Events and Conferences Coordinator | Coordonnateur-trice, Événements et conférences at Universite Saint-Paul – Ottawa, Ontario
Explore Related Opportunities
About This Position
Job Title : | Event and Conference Coordinator |
Competition Number: | 031-2024 |
Administrative Unit : | Events and Reservations Office |
Immediate Supervisor: | Manager, Events and Reservations Office |
Job Type : | Regular – Full Time (Unionized) |
Work Schedule: | 40 hours per week
|
Salary Scale : | Level 6 – ($63 782 - $ 80 558)
|
In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness
Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in social communication, counseling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, philosophy, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.
Summary
The incumbent coordinates and facilitates the organizing of internal and external events such as conferences, lectures, meetings, seminars, etc. He assists and guides clients in organizing their events and activities by reserving space and services, supervising the running of the event, ensuring follow-up with the client, and preparing the relevant administrative and financial documentation while ensuring quality customer service. The incumbent must ensure to maximize the profitability and use of the University’s facilities and services by doing promotion and sales.
Key Responsibilities
Event coordination
- Meet with the client, identify the event’s general parameters and confirm the authenticity of the client and the nature of the event.
- Collect and itemize the client’s specific needs: interior or exterior spaces (rooms, patios, etc.), food requirements, bar service, logistical needs, technical support, equipment, parking and security, accommodations (group or individual reservations), necessary equipment (audio-visual or other), layout of the facilities, maintenance, price. With the client, carry out the relevant visits to university facilities.
- Organize meetings with service suppliers and clients and attend and coordinate the running of these meetings.
- Develop cost estimates: collect all the necessary information taking into consideration the client’s budget and potential revenue generated by the event. Negotiate prices, products, services and necessary arrangements with the suppliers involved.
- Supervise the arrangement of the space and the instalment of equipment and coordinate the set-up.
- Assist with set up/tear down as required based on event’s needs.
- Supervise the running of the event. Remain at the client’s disposal, with the help of a cell phone, if necessary. Resolve complaints. Contact suppliers regarding complaints, as needed. Negotiate discounts and refunds as needed.
- Confirm customer satisfaction at the end of the process, make the appropriate adjustments to the reservation contract, acknowledge receipt of complaints, try to solve them before forwarding them to the manager, and do follow-up with offending suppliers (apology letter, negotiation of refunds, etc.).
- Build solid and lasting relationships with all clients to uphold the universities values and to retain repeat business.
Residence Accommodations
- Make residence reservations for groups (for SPU activities only): gather the information for this purpose and prepare the client file. Decide jointly with the residence reception on all terms and conditions for reception at the front counter.
Administration and Finance
- Be responsible for each client’s financial documentation (confirmation sheets), ensuring that all appropriate expenses have been recorded before billing.,
- Draft the terms and conditions of the contract discuss them with the client and ensure that the contract is signed and paid within the required timelines. Receive initial payments for all prepaid, non-invoiced activities, and record them. Keep the supporting documents.
- Bring to the manager any suggestions aimed at improving the quality of customer service and the smooth running of this line of business.
- Stay informed of all the internal factors that affect this line of business: physical renovations, new spaces, new services, new parking facilities, etc.
- Manage the short-term rental of studios to students by ensuring the proper creation of contracts, payment tracking and key inventory.
Education, Experience and Knowledge
- Hold a certification or an Attestation of College Studies in event planning or an equivalent combination of education and work experience.
- Experience in organization and event planning and customer service.
- Experience in effective communication (by phone, in person and in writing) with the public, in both official languages.
- Experience in using information systems and software such as Windows, word processing, databases, spreadsheets, email, Internet, and Event Pro.
Essential Skills and Abilities
- Abilities in planning and negotiation and customer service.
- Demonstrate leadership and excellent decision-making abilities.
- Strong abilities in communication and interpersonal relations.
- Ability to work as part of a team, under pressure, and to organize one’s work and the work of colleagues to meet strict deadlines
- Ability to adapt and juggle several projects simultaneously and deal with unforeseen circumstances and emergencies.
- Ability to think quickly and coordinate numerous details.
- Stress management.
- Work outside regular hours and work irregular hours during busy periods including evenings and weekends.
- Ability to lift and carry objects weighing up to 12 - 15 kg.
- Hold a valid driver’s license
- Own a mobile phone
- Bilingualism (oral and written).
Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by December 5th, 2024, at 11:59pm.
We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.
We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.
Titre du poste : | Coordonnateur aux événements et conférences |
Numéro de concours : | 031-2024 |
Unité administrative : | Bureau des événements et réservations |
Supérieur immédiat : | Gestionnaire, Bureau des événements et réservations |
Type d’emploi : | Poste permanent, syndiqué |
Horaire de travail : | 40 heures par semaine |
Échelle salariale : |
Niveau 6 – (63 782 $ - 80 558 $) |
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.
Résumé des fonctions
Le titulaire coordonne et facilite l’organisation d’événements internes et externes tels que des congrès, des conférences, des réunions, des séminaires, etc. Il aide et conseille les clients dans l’organisation de leurs événements et activités en effectuant les réservations d’espaces et de services, en supervisant le déroulement de l’événement, en assurant un suivi avec le client, en administrant la documentation administrative inhérente toute en assurant des services de qualité à la clientèle. Le titulaire doit s’assurer de maximiser la rentabilité et l’utilisation des installations et Services de l’Université en faisant la promotion et la vente.
Fonctions principales
Coordination d’événements
- Rencontrer le client, identifier les paramètres généraux de l’activité et valider l’authenticité du client et la nature de l’activité.
- Recueillir et détailler les besoins spécifiques du client: espaces intérieurs et/ou extérieurs (salles, terrasses, etc.), besoins alimentaires, service de bar, besoins logistiques, soutien technique, d’équipement, de stationnement et de protection, hébergement (réservation de groupe et/ou individuelle), équipement nécessaire (audio-visuel ou autre), aménagement des lieux, entretien ménager, prix. Effectuer en compagnie du client les visites appropriées des installations de l’Université.
- Organiser les rencontres avec les fournisseurs de service et les clients, assister et coordonner leur déroulement.
- Élaborer les estimations de coûts : obtenir tous les renseignements nécessaires en prenant en considération le budget du client et les revenus potentiels générés par la tenue de l’activité. Négocier les prix, produits, services et arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés.
- Superviser l’aménagement des lieux et de l’installation des équipements et en coordonner la mise en place.
- Aider au montage et au démontage en fonction des besoins de l'événement.
- Superviser le déroulement de l’événement. Demeurer à la disposition du client, à l’aide de cellulaire, en cas de besoin. Traiter le règlement des plaintes. Intervenir auprès des fournisseurs à cet effet. Négocier les escomptes et rabais au besoin.
- Vérifier la satisfaction du client à la fin de son séjour, effectuer les ajustements appropriés au contrat de réservation, accuser réception des plaintes, tenter de les solutionner à son niveau avant de les acheminer à la gestionnaire, effectuer les suivis auprès des fournisseurs fautifs (lettre d’excuse, négociation de rabais, etc.).
- Établir des relations solides et durables avec tous les clients afin de défendre les valeurs de l'université et de créé des clients réguliers.
Hébergement en résidence
- Effectuer les réservations de groupe en résidence (pour les activités à l’USP seulement) et recueillir les renseignements à cette fin, préparer le dossier/client. Déterminer conjointement avec l’accueil en résidence toutes les modalités d’accueil au comptoir.
Administration et finance
- Être responsable du dossier de chacun de ses clients (feuilles de confirmation), en s'assurant que toutes les dépenses appropriées ont été enregistrées avant la facturation.
- Rédiger les termes et conditions du contrat et en discuter avec le client et s’assurer qu’il soit signé et payé dans les délais requis. Recevoir les paiements initiaux pour toutes les activités non facturées, payées à l’avance et les comptabiliser. Garder les pièces justificatives.
- Apporter à la gestionnaire toutes suggestions destinées à améliorer la qualité du service à la clientèle et le bon fonctionnement du secteur.
- Se tenir informé de tous les facteurs internes qui influencent son secteur d’activités : les rénovations physiques, les nouveaux espaces, nouveaux services, nouvelles installations de stationnement, etc.
- Gérer la location à court terme des studios aux étudiants en veillant à l'établissement correct des contrats, au suivi des paiements et à l'inventaire des clés.
Formation, connaissances et expérience
- Détenir un certificat ou une attestation d’études collégiales en gestion d’événements ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail ;
- Expérience en organisation et en planification d’événements et en service à la clientèle ;
- Expérience de la communication efficace (par téléphone, en personne et par écrit) avec le public, le tout dans les deux langues officielles ;
- Expérience de l’utilisation de systèmes informatisés et des logiciels tels que : Windows, traitements de textes, base de données, tableurs, courriel, Internet, Event Pro ;
Qualités essentielles
- Aptitudes pour la planification, la négociation et le service à la clientèle ;
- Démontre du leadership et une grande capacité de prise de décisions ;
- Fortes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ;
- Aptitudes à travailler en équipe, sous pression et à organiser son travail et le travail des collaborateurs afin de rencontrer des échéanciers stricts ;
- Capacité d’adaptation et habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois et à l’imprévu et aux urgences.
- Capacité de réfléchir rapidement et de coordonner de nombreux détails ;
- Tolérance au stress ;
- Être en mesure de travailler selon un horaire flexible, incluant soirée et fin de semaine ;
- Capacité de soulever et de transporter des objets pesant jusqu’à 12-15 kg ;
- Posséder un téléphone cellulaire
- Détenir un permis de conduire valide
- Bilinguisme (expression orale et écrite).
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 5 décembre 2024 à 23:59pm.
Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.