Administrative Assistant at 123Dentist – Terrebonne, Quebec

À propos du rôle:

L'Assistant administratif joue un rôle crucial pour assurer le bon fonctionnement et l'efficacité de l'environnement de bureau au sein de notre organisation au Canada. Ce poste est responsable de fournir un soutien administratif complet à divers départements, permettant une communication et une coordination fluides entre les équipes. Le candidat retenu gérera les calendriers, organisera les réunions et s'occupera de la logistique des déplacements, veillant à ce que les horaires et les rendez-vous soient organisés efficacement. De plus, ce rôle implique de maintenir des dossiers précis et de gérer des systèmes téléphoniques à lignes multiples afin de faciliter une communication professionnelle et ponctuelle. En fin de compte, ce poste contribue de manière significative à la productivité globale et au succès organisationnel en gérant avec précision et professionnalisme les tâches administratives et de bureau essentielles.

Exigences minimales:

• Expérience avérée en tant qu'assistant administratif ou dans un rôle administratif similaire.
• Maîtrise de la gestion de calendrier et des logiciels de planification.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais.
• Familiarité avec le matériel de bureau général et les systèmes téléphoniques à lignes multiples.

Compétences privilégiées:

• Formation postsecondaire ou certification en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• Expérience en organisation de voyages et planification d’itinéraires.
• Connaissance des systèmes de gestion des dossiers et des meilleures pratiques.
• Maîtrise de langues supplémentaires pertinentes pour le marché canadien.
• Compétences avancées dans la suite Microsoft Office, incluant Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

Responsabilités:

• Gérer et maintenir les calendriers exécutifs et départementaux, planifier les rendez-vous et coordonner les réunions afin d’optimiser la gestion du temps.
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux, y compris la réservation des vols, des hébergements et des transports, tout en préparant des itinéraires détaillés.
• Opérer des systèmes téléphoniques multi-lignes pour gérer les appels entrants, orienter les demandes et offrir un excellent service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que le classement, la saisie de données, la préparation de documents et la gestion des dossiers afin d'assurer une information organisée et accessible.
• Coordonner la logistique des réunions, y compris la réservation des salles, l'installation de l'équipement et la distribution des documents de réunion pour favoriser une collaboration efficace.

Compétences:

Les compétences requises telles que les capacités administratives générales et la gestion de calendrier sont essentielles pour organiser les horaires quotidiens et assurer la tenue ponctuelle des réunions et rendez-vous. La tenue des calendriers et l’organisation des réunions nécessitent une attention aux détails et de solides compétences en coordination afin d’éviter les conflits et d’optimiser l’utilisation du temps. Les compétences générales en secrétariat et la gestion des dossiers sont utilisées quotidiennement pour maintenir un environnement de bureau organisé et garantir que les documents importants soient facilement accessibles. La gestion des systèmes téléphoniques à lignes multiples exige d’excellentes compétences en communication et du professionnalisme pour gérer les demandes et diriger les appels efficacement. Les compétences en organisation de voyages sont appliquées pour planifier et coordonner la logistique, assurant des déplacements fluides et rentables pour le personnel et les cadres.