Senior Advisor, Alumni and Donor Relations | Conseiller.ère principal.e, Relations avec les diplômés et... at Universite Saint-Paul | Jobs and Employment

Job Title:

Senior Advisor, Alumni and Donor Relations

Competition Number:

007 - 2026

Administrative Unit:

Alumni and Development Office

Immediate Supervisor:

Vice-Rector, Administration

Job Type:

Permanent, Full time (Unionized)

Work Schedule:

35 hours per week

Vacancy:

Salary Scale:

Level 8 – ($ 71 875 – $ 90 823)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,300 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Under the supervision of the Vice-Rector, Administration and working closely with the Rector and the firm selected for our major funding campaign over the next three years, the incumbent contributes to strengthening the link between the institution, its alumni, and its donors. In collaboration with internal and external teams, they will design and implement strategies to actively engage graduates, while supporting the institution's philanthropic goals. The Manager manages the day-to-day workload of the team to ensure effective and efficient service and to achieve the Office's objectives, including the planning, evaluation and allocation of the Office's human resources.

DETAILS OF RESPONSIBILITIES

Alumni Engagement:

Develop and execute programs that encourage graduate engagement through events, digital communications, and strategic initiatives.Create and oversee meaningful alumni events, such as reunions, conferences, panels, and networking opportunities.Implement tools and resources to include graduates in institutional initiatives (professional opportunities, etc.).Build an alumni association and act as the primary point of contact for alumni, facilitating their ongoing engagement with the university and supporting their contributions to strategic initiatives.

Donor Relations:

Manage a portfolio of current and potential donors, fostering strong relationships and supporting fundraising campaigns.Develop funding proposals and coordinate donor recognition and loyalty activities, particularly in conjunction with the firm selected for the major donation campaign and with the Rector.

Digital Communication & Strategy:

In collaboration with the Communications and Marketing department, develop communications for alumni and donors, including via e-newsletters, social media and website updates.Develop engaging content to showcase the inspiring careers of alumni and donors, in collaboration with the Communications and Marketing department.

Database Management:

Import data from CSV or Excel files using a database, including information on new graduates or donors, address updates, events, and financial contributions.Generate targeted lists for specific campaigns, in particular the major campaign, by creating queries to segment graduates according to their academic programs and geographical location or segment donors by category (donation amount, frequency, seniority). Identify and merge duplicates, while regularly checking for consistency in key data (such as graduate statuses and donation amounts) to ensure the integrity of information and avoid errors in reporting or communications.

Gift Processing:

Responsible for recording and processing donations in the database, issuing tax receipts and thank you letters, and managing online and recurring donations to ensure they are properly allocated and tracked.In collaboration with our financial services, reconcile donations with bank deposits, ensure the management of special funds (scholarships, projects) and provide impact reports to donors to show the use of their contributions as well as a regular report to the Rector's office to measure the performance indicators of the service.Conduct regular check-ins to ensure accurate records and transparency of fundraising processes, in collaboration with the finance team

Institutional Collaboration:

Participate in the intersectoral committee "Development and Outreach" in the Office of the Rector with other departments, including Communications and Marketing, Strategic Partnerships and Internationalization.Work in partnership with other departments (e.g., Faculties, Schools, Services, and Centres) to integrate alumni or donors into key initiatives.Collaborate on a regular basis with the Financial Services and the Registrar's Office to keep our graduate lists up to date. Recruit, train and support alumni ambassadors to represent them at events.

Required Qualifications:

Two to three years of experience in alumni relations, fundraising or community engagement, and targeted communications.Ability to network and build lasting relationships, including face-to-face at events and on social media such as LinkedIn.Experience in CRM database management and segmentation, with a strong grasp of data management tools.Autonomy and resourcefulness in a small, dynamic environment.Possess financial skills.University degree in a relevant field (marketing, administration, communication, etc.).Bilingualism (French and English) at a very high level required.

Assets:

Experience in the post-secondary education sector or not-for-profit organizations.Knowledge of digital tools and platforms for event management and alumni relations (e.g., Raiser's Edge) and/or very fast and high learning ability.

Interested candidates are requested to submit an online application at our careers page by April 24, 2026 at 11:59 pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Conseiller(ère) principal, Relations avec les diplômés et les donateurs

Numéro de concours :

007 - 2026

Unité administrative :

Bureau des diplômés et du développement

Supérieur immédiat :

Vice-Recteur, Administration

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Type d’emploi :

Permanent (Syndiqué)

Postes à combler :

Échelle salariale :

Niveau 8 (71 875 $ - 90 823 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1300 étudiants ; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du vice-recteur ou de la vice-rectrice, Administration et travaillant de près avec le Recteur ainsi que la firme retenue pour notre compagne majeure de financement au cours des trois prochaines années, le/la titulaire, contribue à renforcer le lien entre l’institution, ses diplômés, et ses donateurs. En collaboration avec des équipes internes et externes, il/elle conçoit et met en œuvre des stratégies visant à engager activement les diplômés, tout en soutenant les objectifs philanthropiques de l’établissement. Le/la gestionnaire gère la charge de travail quotidienne de l’équipe en vue de garantir un service efficace et efficient et d’atteindre les objectifs du Bureau, y compris la planification, l’évaluation et l’affectation des ressources humaines du Bureau.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

Engagement avec les diplômés :

Développer et exécuter des programmes qui encouragent l’engagement des diplômés à travers des événements, des communications numériques et des initiatives stratégiques.Créer et superviser des événements significatifs pour les diplômés, tels que des retrouvailles, des conférences, des panels et des opportunités de réseautage.Mettre en place des outils et ressources pour inclure les diplômés dans les initiatives institutionnelles (opportunités professionnelles, etc.).Bâtir une association des diplômés et agir comme point de contact principal pour les diplômés, en facilitant leur engagement continu avec l’université et en soutenant leurs contributions aux initiatives stratégiques.

Relations avec les donateurs :

Gérer un portefeuille de donateurs actuels et potentiels, en favorisant des relations solides et en soutenant les campagnes de collecte de fonds.Développer des propositions de financement et coordonner des activités de reconnaissance et de fidélisation des donateurs, notamment en lien avec la firme retenue pour la campagne majeure de dons et avec le Recteur.

Communication et stratégie numériques :

En collaboration avec le service des Communications et Marketing, développer les communications destinées aux diplômés et donateurs, notamment via des bulletins électroniques, les réseaux sociaux et des mises à jour sur les sites web.Développer du contenu engageant pour faire rayonner les parcours inspirants des diplômés et donateurs, en collaborant avec le service des Communications et Marketing.

Gestion de la base de données :

Importer des données provenant de fichiers CSV ou Excel en utilisant une base de données, notamment pour intégrer les informations sur les nouveaux diplômés ou donateurs, les mises à jour d’adresses, les événements, et les contributions financières.Générer des listes ciblées pour des campagnes spécifiques, en particulier la campagne majeure, en créant des requêtes permettant de segmenter les diplômés selon leurs programmes académiques et leur localisation géographique ou segmenter les donateurs par catégorie (montant des dons, fréquence, ancienneté). Identifier et fusionner les doublons, tout en vérifiant régulièrement la cohérence des données clés (comme les statuts de diplômés et les montants des dons) pour garantir l'intégrité des informations et éviter toute erreur dans les rapports ou les communications.

Traitement des dons :

Responsable de l’enregistrement et le traitement des dons dans la base de données, émettre des reçus fiscaux et des lettres de remerciement, et gérer les dons en ligne et récurrents pour garantir leur bonne attribution et suivi.En collaboration avec nos services financiers, réconcilier les dons avec les dépôts bancaires, assurer la gestion des fonds spéciaux (bourses, projets) et fournir des rapports d'impact aux donateurs pour montrer l'utilisation de leurs contributions ainsi qu’un rapport régulier au bureau du Recteur afin de mesurer les indicateurs de performance du service.Effectuer des vérifications régulières pour garantir la précision des enregistrements et la transparence des processus de collecte de fonds, en collaboration avec l’équipe financière

Collaboration institutionnelle :

Participer au comité intersectoriel « Développement et rayonnement » au bureau du Recteur avec d’autres services, dont les Communications et Marketing, les Partenariats stratégiques et internationalisation.Travailler en partenariat avec d'autres départements (p. ex. Facultés, Écoles, Services et Centres) pour intégrer les diplômés ou les donateurs dans des initiatives clés.Collaborer de manière régulière avec le service des finances et le bureau du registraire afin de bien tenir à jour nos listes de diplômés. Recruter, former et soutenir des ambassadeurs parmi les diplômés pour les représenter lors d’événements.

Qualifications requises :

Deux à trois années d’expérience en relation avec les diplômés, collecte de fonds ou engagement communautaire et communications ciblées.Aisance à réseauter et à établir des relations durables, notamment en présentiel lors des événements et sur les réseaux sociaux comme LinkedIn.Expérience en gestion des bases de données CRM et en segmentation, avec une solide maîtrise des outils de gestion des données.Autonomie et débrouillardise dans un environnement dynamique de petite taille.Posséder des compétences financières.Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (marketing, administration, communication, etc.).Bilinguisme (français et anglais) de très bon niveau requis.

Atouts :

Expérience dans le secteur de l’éducation postsecondaire ou des organismes sans but lucratif.Connaissance des outils numériques et des plateformes de gestion d’événements et de relations avec les diplômés (ex. : Raiser’s Edge) et/ou capacité d’apprentissage très rapide et élevé.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 24 avril 2026 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

Senior Advisor, Alumni and Donor Relations | Conseiller.ère principal.e, Relations avec les diplômés et... at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario

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