Oficinista de Administración y Compras in San Juan at AGC Consulting

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AGC Consulting
San Juan, 00926, Puerto Rico
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Job Description

Resumen del Puesto:

Responsable de brindar apoyo administrativo y gestionar los procesos de compras de materiales y coordinación con suplidores para los diferentes proyectos de construcción. Asegura el seguimiento oportuno de las solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra y entregas de materiales, procurando cumplir con los tiempos y presupuestos establecidos. Además, apoya las operaciones generales de oficina y mantiene una comunicación efectiva con las diferentes áreas de la empresa.

Responsabilidades:

Compras y Coordinación de Materiales

  • Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de materiales para los diferentes proyectos.
  • Validar con los supervisores o personal que solicita los materiales las cantidades, medidas, especificaciones y demás información necesaria antes de solicitar cotizaciones.
  • Contactar suplidores por teléfono, correo electrónico o medios electrónicos para solicitar precios y disponibilidad de materiales.
  • Buscar y comparar más de una alternativa de suplidor cuando sea necesario para identificar las mejores opciones disponibles.
  • Proveer información sobre precios, disponibilidad y alternativas de materiales a las personas correspondientes.
  • Procurar que los materiales requeridos para los proyectos se obtengan a tiempo y de acuerdo con el presupuesto establecido.
  • Solicitar las aprobaciones correspondientes antes de completar una compra.
  • Preparar las órdenes de compra en QuickBooks una vez la compra haya sido autorizada.
  • En compras a crédito, enviar la orden de compra al suplidor, confirmar su recibo y verificar la fecha y hora en que el material estará disponible para entrega o recogido.
  • Cuando la compra requiera pago mediante tarjeta de crédito o cheque, coordinar con Contabilidad el procesamiento correspondiente.
  • Mantener informado al Supervisor que solicitó los materiales sobre la fecha y hora estimada de entrega o recogido.
  • Dar seguimiento continuo a los suplidores para confirmar que los materiales estarán disponibles según lo coordinado.
  • Resolver situaciones relacionadas con materiales que no estén disponibles, no estén preparados para recogido o presenten algún cambio que pueda afectar la continuidad de los trabajos.
  • Buscar alternativas de manera ágil cuando surjan situaciones con suplidores, procurando minimizar cualquier impacto sobre los proyectos.
  • Identificar nuevos suplidores, productos y alternativas que puedan beneficiar las operaciones de la empresa.
  • Mantener registros detallados, actualizados y organizados de cotizaciones, compras, órdenes y coordinaciones realizadas.

Coordinación de Equipos y Entregas

  • Canalizar las solicitudes de alquiler de equipos al Coordinador de Equipos para la búsqueda de precios y disponibilidad.
  • Una vez aprobado el alquiler, preparar la orden de compra correspondiente y dar seguimiento a la coordinación para asegurar que el equipo llegue al proyecto según solicitado.
  • Coordinar, junto con el Coordinador de Equipos, los horarios de entrega o recogido de materiales que requieran la participación del chofer.

Apoyo a Proyectos y Presupuestos

  • Brindar apoyo a los Ingenieros y personal de proyectos con información relacionada con costos de materiales.
  • Apoyar en la identificación de alternativas que puedan contribuir al manejo eficiente de los costos presupuestados.
  • Mantener comunicación efectiva con supervisores, ingenieros, Contabilidad y otras áreas involucradas para atender oportunamente las necesidades de cada proyecto.

Responsabilidades Administrativas

  • Brindar apoyo en funciones de recepción cuando sea necesario, incluyendo atender llamadas y recibir visitantes.
  • Mantener control del inventario de materiales y suministros de oficina y gestionar pedidos cuando sea necesario.
  • Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y comunicaciones internas.
  • Crear, mantener y actualizar registros administrativos.
  • Utilizar los sistemas y herramientas tecnológicas de la empresa para registrar información, mantener controles y apoyar las operaciones.
  • Coordinar reuniones, citas y otras actividades administrativas cuando sea requerido.
  • Apoyar otras tareas administrativas relacionadas con las necesidades de la operación.
  • Realizar otras funciones a fines que le sea requerido.

Educación, Certificaciones y Habilidades:

  • Dominio del idioma inglés y español (bilingüe).
  • Experiencia y conocimiento en el uso de Microsoft Word y Excel.
  • Facilidad para aprender y utilizar sistemas administrativos y herramientas tecnológicas.
  • Habilidad para comunicarse efectivamente con suplidores, supervisores y diferentes áreas de la organización.
  • Capacidad para trabajar en equipo y coordinar múltiples gestiones simultáneamente.
  • Capacidad para mantener documentación y registros de manera organizada.

Requerimientos Físicos:

  • Capacidad para permanecer sentado por periodos prolongados realizando tareas administrativas y utilizando equipos de oficina.
  • Uso frecuente de computadoras, teléfonos y otros equipos electrónicos, incluyendo movimientos repetitivos de manos y dedos.
  • Capacidad para caminar, permanecer de pie y desplazarse dentro de las instalaciones de la empresa, según sea necesario.
  • Capacidad para levantar, mover o transportar ocasionalmente documentos, materiales y suministros livianos de oficina, de hasta 10 libras.

PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES

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San Juan, 00926, Puerto Rico

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