
  • Administracin de Empresas
  • Economa
  • Ingeniera Comercial
• Deseable:
• • Maestra o especializacin en Gestin Financiera, Cooperacin Internacional, Gestin de Proyectos o Administracin de ONG.
  • Certificaciones en gestin de proyectos (PMD Pro, PMP, PRINCE2 u otras).
  • Manejo de herramientas de gestin de proyectos y seguimiento financiero, tales como Monday.com, Power BI, bases de datos y tableros de control para monitoreo presupuestario, compromisos financieros, ejecucin y proyeccin.

Experiencia

• Mnimo 5 aos de experiencia en administracin financiera de proyectos financiados por cooperacin internacional.
• Al menos 3 aos trabajando con ONG, organismos internacionales o programas de desarrollo y conservacin.
• Conocimientos en:
  • Gestin de subvenciones (Grants Management).
  • Elaboracin y seguimiento presupuestario.
  • Reportes financieros para donantes.
  • Auditoras externas e internas.
  • Capacitacin y fortalecimiento de organizaciones socias.
  • Administracin de contratos, convenios y consultoras.

Idiomas

Ingls intermedio avanzado/B2, con capacidad para elaborar, revisar y explicar reportes financieros para donantes. Disponibilidad para movilizarse a las zonas de intervencin de los proyectos a su cargo.

Otros Conocimientos/Habilidades

Conocimientos Tcnicos

• Normas de donantes internacionales (por ejemplo, European Union, Global Environment Facility, Green Climate Fund., entre otras).
• Elaboracin de informes financieros y narrativos.
• Gestin presupuestaria multianual.
• Normativa tributaria y laboral ecuatoriana.
• Manejo avanzado de Excel y herramientas de anlisis financiero.
• Sistemas ERP o financieros.
• Control interno y gestin de riesgos.

Competencias

• Pensamiento analtico.
• Planificacin y organizacin.
• Orientacin a resultados.
• Comunicacin y facilitacin.
• Capacidad de negociacin.
• Trabajo intercultural con organizaciones indgenas y comunitarias.
• tica y transparencia.