Administrateur(trice) des opérations at Strathmore Landscape Contractors – Montréal, Quebec

Relevant de la directrice de division, l'administrateur(trice) des opérations joue un rôle clé dans le bon fonctionnement et l’efficacité des opérations locales. Véritable pivot entre les gestionnaires, les équipes opérationnelles et les services corporatifs, il/elle assure un soutien administratif, financier et organisationnel essentiel, tout en contribuant activement à l’amélioration continue des processus et des meilleures pratiques en arboriculture.

• Offrir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux gestionnaires et à l’équipe de direction locale

• Planifier et coordonner les rencontres et rendez-vous clients

• Gérer les demandes de permis auprès des municipalités et coordonner les requêtes avec Info-Excavation

• Superviser les achats d’équipements et de matériel et assurer un suivi rigoureux des inventaires

• Contribuer à la rédaction, à l’implantation et à l’amélioration des procédures opérationnelles standard (SOP)

• Participer au développement et au maintien des bonnes pratiques en arboriculture

• Collaborer avec le/la Spécialiste des processus et de la conformité afin d’assurer le déploiement efficace des nouveaux contrats clients et le suivi des rapports de rentabilité

• Faciliter la communication et l’optimisation des processus entre les équipes locales et les départements corporatifs (RH, Finances, Opérations)

• Vérifier l’exactitude des factures avant leur transmission aux clients

• Créer et gérer les bons de commande (PO) dans le système Aspire

• Effectuer le suivi des dépenses et veiller au respect des budgets établis

• Planifier et gérer les horaires des équipes à l’aide du système Aspire

• S’assurer que les horaires sont optimisés, exacts et mis à jour en continu

• Assurer le suivi des bons de service et des demandes clients jusqu’à leur complétion

• Soutenir les gestionnaires de comptes dans la coordination des rendez-vous clients

• Participer à la facturation résidentielle et au suivi des comptes à recevoir, au besoin

• Former les employés et les nouvelles recrues à l’utilisation des plateformes numériques (Aspire, Utrakk, Fleetio, etc.)

• Contribuer au maintien des accréditations et certifications liées aux pratiques de la succursale

• Gérer les fournitures et les inventaires de bureau (avec approbation du supérieur)

• Veiller à l’organisation et au bon fonctionnement des espaces administratifs

• Effectuer toute autre tâche administrative connexe selon les besoins

• DEC ou formation pertinente en administration, gestion ou domaine connexe

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (coordination, administration, opérations)

• Expérience en facturation, gestion de bons de commande, suivi budgétaire et comptes à recevoir

• Excellente maîtrise des outils informatiques (Microsoft 365) et aisance avec les plateformes numériques (Aspire, Utrakk, Fleetio — atouts)

• Grande capacité d’organisation, rigueur et souci du détail

• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique

• Excellentes aptitudes en communication et fort esprit d’équipe

• Expérience dans un environnement d’arboriculture, de construction ou de services terrain (atout important)