Spècialiste, Administration RH in Montréal, Quebec at Motion Industries

UAPINC
Full time
R26_0000033082

Rcapitulatif du poste

Le Spcialiste, Administration RH est un membre de premire ligne de l'quipe Oprations RH charg d'apporter un soutien prcis, ractif et professionnel aux employs, gestionnaires et partenaires RH de Motion en Amrique du Nord. Ce poste fait office de point de contact principal pour les demandes RH, aide les clients apprhender les processus RH et la navigation dans Workday et a pour mission de traiter les oprations administratives et lies au cycle de vie des employs avec prcision et ponctualit. Ses responsabilits comprennent la gestion des dossiers, le soutien avant l'emploi et lors de l'intgration, les modifications de donnes sur les employs et les postes, la vrification de l'emploi et des revenus, l'administration du chmage, le soutien documentaire et d'autres services RH lui tant affects. Le Spcialiste consigne et gre les demandes dans ServiceNow, utilise des connaissances et procdures approuves pour rpondre aux questions dans les meilleurs dlais, prserve les renseignements confidentiels des employs et remonte les problmes complexes ou sensibles s'il y a lieu. Exerant dans un environnement de services partags intensif, le Spcialiste tmoigne d'un service la clientle de qualit suprieure tout en faisant preuve de souci du dtail, de discernement et de fiabilit dans son accompagnement afin de crer une exprience cohrente pour les employs et les gestionnaires.

Responsabilits cls

Service la clientle en premire ligne

• Agir en qualit d'interlocuteur principal pour les questions des employs, des gestionnaires et des partenaires RH transmises par tlphone, courriel, ServiceNow ou d'autres canaux.
• Assurer un soutien ractif, professionnel et orient services tout en appliquant une coute active, une communication claire, et en faisant preuve de discernement et de fiabilit dans l'accompagnement.
• Utiliser des politiques, procdures, aide-mmoire et articles de bases de connaissances approuvs pour rpondre aux questions RH gnrales et satisfaire aux demandes dans les meilleurs dlais.
• Accompagner les employs et les gestionnaires concernant la navigation dans Workday, le libre-service, les formulaires, les politiques et d'autres ressources RH sans effectuer les actions qui demeurent de la responsabilit du client.
• Expliquer clairement la nature des exigences, les tapes venir, le calendrier attendu et le statut des demandes, et rorienter ou faire remonter les questions hors champ de comptences, complexes ou sensibles selon les canaux dfinis.

• Gestion des dossiers et des demandes
• Crer ou mettre jour un dossier ServiceNow pour chaque demande prise en charge, en consignant avec rigueur le problme soulev, les mesures prises, les renseignements requis, la solution apporte et la communication avec le client.
• Grer les dossiers attribus jusqu' leur rsolution ou leur transmission, en assurant un suivi en temps utile, un acheminement appropri et le respect des attentes en matire de niveau de service.
• Passer en revue les priorits et files d'attente attribues, traiter les lments vieillissants et faire part des obstacles rencontrs, des problmes rcurrents ou des risques mergents au gestionnaire.
• Se coordonner avec les quipes Oprations RH, Paie, Avantages sociaux, Absences, Acquisition de talents, Systmes collaborateurs, les partenaires RH et les autres quipes afin de contribuer l'identification d'une solution rapide et cohrente.
• Protger la vie prive des employs et prserver la confidentialit et la scurit des renseignements personnels et professionnels, tels que l'emploi et la paie.

Traitement des oprations lies au cycle de vie des employs

• Traiter les oprations administratives lies aux RH et au cycle de vie des employs dans Workday et les systmes connexes de manire fiable, exhaustive et selon les chances convenues.
• Faciliter l'administration avant l'emploi et lors de l'intgration, notamment en matire d'approbations requises, de vrification des antcdents, de dpistage de drogues, d'activits d'intgration et de communication du statut aux parties prenantes concernes.
• Traiter les changements relatifs aux employs et aux postes, comme les embauches et rembauches, la paie, l'emploi, l'emplacement, le statut, le transfert, la cessation d'emploi, l'organisation et les informations sur la gestion des postes, dans la limite du pouvoir accord.
• Valider les demandes et les pices justificatives par rapport aux procdures approuves, aux approbations requises, aux normes en matire de donnes et aux obligations de contrle avant traitement.
• Effectuer des vrifications sur les oprations et suivre les mcanismes de contrle en vigueur pour prserver l'intgrit des donnes et contribuer la qualit des rsultats en aval en matire de paie, d'avantages sociaux, de rapports, d'accs et de conformit.
• Identifier les renseignements manquants, contradictoires ou insuffisamment clairs et changer avec le demandeur ou un partenaire appropri en vue de rsoudre les problmes avant toute opration de traitement.

Soutien l'administration RH, au traitement documentaire et la conformit

• Remonter les exceptions, les rsultats ambigus ou non satisfaisants la slection, les questions sur les politiques, les proccupations en matire de donnes ou les risques de conformit au gestionnaire ou l'expert appropri.

• Accompagner les partenaires RH sur les demandes approuves en matire de rapports, de documentation, de projets et de nature administrative, dans le cadre des attributions de l'quipe Oprations RH.

• Prparer ou distribuer les renseignements sur les oprations et les rapports oprationnels de manire prcise et ponctuelle.

• Compiler, conserver et transmettre les documents sur les employs ou les oprations conformment aux procdures approuves, aux exigences documentaires et aux contrles d'audit.

• Effectuer les vrifications attribues de l'emploi et des revenus, l'administration des questions relatives au chmage, les activits documentaires lies aux employs, le traitement de la documentation demande par l'tat, le soutien aux audits et les autres activits administratives RH rcurrentes.

Connaissances, qualit et amlioration continue

• Entretenir une matrise professionnelle des politiques RH attribues, des processus de cycle de vie des employs, des oprations Workday, des pratiques ServiceNow et des ressources en libre-service disponibles.
• Suivre les procdures, les scripts, les exigences de qualit, les tapes de contrle et les modles standardiss afin de garantir un service et un traitement cohrents.
• Identifier les questions rcurrentes, les erreurs d'oprations, les failles des processus, les insuffisances en matire de connaissances ou les problmes d'utilisation du systme, et communiquer les tendances au gestionnaire.
• Recommander des amliorations pratiques aux procdures, aux articles de la base de connaissances, aux formulaires, aux processus d'acheminement, aux recommandations en libre-service et aux communications avec les clients.
• Participer des formations, des formations croises, des activits d'talonnage, des revues de qualit, des essais et des activits de partage des connaissances en quipe.
• Dvelopper des relations de travail efficaces avec les collgues, les gestionnaires, les partenaires RH et les autres quipes de services afin de contribuer une rsolution rapide et cohrente des problmes.

Qualifications

• Diplme d'tudes secondaires ou quivalent requis; diplme associ ou baccalaurat en ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe souhait.
• Au moins 2 ans d'exprience dans l'administration RH, le service la clientle, un centre de relation client, les services partags, le traitement d'oprations ou un environnement de services connexe.
• Exprience reconnue dans la saisie de donnes, la gestion des documents des employs, le traitement administratif ou les oprations RH.
• Capacit reconnue fournir un service la clientle de haute qualit dans un environnement intensif, tant en matire de rythme que de volume.
• Solides comptences en matire de communication orale et crite (coute active, communication par courriel professionnelle, explication claire des processus, documentation prcise des dossiers).
• Grand sens du dtail, organisation, gestion du temps, accompagnement et capacit grer simultanment plusieurs dossiers, oprations et chances avec une supervision limite.
• Discernement et rsolution de problmes, notamment la capacit dterminer les tapes venir et reconnatre quand un problme ncessite d'tre remont.
• Capacit traiter les renseignements confidentiels avec discrtion et suivre les exigences en vigueur en matire de respect de la vie prive, de scurit, de conformit et de gestion documentaire.
• Matrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Excel et Word, et disposition apprendre l'utilisation de technologies RH, de gestion des cas, de bases de connaissances et en libre-service.

Qualifications prfrables

• Exprience avec Workday HCM, notamment en matire d'utilisation en libre-service des donnes des employs, d'oprations sur ces donnes ou de gestion des postes.
• Exprience avec ServiceNow HR Service Delivery ou une plateforme comparable de gestion des connaissances et des dossiers.
• Exprience de travail dans les oprations RH, un centre de services pour les employs, un centre de relation client ou une organisation de services partags.
• Exprience de prise en charge des vrifications pr-emploi, de l'intgration, de l'administration du chmage, des vrifications lies l'emploi, des documents RH, des saisies relatives la paie ou des demandes d'audit.
• Matrise professionnelle des processus de cycle de vie des employs, des politiques RH, des normes relatives aux donnes et des pratiques d'excution des services.
• Exprience dans l'accompagnement des employs, des gestionnaires ou des quipes RH dans plusieurs lieux ou territoires de comptence.
• Bilinguisme anglais/espagnol ou anglais/franais, selon les besoins de l'entreprise et des clients.

Attentes en matire de direction

• Placer le client au cur de chaque interaction et assurer un accompagnement fiable.
• Travailler en collaboration, communiquer proactivement et contribuer un environnement d'quipe positif et responsable.
• Suivre les processus en vigueur tout en exploitant les possibilits d'amliorer les services, la qualit et l'efficacit.
• Faire preuve de rigueur, de discrtion, de fiabilit, de respect et d'agilit en matire d'apprentissage dans le travail quotidien.
• Faire preuve de discernement, solliciter des conseils s'il y a lieu et prserver l'intgrit des renseignements des employs.

Exigences physiques / Environnement de travail

Le travail est effectu dans un environnement de bureau ou hybride professionnel et requiert de savoir utiliser du matriel de bureau et de centre de relation client standard. Ce poste pourrait comporter des priodes prolonges d'utilisation d'un ordinateur et d'un tlphone et ncessiter le respect de calendriers et d'exigences de couverture tablis.

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